График отпусков является обязательным кадровым документом, в котором отмечается порядок предоставления отпуска сотрудникам. Его нужно успеть составить до начала следующего календарного года. В статье рассмотрим, какие особенности следует учесть в графике отпусков на 2022 г.
Напомним, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Его утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков на 2022 г. следует составить до 17 декабря 2021 г. включительно. При этом нужно учитывать порядок, установленный ст. 372 НК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Отметим, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Форма графика отпусков
График отпусков следует составлять по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. Обращаем внимание, что существующие формы первичной учетной документации, в том числе и форма графика отпусков, не являются обязательными для использования. Организация также может разработать и утвердить свою форму с учетом специфики деятельности организации. Однако рекомендуем применять именно форму № Т-7, поскольку она уже предусматривает включение всей необходимой информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.
Форма графика отпусков должна включать следующую информацию:
-
наименование организации;
-
гриф утверждения лицом, осуществляющим полномочия работодателя;
-
отметку об учете мнения профсоюзного органа;
-
номер документа;
-
дату составления;
-
год, на который утверждается график отпусков;
-
перечень сотрудников с указанием их Ф. И.О., должности и структурного подразделения;
-
общее количество календарных дней отпуска в году;
-
запланированные периоды отпуска.
В графике отпусков должны отражаться сведения о переносе отпуска. В соответствии с постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26 график отпусков должен также содержать подпись руководителя кадровой службы. Однако в ТК РФ такой нормы не предусмотрено.
Отпуск делится на части
При заполнении графика отпусков нужно принимать во внимание положения ст. 125 ТК РФ. Согласно этим нормам по соглашению сторон между работодателем и работником ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Минтруд в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 сообщил, что Трудовой кодекс РФ регламентирует продолжительность одной части отпуска. Так как требований по количеству других частей отпуска, их продолжительности Трудовой кодекс РФ не содержит, Минтруд полагает, что эти вопросы могут быть разрешены соглашением работодателя и работника. Минтруд в письме также отмечает, что норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день, ТК РФ не предусматривает.
Работники, которые могут уходить в отпуск в удобное для них время
Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы (ст. 123 ТК РФ).
Обратите внимание, что с 20 марта 2021 г. сотрудники организации с тремя и более детьми до 18 лет могут использовать ежегодный отпуск в любое время по их желанию. Родитель сможет выбирать удобный период отдыха, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Это право установлено Федеральным законом от 09.03.2021 № 34-ФЗ «О внесении изменений в статью 262.2 Трудового кодекса Российской Федерации». Ранее такая льгота была предоставлена многодетным работникам, если в их семье все дети в возрасте младше 12 лет.
Перечислим некоторые категории работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К их числу, в частности, относятся:
-
работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
-
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
-
женщины в период перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
-
работники-совместители (ст. 286 ТК РФ);
-
лица, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» или нагрудным знаком «Почетный донор СССР» (п. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»).
Возникают вопросы. Должен ли заполнять график отпусков работник, имеющий право на отпуск в удобное для него время? Обязан ли работодатель предоставить отпуск по заявлению такого работника, если в графике отпусков указаны другие даты отпуска и при этом одновременно с ним уходит в отпуск другой работник согласно графику отпусков?
Вот что ответил Минтруд России в письме от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439. По заявлению работника, имеющего право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, отпуск должен быть ему предоставлен в указанный им период. Конкретная дата предоставления отпуска определяется по желанию работника. Запрета на внесение изменений в график отпусков в течение текущего календарного года трудовое законодательство не содержит. При этом необходимо учитывать, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Предусмотренное ст. 136 ТК РФ право работника на оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.
По мнению Минтруда, в целях соблюдения трудового законодательства Российской Федерации, а также обеспечения права работника на выплату заработной платы своевременно и в полном размере работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск работниками, имеющими право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года.
Приходим к выводу, что в график отпусков нужно включать всех работников, в том числе и имеющих право на уход в отпуск в любое время. При этом за такими работниками закрепляется то время, которое они выбрали. Если же работник, имеющий право на отпуск в любое время, подаст заявление на уход в отпуск не в тот период, который предусмотрен графиком отпусков, работодатель должен предоставить ему отпуск в период, указанный в заявлении.
Работник находится в отпуске с последующим увольнением
Нужно ли включать в график отпусков работников, которые на момент его составления находятся в отпуске с последующим увольнением? Роструд в письме от 9 марта 2021 г. № ПГ/03709‑6‑1 разъяснил так. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, то есть в каждом рабочем году (ст. 122 ТК РФ). При этом стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, определяется в календарном исчислении и отсчитывается со дня начала работы. В случае если какие-либо периоды времени в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
Иными словами, право на отпуск за второй и последующие годы возникает с начала рабочего года, за который этот отпуск предоставляется.
В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Роструд считает, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем (ст. 137 ТК РФ).
