Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Напомним, его утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Такие правила установлены в ст. 123 ТК РФ. Следовательно, график отпусков на 2023 г. нужно утвердить до 16 декабря 2022 г. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
Отметим, что график отпусков следует составить по унифицированной форме № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. При этом в организации могут разработать и свою форму на основании формы № Т-7. Об этом говорится в письме Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ.
У компаний, открывающихся в середине года, возникает вопрос: должна ли в этом случае созданная организация составлять график отпусков на текущий год? Ответ на этот вопрос дала Госинспекция труда в г. Москве в письме от 01.02.2021 № 77/7‑1899‑21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. Если организация создана в течение 2021 г., то график отпусков на текущий год составляется и дополняется по мере найма работников. При этом в письме указано, что мнение Госинспекции труда в г. Москве по вопросам, содержащимся в обращении, не является нормативным правовым актом и не обязательно в правоприменительной практике.
Отметим, что кадровая служба применяет график отпусков для того, чтобы отслеживать накопленные отпуска сотрудников, а для бухгалтерии он является помощником для расчета отпускных. Выплатить отпускные нужно не позднее трех календарных дней до начала отпуска. Это предусмотрено ч. 9 ст. 136 ТК РФ, а также указано в письме Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1.
Планирование и составление графика отпусков
Как указано в письме Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709‑6‑1, в график отпусков следует включить всех работников, с которыми заключены трудовые договоры на день его утверждения.
Минтруд в письмах от 09.04.2020 № 14-2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321 разъясняет, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение следующего рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести удержание из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска для погашения его задолженности перед работодателем (ст. 137 ТК РФ).
В график отпусков следует также включить и дистанционных работников, которые трудятся в компании на постоянной основе. Таким образом, невключение дистанционных работников в график отпусков может являться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Об этом рассказал Роструд в письме от 14.05.2021 № ПГ/12255‑6‑1.
Обращаем внимание, что в графике отпусков следует указать работниц, которые находятся в декретном отпуске. По мнению автора, это нужно сделать, так как в Трудовом кодексе РФ не указаны исключения в отношении таких работников.
А вот что касается работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, то их можно не включать в график. Это касается тех работниц, которые будут находиться в таком отпуске весь следующий год. Но если такой отпуск прерывается, то соответствующую работницу необходимо включить в график отпусков.
Теперь поговорим о мобилизованных гражданах. Должен ли работодатель включать их в утвержденный график отпусков, если трудовой договор с ними приостановлен на основании ст. 351.7 ТК РФ? Ответ на этот вопрос дали эксперты Роструда на своем сайте.
Согласно ст. 351 ТК РФ при призыве работника на военную службу по мобилизации действие трудового договора с ними приостанавливается на период прохождения военной службы.
В период приостановления действия трудового договора его стороны приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора, за исключением прав и обязанностей, установленных настоящей статьей (ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ).
Таким образом, мобилизованного сотрудника не следует включать в график отпусков, поскольку действие трудового договора с ним приостановлено.
Обращаем внимание, что при составлении графика отпусков нужно учесть перенос выходных дней. В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней Правительство РФ перенесло в 2023 г. следующие выходные дни: с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля, с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая. Этот перенос установлен постановлением Правительства РФ от 29.08.2022 № 1505. При этом следует помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда России от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Такие дни предусмотрены в ст. 120 ТК РФ. Следовательно, если отпуск приходится на 1 или 8 января 2023 г., то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются.
Кроме того, при составлении графика отпусков нужно не забыть включить в него отпуска, которые не были использованы в текущих и предшествующих периодах. Эти сведения допускается вносить в произвольном порядке (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473‑6‑0).
Отметим, что помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 115, 116—119 ТК РФ).
Разделение отпуска на части
Минтруд в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 информирует, что в соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Таким образом, Трудовой кодекс РФ регламентирует продолжительность одной части отпуска.
Отметим, что норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день, Трудовой кодекс РФ не содержит. Так как требований по количеству других частей отпуска, их продолжительности, а также дня (рабочего или выходного) начала отпуска Трудовой кодекс не содержит, Минтруд полагает, что эти вопросы могут быть разрешены соглашением работодателя и работника.
Корректировка графика отпусков
Любые изменения, связанные со сроками предоставления отпусков, должны оформляться приказами и вноситься в график отпусков. Перенос отпуска, например, может быть связан с болезнью работника перед отпуском. В этом случае изменения вносятся в графы 8, 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ).
Работодатель может отозвать работника из отпуска. В этой ситуации также вносятся коррективы в график отпусков. При этом используются графа 10 «Примечание» формы № Т-7. В ней указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Номер приказа заносится в графу 8, а в графе № 9 отражаются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
За нарушения, связанные с трудовыми отношениями (а именно — отсутствие графика отпусков), предусмотрена ответственность, установленная ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Эта норма предусматривает штраф для организаций и ИП, а также для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей (ИП) — от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.