1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 65

Букет командировочных проблем

Командировочные расходы — достаточно сложный участок налогового учета компаний. Большое количество вопросов, не имеющих зачастую однозначного решения, возникает в связи с признанием и документальным подтверждением таких расходов. В этом материале мы собрали наиболее интересные ситуации, связанные с налоговыми последствиями командировок.

Командировочные расходы — достаточно сложный участок налогового учета компаний. Большое количество вопросов, не имеющих зачастую однозначного решения, возникает в связи с признанием и документальным подтверждением таких расходов. В этом материале мы собрали наиболее интересные ситуации, связанные с налоговыми последствиями командировок.

Иностранный НДС в счете гостиницы

Работник был в заграничной командировке. По возвращении из нее он представил счет гостиницы, в котором отдельной строкой выделена сумма НДС иностранного государства. Можно ли учесть эту сумму в расходах по налогу на прибыль?

Да, можно. Компания вправе включить сумму иностранного НДС в состав командировочных расходов. В письме от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37 Минфин России разъяснил, что на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываются расходы работника по проживанию в гостинице на территории иностранного государства, включая суммы НДС. Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 14.02.2008 № 03-03-06/4/8, от 09.02.2007 № 03-03-06/1/74.

Возможен и иной порядок учета. В письме от 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда командированный сотрудник при оплате проживания в зарубежной гостинице получил кассовый чек и счет-фактуру с выделенным НДС. Специалисты финансового ведомства указали, что при документальном подтверждении факта удержания иностранной гостиницей суммы налога эта сумма учитывается в расходах в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, обусловленные ведением деятельности, направленной на получение дохода.

Затраты на бронирование гостиничного номера

Командированный работник оплатил гостинице услуги по бронированию номера. Может ли компания учесть затраты на бронирование в расходах?

На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываются не только затраты командированного сотрудника на наем жилого помещения, но и расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). По мнению специалистов финансового ведомства, бронирование номера является дополнительной услугой, оказываемой гостиницей или отелем. Поэтому затраты работника на бронирование номера можно учесть в составе командировочных расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131, от 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148).

Проживание в гостинице, которая нарушает требования законодательства

Некоторые гостиницы работают с нарушением требований отраслевого законодательства. Например, они не имеют свидетельства о присвоении им определенной категории «звездности» или указывают «звездность», не соответствующую категории в свидетельстве. Учитываются ли в расходах затраты на проживание командированного работника в такой гостинице?

Гостиницей считается средство размещения, в котором предоставляются гостиничные услуги и которое относится к одному из видов гостиниц, предусмотренных Положением о классификации гостиниц, утвержденным Правительством РФ (ст. 1 Федерального закона от 24.11.96 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», далее — Закон № 132-ФЗ). Гостиница обязана доводить до сведения потребителя информацию о присвоенной ей категории, реквизитах (номере и дате выдачи) свидетельства о присвоении гостинице определенной категории, а также о приостановлении действия этого свидетельства (подп. «в» п. 10 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Оказание гостиничных услуг без свидетельства о присвоении гостинице определенной категории, а также использование в рекламе, названии и деятельности гостиницы категории, не соответствующей категории, указанной в таком свидетельстве, запрещается (ст. 5 Закона № 132-ФЗ). Таким образом, если гостиница работает без свидетельства о присвоении ей определенной категории или доводит до потребителей ложную информацию о своей «звездности», она нарушает требования отраслевого законодательства РФ.

В письмах от 26.09.2019 № 03-03-06/1/74132, от 24.09.2019 № 03-03-06/1/73290, от 20.09.2019 № 03-03-06/1/72532 Минфин России указал, что для целей налогообложения расходы на проживание командированного работника в гостинице на территории РФ должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом нарушение гостиницей соответствующих норм отраслевого законодательства РФ само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика.

Из сказанного финансистами следует, что несоблюдение гостиницей требований отраслевого законодательства не препятствует учету в составе командировочных расходов затрат на проживание в такой гостинице, если имеются документы, которые подтверждают оплату проживания.

Аренда жилья в командировке

Работник во время командировки жил не в гостинице, а арендовал жилье у физического лица. Вправе ли компания учесть затраты на аренду в расходах по налогу на прибыль? Какие для этого нужны документы?

В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится об учете затрат на наем жилого помещения и не уточняется, что речь идет исключительно о гостиничных номерах. В письме от 15.01.2016 № 03-03-07/803 специалисты финансового ведомства разъяснили, что расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом указанные расходы учитываются только за период, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники. Это определяется с помощью документов, косвенно подтверждающих факт их пребывания в данном помещении. Такими документами могут являться командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и другие документы.

Учитывая сказанное финансистами, документальным подтверждением затрат на аренду будет договор аренды, заключенный на период нахождения работника в командировке, а также документ об оплате аренды. Если помещение арендуется у физического лица, таким документом может быть, например, расписка в получении денег за аренду.

Если командированный работник помимо аренды оплачивает коммунальные услуги, эти затраты тоже можно учесть в составе командировочных расходов (письмо Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802). Документальным подтверждением таких затрат будут договор аренды, квитанции коммунальных служб и документ об оплате.

В командировку на собственном авто

Работник ездил в командировку на собственном автомобиле. Компания оплатила ему затраты на бензин. Учитывается ли стоимость бензина в расходах?

Да, учитывается. Но размер затрат на бензин, которые можно включить в расходы, зависит от того, как с работником будут оформлены отношения по использованию его автомобиля.

