Лица, которые работают в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на компенсацию проезда к месту отпуска и обратно и провоза багажа. Рассмотрим, как выплачивается такая компенсация в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, и как она учитывается в целях налогообложения.
Законом РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее — Закон № 4520-1) предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Данная компенсация, согласно ст. 33 Закона № 4520-1, устанавливается Трудовым кодексом. Таким образом, все вопросы, связанные с установлением и выплатой компенсации, в настоящее время регулируются положениями Трудового кодекса.
Кому положена компенсация
Согласно положениям ст. 325 ТК РФ право на компенсацию имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им компенсируется за счет средств работодателя один раз в два года оплата стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Получить компенсацию можно только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ст. 325 ТК РФ).
Отметим, что обязанность по компенсации проезда и провоза багажа членам семьи работника установлена только для федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником (п. 2, 3 постановления Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей»).
Таким образом, организация, не относящаяся к бюджетной сфере, обязана компенсировать проезд в отпуск и обратно только своим работникам. Что касается компенсации проезда и провоза багажа членам семьи работника, то обязанность по ее выплате у работодателя будет только в том случае, если это предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором с работником. Это подтвердил Третий кассационный суд общей юрисдикции в Определении от 14.12.2020 № 88-18328/2020 по делу № 2-3487/2019. Он рассмотрел ситуацию, когда работник ОАО хотел получить компенсацию проезда в отпуск и обратно на себя и неработающую жену. Но работодатель в выплате на жену отказал, и суд его поддержал. Арбитры указали, что коллективным договором предусмотрена оплата таких расходов работникам и находящимся на их иждивении детям в возрасте до 18 лет. Оплата проезда неработающим супругам работников локальными нормативными актами ОАО не предусмотрена. Суд также отметил, что коллективным договором ОАО гарантии сотрудникам данной организации по сравнению с ч. 1 ст. 325 ТК РФ расширены, поскольку предусмотрена оплата расходов по проезду к месту отдыха и обратно не только работникам, но и находящимся на их иждивении детям в возрасте до 18 лет. А утверждения работника о том, что ОАО должно было предоставить ему гарантии не ниже предусмотренных ч. 2 ст. 325 ТК РФ для работников организаций бюджетной сферы, не основаны на законе и противоречат правовой позиции, содержащейся в постановлении Конституционного суда РФ от 09.02.2012 № 2-П.
Виды транспорта
Положения, касающиеся видов транспорта, которыми работник может добираться до места проведения отпуска и обратно, содержатся в ст. 325 ТК РФ только для организаций бюджетной сферы. Работники таких организаций вправе пользоваться любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным. При этом оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Для организаций небюджетной сферы положений, касающихся видов транспорта, не установлено. Следовательно, такие организации вправе сами определять виды транспорта, которыми работник может добираться до места проведения отпуска и обратно, в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.
На наш взгляд, при определении видов транспорта необходимо учитывать разъяснения, данные Конституционным судом РФ в постановлении от 09.02.2012 № 2-П. Согласно им ст. 325 ТК РФ допускает установление размера, условий и порядка соответствующей компенсации для лиц, работающих у работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, отличное от предусматриваемых для работников организаций, финансируемых из бюджета, что может приводить к различиям в объеме дополнительных гарантий, предоставление которых обусловлено необходимостью обеспечения реализации прав на отдых и на охрану здоровья при работе в неблагоприятных природно-климатических условиях. Между тем такие различия должны быть оправданными, обоснованными и соразмерными конституционно значимым целям. Это означает, что при определении размера, условий и порядка предоставления компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. В противном случае не достигалась бы цель ее введения в качестве дополнительной гарантии, направленной на реализацию конституционных прав на отдых и на охрану здоровья.
Размер компенсации и порядок ее выплаты
Как мы уже указали выше, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно коммерческие организации устанавливают самостоятельно в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре (ст. 325 ТК РФ).
Размер компенсации следует устанавливать такой, чтобы работник мог выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. При этом недопустимо занижать ее размер или отказываться от ее выплаты, оправдывая это реальными экономическими возможностями работодателя (п. 5, 6 постановления Конституционного суда РФ от 09.02.2012 № 2-П).
При установлении порядка выплаты компенсации, на наш взгляд, целесообразно руководствоваться правилами, установленными ст. 325 ТК РФ для выплаты компенсаций работникам бюджетной сферы. Согласно им по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск выплачивается компенсация исходя из примерной стоимости проезда. А окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других документов.
Особенности компенсации в 2020—2022 гг.
Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 утверждены Особенности правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020—2022 гг. Ими установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и имеющие право в соответствии со ст. 325 ТК РФ на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, но не воспользовавшиеся таким правом в 2020 и 2021 гг. в связи с осуществляемыми в эти годы ограничительными мерами по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, могут реализовать это право в 2021 или 2022 г.
Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 г. и он его не использовал, право на компенсацию расходов в 2021—2022 гг. реализуется в 2022 г.
Полученные работником средства, выплаченные ему работодателем в 2020 или 2021 г. в качестве предварительной компенсации расходов, в случае если он не воспользовался ими в связи с ограничительными мерами, не подлежат возврату работодателю, если транспортная организация предусмотрела пролонгацию на 2021 и 2022 гг. срока выполнения обязательств по перевозке пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы (либо пролонгацию действия проездных и перевозочных документов на 2021 и 2022 гг.) либо не возмещает средства за проездные и перевозочные документы.
Дети (члены семьи работника), которым в 2020 или 2021 г. исполнилось либо исполнится 18 лет, сохраняют право на компенсацию расходов к месту использования работником отпуска и обратно соответственно в 2021 или в 2022 г., если право на получение указанной компенсации у них не возникло в связи с заключением трудового договора.
Ответственность за непредоставление компенсации
Если работодатель не предоставляет компенсацию, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно этой норме нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и предпринимателей в размере от 1000 до 5000 руб., а на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Повторное нарушение повлечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.; на юридических лиц — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.
Кроме того, исходя из положений ст. 236 ТК РФ, работодатель будет нести материальную ответственность за задержку выплат, причитающихся работнику в виде процентов в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
НДФЛ и страховые взносы
Согласно положениям п. 1 ст. 217 и подп. 7 п. 1 ст. 421 НК РФ освобождаются от НДФЛ и обложения страховыми взносами стоимость проезда работника в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг, а также стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа, оплачиваемые лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. В случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ.
Согласно ст. 9 Закона РФ от 01.04.93 № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации» под пунктом пропуска через Государственную границу РФ понимается территория (акватория) в пределах железнодорожной, автомобильной станции или вокзала, морского, речного порта, аэропорта, военного аэродрома, открытых для международных сообщений (международных полетов), а также иной специально выделенный в непосредственной близости от Государственной границы РФ участок местности, где в соответствии с законодательством РФ осуществляется пропуск через Государственную границу РФ лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных.
О том, как рассчитать стоимость проезда или перелета от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, Минфин России рассказал в письме от 29.04.2022 № 03‑04‑06/39938. Специалисты финансового ведомства указали, что в случае покупки единого авиабилета на весь маршрут в отпуск за пределы РФ при отсутствии информации о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута, то есть до пункта пропуска через Государственную границу РФ и после, часть стоимости перелета, компенсация которой не облагается НДФЛ и страховыми взносами, может определяться пропорционально исходя из расстояния между городом отправления и городом, в аэропорту которого был пройден пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ, в общем расстоянии всего маршрута. Отметим, что ранее финансисты придерживались иного мнения. В письме от 29.10.2021 № 03‑04‑05/87900 они указывали, что в случае невозможности организации самостоятельно или с использованием данных транспортной компании выделить из общей стоимости авиабилета стоимость перелета работника от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ и обратно оснований для освобождения стоимости перелета от НДФЛ и страховых взносов нет.
Обратите внимание: поскольку речь в п. 1 ст. 217 и подп. 7 п. 1 ст. 421 НК РФ идет о стоимости проезда, оплачиваемого в соответствии с законодательством РФ, не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами только компенсация, выплачиваемая один раз в два года. А суммы дополнительной ежегодной компенсации указанных расходов работников, предусмотренной локальным нормативным актом, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо Минфина России от 17.02.2022 № 03‑01‑10/11268).
Налог на прибыль
В соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда учитываются фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, для иных организаций.
В связи с этим Минфин России в письме от 17.02.2022 № 03‑01‑10/11268 разъяснил, что организации, не относящиеся к бюджетной сфере, суммы компенсаций стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, могут учитывать в составе расходов на оплату труда на основании п. 7 ст. 255 НК РФ в случае, если такая обязанность установлена коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.
Отметим, что в п. 7 ст. 255 НК РФ речь идет только о расходах на проезд к месту отпуска на территории РФ. Соответственно, учесть по этой норме расходы на проезд к месту отпуска за пределами РФ нельзя. Возникает вопрос: можно ли их учесть на основании п. 25 ст. 255 ТК РФ, который позволяет включать в состав расходов на оплату труда другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором? В постановлении от 07.03.2019 № Ф03-730/2019 по делу № А59-4241/2018 АС Дальневосточного округа указал, что применять п. 25 ст. 255 НК РФ к расходам на проезд к месту отпуска за пределами РФ нельзя, поскольку расходы на оплату стоимости проезда работника к месту использования отпуска и обратно прямо указаны в п. 7 ст. 255 НК РФ. А в силу этой нормы включение затрат по оплате проезда к месту использования отпуска за пределами территории РФ в расходы не предусмотрено. Определением Верховного суда РФ от 17.05.2019 № 303-ЭС19-7016 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам.