Вопрос, вынесенный в заголовок, в период пандемии актуален как никогда. Дело в том, что во многих компаниях из-за коронавируса сорвались загранкомандировки работников. В связи с этим бухгалтерам приходится решать вопрос с учетом ранее понесенных расходов на такие поездки. Минфин России считает, что при определенных условиях невозмещаемые командировочные расходы учесть можно (письмо от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735).
Расходы учесть можно, но осторожно
Вывод, к которому пришли специалисты финансового ведомства, основан на прямых нормах главы 25 НК РФ. Так, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные организацией. При этом расходы должны быть осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Расходами также признаются убытки в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ. На основании п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде.
Исходя из приведенных норм, финансисты указали, что в случае отмены командировки организация вправе учитывать понесенные ею невозмещаемые расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Но такие затраты должны соответствовать критериям ст. 252 НК РФ и не значиться в числе расходов, которые не учитываются при расчете налоговой базы в соответствии со ст. 270 НК РФ. Аналогичную позицию ведомство высказало в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890.
Как видите, с одной стороны, сделанный Минфином России вывод в пользу налогоплательщиков — расходы учесть можно. Но с другой стороны, есть определенные условия, и оценить, соответствует ли им тот или иной расход, компания должна самостоятельно.
Причина отмены командировки — COVID-19
Если командировка не состоялась из-за введения ограничительных мер, связанных с предотвращением распространения новой коронавирусной инфекции, то, на наш взгляд, расходы на несостоявшуюся командировку (затраты на оформление и получение виз, потери при возврате билетов) можно учесть при расчете налога на прибыль.
Во-первых, в данном случае командировка отменена по объективным причинам. Сначала (до закрытия границ) воздержаться от направления работников в заграничные командировки в период пандемии работодателям рекомендовал Роспотребнадзор (письмо от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27), а затем Россия и вовсе перекрыла транспортное сообщение с другими странами. Поэтому понесенный расход является обоснованным.
Во-вторых, данные затраты не упомянуты в ст. 270 НК РФ.
Таким образом, требования, приведенные финансистами в комментируемом письме, выполняются. Соответственно, такие затраты можно включить в состав внереализационных расходов на основании подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ. По этой норме отражаются потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций.
Обратите внимание: ранее специалисты финансового ведомства придерживались более категоричной позиции. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 они указали, что с учетом требования п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности расходов, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер. Аналогичную точку зрения высказывали и налоговики (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@).
В этих письмах чиновники рассматривали вопрос учета для целей налогообложения прибыли расходов на оформление виз в случае отмены командировки. В них указано, что если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись, то расходы на оформление и выдачу виз не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.
В арбитражной практике есть решение, в котором суды поддержали налоговиков и признали правомерным исключение из состава расходов затрат на оформление и выдачу визы, если командировка работника не состоялась (постановление АС Северо-Кавказского округа от 14.09.2015 по делу № А32-521/2015).
Но с учетом последних разъяснений Минфина России и сложившейся в мире обстановки из-за пандемии, на наш взгляд, рассматриваемые расходы можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль. Но чтобы избежать споров с проверяющими, рекомендуем заранее подготовить аргументы для обоснования учета таких затрат.
Что касается неустоек за возврат билетов, то для учета таких расходов в главе 25 НК РФ есть прямая норма — подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ. В нем установлено, что организация имеет право включить в состав внереализационных расходов затраты в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба. Неустойка за возврат билетов относится к санкциям, уплачиваемым по договору.
Финансовое ведомство не возражает против учета данных расходов. Так, в письме от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890 указано, что организация вправе учитывать расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, при соответствии критериям ст. 252 НК РФ и при условии, что такие расходы не поименованы в ст. 270 НК РФ.
Отметим, что если командировка не состоялась по вине работника, то удержанные при возврате билетов суммы нельзя включить в состав расходов (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).