Внедрение контроллинга позволило руководству города трансформировать цели и задачи муниципальной деятельности в ориентиры уже конкретных субъектов бюджетного планирования, всех участников муниципально-частного партнерства. Достигнута оптимальная схема оперативной и операционной деятельности. Стратегия городского развития преобразуется в конкретные действия и персональные задания до уровня подразделений и исполнителей. Конкретизация целей и задач работы дала возможность сотрудникам всех уровней лучше понять свои роль и место в реализации общей стратегии. А это уже – стимул к ответственному исполнению работы.
Начали с централизации бухгалтерии
В столице Эстонии проживает каждый третий житель страны, и всем городская власть обязана обеспечить комфортные условия жизни и работы. Удается, конечно, не все и не всегда. Возможно, что недовольных действиями муниципалитета больше, чем удовлетворенных. Причин много – объективных и субъективных. Они так переплетены, что непросто их разграничить. К примеру, управленцев не интересовала величина себестоимости и прибыли публичных услуг, оказываемых населению. Категория субъективная. Просто не принято было измерять эффективность исполнения социальных обязательств муниципалитета. А это – объективная причина.
В 2000 году городская канцелярия заказала за 0,4 млн евро фирме PricewaterhouseCoopers составление новой модели финансового управления Таллина. Проект предусматривал оптимизацию структуры и организации управленческих процессов почти в 300 учреждениях.
Реализацию новой модели управления мы начали в 2003 году с централизации бухгалтерии. Создание бухгалтерских модулей потребовало внедрения единого программного обеспечения SAP.
На втором этапе модернизации муниципального управления (2006–2007 гг.) мы приступили к использованию контроллинга, то есть всеобъемлющему учету затрат. Для этого в Департаменте по делам молодежи и спорта под руководством автора как первого контроллера в системе муниципального управления по методу ABC были подсчитаны себестоимость и прибыльность услуг, оказываемых 12 спортивно-оздоровительными базами и комплексами. Одновременно, помимо уровня конечного продукта (услуг), появилась возможность сравнения баз еще на уровне процессов.
К настоящему времени работа с проектом учета затрат выполнена также в Департаменте культурных ценностей, в частности в городской центральной библиотеке с ее 19 филиалами.
Теперь новый модуль контроллинга внедряется в Департаменте социальной помощи и здравоохранения (см. схему). Все расходы имплементации SAP достигли 3 млн евро.
От хартии к системе глобальной отчетности
В 2006 году Таллин присоединился к Ольборгской хартии европейских городов, стремящихся к устойчивому развитию. И выяснилось, что при доминанте финансового вида отчетности отсутствует система измерения этой самой устойчивости. Тогда по инициативе автора была создана система глобальной отчетности GRI (Global Reporting Initiative). Она ориентирована на весь круг пользователей публичных услуг, оказываемых в том числе с участием частного бизнеса. При этом обеспечивается поддержка этики бизнеса по следующим показателям результативности:
- экономической;
- экологической;
- подходов к организации труда и условий достойного труда;
- в области прав человека;
- в сфере взаимодействия с обществом;
- в области ответственности за продукцию/услугу.
В Эстонии система GRI мало распространена. Нет пока и официальных отчетов о ее применении. Настоящая публикация в «ЭЖ» – первый опыт публичного анализа.
В нашей системе 23 индикатора. Все они имеют графический вид. Такое отображение управленческих процессов считаю более понятным и увлекательным, особенно для граждан города как самых многочисленных клиентов публичных услуг.
Сведения о GRI в муниципалитете Таллина мы разместили на сайте Форума Социально Ответственного Предпринимательства, снабдив их нашим девизом: «Замеряем то, о чем заботимся, – и оно образует показатели ценностей. Заботимся о том, что измеряем, – и индикаторы образуются на базе показателей ценностей».
Чиновники и бумага
Полномасштабный городской контроллинг мы начали с учета среднего расхода писчей бумаги одним… офисным работником. Это один из экологических индикаторов GRI.
Как в любой столице любого государства, в Таллине много клерков. Подсчет показал, что в 2007 году каждый среднестатистический столоначальник расходовал 17 листов бумаги в день, а за год – 6255, или 13 стандартных пачек. Это в 2 раза больше, чем в городской администрации финского города Хяменлинна, который присоединился к Ольборгской хартии европейских городов устойчивого развития в 1999 году.
Итог в деньгах – 1093 эстонские кроны в год, или 70 евро. Не так уж много. Но если вспомнить, что в системе городского самоуправления занято более 20 тыс. человек, то в итоге получается внушительная сумма 1,5 млн евро.
Режим экономии бумаги может быть разным. Например, можно применять двустороннее копирование текстов. Но можно так, как сделала городская канцелярия Таллина при первых признаках экономического кризиса в стране. Быстро создали центральный торговый орган, призванный гарантировать низкие цены на бумагу.
Учет затрат на всех этапах городского управления и оптимизация расходов на каждом офисном рабочем месте – это, собственно, и было целью проекта модернизации управления городским бюджетом.
Его годовой объем – 500 млн евро. Основные доходы – налоги: подоходный, земельный, местный (см. диагр. 1). Главные статьи расходов – образование, общественный транспорт, социальная помощь и здравоохранение (см. диагр. 2).
Применение контроллинг-модуля позволило оптимизировать бюджетные расходы, а высвобожденные с помощью учета затрат средства направить на расширение и улучшение публичных услуг населению.
СПРАВКА «ЭЖ»
Таллин – самый крупный муниципалитет в Эстонии.
В сфере управления занято около 22 000 человек, в том числе:
- 1,6 тыс. сотрудников в управе города, в управах частей города, в городской канцелярии и в разных департаментах;
- 14,5 тыс. работающих в школах, библиотеках и других учреждениях публичных услуг;
- 6 тыс. работающих в акционерных обществах самоуправления (например, на городском общественном транспорте).
Высшее должностное лицо местного самоуправления – мэр.
В городе – 8 частей (районов). Управляют ими старейшины. Они назначаются городской управой по представлению мэра.
В Таллине производится более 40% ВВП Эстонии.
________________________________________
* Леа Рooсталу – магистр делового администрирования (в сфере управления финансами и информационных технологий Высшей Школы Майнор). Окончила также факультет прикладной математики Тартуского государственного университета. Эксперт в области контроллинга в муниципальном управлении.