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании с согласия работодателя личного имущества работника в служебных целях работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием его личного имущества. Размер возмещения определяется соглашением с работником, составленным в письменной форме. Если отношения с работником оформлены таким образом, учесть в расходах всю сумму компенсации затрат на бензин, определенную соглашением, не удастся. Дело в том, что компенсация за использование в служебных целях личных легковых автомобилей включается в расходы только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А эти нормы весьма небольшие — 1200 руб. в месяц по автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц по автомобилям с объемом двигателя более 2000 куб. см (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). И в этих нормах уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта (письма Минфина России от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

Компания может пойти другим путем и заключить с работником договор аренды его автомобиля для поездок в командировки. В этом случае компания (арендатор) обязана нести расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (ст. 636, 646 ГК РФ). И расходы на бензин во время поездки работника в командировку она сможет учесть в полном объеме на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как затраты на содержание служебного транспорта. Это подтверждается разъяснениями, данными УФНС России по г. Москве в письме от 17.08.2012 № 16-15/076207@.

Расходы на визу при несостоявшейся командировке

Для поездки работника в зарубежную командировку оформлена виза. Командировка была отменена. Можно ли учесть расходы на оформление и выдачу визы в расходах по налогу на прибыль?

Нет, нельзя. В письмах ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ и Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 чиновники указали следующее. В состав расходов на командировки включаются, в частности, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, а также консульские сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учитывая требование п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер. Поэтому затраты на оформление визы, если командировка не состоялась, не могут быть учтены в расходах по налогу на прибыль.

Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 14.09.2015 по делу № А32-521/2015.

Учет штрафных санкций при возврате билетов

Организация приобрела для командированных работников билеты на самолет. Из-за переноса срока командировки билеты были сданы. При их возврате транспортная компания удержала сбор. Вправе ли организация учесть этот сбор в расходах?

В письме от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890 Минфин России разъяснил, что компания вправе учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации.

Признанные должником штрафы, пени и (или) иные санкции за нарушение договорных обязательств включаются в состав внереализационных расходов на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ на дату их признания должником (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). В письме от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 специалисты финансового ведомства указали, что обстоятельством, свидетельствующим о признании должником обязанности уплатить сумму штрафа, является, в частности, фактическая уплата штрафа кредитору. Таким образом, удержанный транспортной компанией сбор при возврате билетов из-за отмены командировки включается в состав внереализационных расходов на дату его удержания.

Проезд в вагонах повышенной комфортности

Работник ездил в командировку в вагоне повышенной комфортности. В стоимость проезда включены дополнительные сервисные услуги. Учитывается ли в расходах стоимость этих услуг?

Пунктом 33 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111, предусмотрено, что в поезде дальнего следования, имеющем в составе вагоны повышенной комфортности, пассажиру предоставляется платное сервисное обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда. Затраты на оплату проезда к месту командировки и обратно учитываются в расходах на командировки на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письмах от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945 и от 16.06.2017 № 03-03-РЗ/37488 Минфин России разъяснил, что перевозчики для проезда в вагонах повышенной комфортности в стоимость железнодорожных билетов включают стоимость дополнительных сервисных услуг (набора питания, предметов первой необходимости и гигиены, постельных принадлежностей, печатной продукции). Поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует единую стоимость услуги по проезду по железной дороге, финансисты считают, что стоимость железнодорожного билета может быть учтена в расходах полностью, включая стоимость дополнительных сервисных услуг.

Пользование услугами VIP-залов

Можно ли учесть расходы на услуги VIP-зала в целях исчисления налога на прибыль, если возможность пользования такими услугами прописана в положении о командировках? Облагается ли компенсация расходов на услуги VIP-зала НДФЛ и страховыми взносами?

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В целях налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Учитывая эти положения законодательства, Минфин России в письме от 05.03.2014 № 03-03-10/9545 пришел к выводу, что расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи, могут учитываться для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом необходимо, чтобы данные расходы были документально подтверждены надлежащим образом и экономически обоснованы. Эта позиция была доведена до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784.

Компенсацию расходов на услуги VIP-залов не нужно облагать НДФЛ (письма Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238). Объясняется это тем, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, возмещаемые командированному работнику. И данная норма не содержит ограничений в отношении порядка проезда работника к месту командирования и обратно.

Компенсация фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места командировки и обратно названа в числе выплат, не облагаемых страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ). Так как из вышеприведенных писем следует, что финансисты рассматривают расходы на услуги VIP-залов как составную часть затрат командированного работника на проезд, на компенсацию этих расходов начислять страховые взносы, на наш взгляд, не нужно.

Об отсутствии объекта обложения страховыми взносами сказано и в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 08.05.2018 по делу № А45-11172/2017. Суд указал, что расходы по оплате генеральному директору услуг VIP-зала в аэропортах предусмотрены локальным нормативным актом общества и не зависят от количества и качества исполнения им трудовых обязанностей. Данные суммы представляют собой возмещение расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Соответственно, спорные расходы относятся к командировочным и не подлежат обложению страховыми взносами.

Проезд в месте командирования

Сотрудник для проезда в месте командирования пользовался транспортом общего пользования (автобус, трамвай, троллейбус, метро). Вправе ли компания включить компенсацию этих затрат в расходы по налогу на прибыль?

Да, вправе. ФНС России в письме от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246 указала, что если коллективным договором или другим локальным актом компании будет закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы.

Налоговики обосновали это тем, что ст. 168 ТК РФ предусмотрена возможность определения в коллективном договоре порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками. Следовательно, работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом (транспортом общего пользования) и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации).