Предновогодние мероприятия бухгалтера

Первый зимний месяц — это традиционно время подведения итогов и построения планов на будущее. Похожие задачи стоят и перед финансовыми службами компаний. Нужно максимально подготовиться к составлению бухгалтерской и налоговой отчетности, определиться с применяемым в следующем году режимом налогообложения, пересмотреть учетную политику, еще раз проанализировать изменения в законодательстве и не забыть должным образом на них отреагировать. Предлагаем вашему вниманию памятку по мероприятиям, которые позволят вам войти подготовленными в новый финансовый год.

Все мероприятия можно условно разбить на две группы: имеющие отношение к отчетным показателям (и, соответственно, к подготовке отчетности) и к деятельности компании в следующем году.

Отчетные показатели

Инвентаризация имущества и обязательств

Требование о проведении инвентаризации имущества содержится:

• в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

• п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 №34н (далее — Положение о бухучете);

• Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризацию имущества и обязательств необходимо провести перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Ревизию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. А в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается проведение инвентаризации товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков (п. 27 Положения о бухучете, п. 1.5 Методических указаний).

Зачастую компании проводят инвентаризацию формально, «для галочки». Некоторые организации ограничиваются только инвентаризацией запасов и основных средств, ошибочно полагая, что остальное имущество и обязательства нет необходимости проверять. В ряде случаев компании забывают провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности.

Такая забывчивость приводит к тому, что данные о величине обязательств, числившихся в учете организации, оказываются неподтвержденными. Кроме того, игнорирование инвентаризации расчетов чревато налоговыми последствиями. Так, инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами позволяет выявлять безнадежные долги и просроченные задолженности, которые должны быть списаны по истечении срока исковой давности (п. 77, 78 Положения о бухучете).

Обозначим распространенные ошибки, которые допускают организации при инвентаризации имущества и обязательств:

• отсутствует пакет документов, подтверждающий факт и размер недостачи. Этот недочет делает невозможным взыскание ущерба за счет виновного лица;

• несоответствие участников рабочей комиссии, указанных в приказе, тем, кто фактически проводил инвентаризацию. Причины такого несоответствия могут быть разными — служебная командировка, болезнь работника, отпуск и прочее. Однако независимо от причин данный факт может явиться основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа всех членов рабочих инвентаризационных групп должна быть обеспечена в полном составе (п. 2.3 Методических указаний);

• не отражены (либо отражены не в том периоде) итоги инвентаризации. Напомним, результаты инвентаризации отражаются в отчетности того месяца, в котором она завершена. То есть результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой отчетности за 2018 г., отражаются в бухгалтерской отчетности за 2018 г. (п. 5.5 Методических указаний).

Остатки неиспользованных резервов

Компаниям, которые создали в бухгалтерском учете те или иные резервы, необходимо проинвентаризировать их остатки по состоянию на 31 декабря 2018 г.

Частая ошибка — отсутствие в бухгалтерском учете оценочных резервов. Напомним, что к оценочным резервам относятся резервы по сомнительным долгам, под снижение стоимости материальных ценностей, под обесценение финансовых вложений.

Некоторые организации полагают, что у них нет оснований для формирования подобных резервов. Но игнорирование требования по их созданию может привести к недостоверности бухгалтерской отчетности.

К примеру, на практике компании редко создают резервы под снижение стоимости материальных ценностей. Необходимость их создания выявляется чаще всего при аудиторских проверках достоверности отчетности. Например, из анализа оборотно-сальдовых ведомостей видно, что ряд номенклатурных позиций по счетам 10, 11, 21, 41, 43 «висят» без движения не один год. И тем не менее остатки по этим счетам переносятся в баланс (в строку 1210 «Запасы» раздела II «Оборотные активы»). Данный факт приводит к недостоверности (необоснованному завышению) показателя «Запасы» актива баланса. А это искажает показатели финансово-хозяйственной деятельности компании, рассчитанные исходя из бухгалтерского баланса (например, оборачиваемость запасов).

Созданный резерв в конце года (по состоянию на 31.12.2018) подлежит инвентаризации (уточнению). При инвентаризации резерва тестируются материальные ценности:

• которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество;

• по которым текущая рыночная стоимость снизилась;

• по которым продажная стоимость снизилась.

Подтверждением проведенной инвентаризации стоимости материальных ценностей, под которые был создан резерв, служит акт о соответствии остатков материальных ценностей рыночным ценам.

Проверка статуса работников для определения ставки НДФЛ

В конце года бухгалтер должен определить статус физического лица, поскольку от этого зависит порядок обложения НДФЛ его доходов (п. 1 и п. 3 ст. 224 НК РФ). Для налоговых резидентов РФ применяется ставка НДФЛ в размере 13%, для нерезидентов — 30%.

Окончательный налоговый статус работника в зависимости от времени его нахождения на территории РФ в текущем году определяется только по итогам налогового периода.

Если работник в середине года стал резидентом РФ и его статус уже не поменяется, то его доходы облагаются НДФЛ по ставке 13%. Поэтому бухгалтер может до окончания 2018 г. зачесть сумму НДФЛ, удержанную по ставке 30%, в счет НДФЛ, исчисленного по ставке 13% (п. 3 ст. 226 НК РФ).

На практике может сложиться ситуация, когда НДФЛ, удержанный с работника по ставке 30%, до окончания 2018 г. будет зачтен не полностью. Тогда работник может обратиться за возвратом оставшейся суммы излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию по месту жительства или месту пребывания (подп. 1.1 ст. 231 НК РФ, письма Минфина России от 27.02.2018 № 03‑04‑06/12086, от 26.09.2017 № 03‑04‑06/62126, от 15.02.2016 № 03‑04‑06/7958).

Проверка нормативов по налогу на прибыль

Для того чтобы правильно отразить для целей налогообложения прибыли нормируемые расходы, бухгалтер должен учесть их «плавающий» характер. Например, представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ), а определенные виды затрат на рекламу учитываются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации (п. 4 ст. 264 НК РФ).

«Плавающая» величина нормируемых расходов связана с тем, что налоговая база по налогу на прибыль рассчитывается нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Поэтому расходы, которые в одном квартале были признаны сверхнормативными, в другом квартале могут перестать быть таковыми.

Если часть расходов превысила норматив в отчетном периоде, то она может быть учтена в следующем отчетном периоде либо в последнем месяце налогового периода. С этой целью необходимо в конце каждого отчетного периода рассчитывать предельный размер нормируемых расходов.

Окончательная величина предельного размера расходов будет определена только на конец налогового периода, а непринятая величина нормируемых расходов по итогам года относится в состав расходов, не учитываемых в целях налогообложения, то есть «сгорает» (п. 42, 44 ст. 270 НК РФ).

Сезон 2019

Актуализация учетной политики

При формировании (пересмотре) учетной политики на 2019 г. необходимо учесть предстоящие изменения законодательства, разъяснения контролирующих органов и судебную практику. Рассмотрим некоторые моменты для налога на прибыль и НДС.

С 1 января 2019 г. расширяется перечень имущества, которое можно амортизировать с применением повышающего коэффициента не более 2. Речь идет об основных средствах, относящихся к основному технологическому оборудованию, эксплуатируемому в случае применения наилучших доступных технологий, по перечню, утвержденному Правительством РФ (подп. 5 п. 1 ст. 259.3 НК РФ).

Если компания решит использовать меньший коэффициент, то его размер нужно обязательно отразить в учетной политике (п. 4 ст. 259.3 НК РФ).

Выбирая тот или иной альтернативный способ налогового учета, бухгалтер должен помнить, что некоторые выбранные методы подлежат применению в течение нескольких налоговых периодов. Это нелинейный метод амортизации, способы оценки остатков незавершенного производства, формирования покупной стоимости товаров.

Минфин России разрешает компаниям, осуществляющим ежедневные поставки товаров в адрес одного и того же покупателя, выставлять единый (сводный) счет-фактуру (письмо от 13.09.2018 № 03‑07‑11/65642). Рекомендуем закрепить такой порядок в учетной политике.

Проверка кассы

Со следующего года в связи с увеличением ставки НДС в кассовом чеке (БСО) и кассовом чеке коррекции (БСО коррекции) нужно указывать сумму НДС, а также производить расчет по ставке 20% (20/120). Поэтому пользователям необходимо заблаговременно установить к 1 января 2019 г. соответствующие обновления в программном обеспечении своей контрольно-кассовой техники, которые обеспечат формирование фискального документа с действующей ставкой НДС при первом расчете с 1 января 2019 г. Об этом ФНС России напомнила в письме от 03.10.2018 № ЕД-4-20/19309.

Увеличение ставки НДС влечет за собой еще одно мероприятие, которое необходимо провести до 1 января. Бухгалтер совместно с юристами и другими работниками компании, отвечающими за договорные отношения с контрагентами, должен пересмотреть ценообразование в ранее заключенных контрактах (подробнее о порядке исчисления НДС в переходный период см. «ЭЖ-Бухгалтер», 2018, № 44, 38).

Бухгалтеру нужно не забыть проверить наличие приказа об установлении лимита кассы и при необходимости актуализировать его размер. Напомним, что в компании в обязательном порядке должен быть установлен кассовый лимит, то есть допустимая сумма наличных денежных средств, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Исключение сделано для ИП и малых предприятий.

Утверждение графика отпусков

В небольших компаниях бухгалтер зачастую совмещает работу кадровика. В этом случае ему в декабре 2018 г. нужно не забыть составить график отпусков на предстоящий год. Работодатель должен утвердить его не позднее чем за две недели до начала 2019 г., то есть до 18 декабря 2018 г. (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков следует иметь в виду новых льготников, которые могут взять отпуск в любое время. Так, согласно новой ст. 262.2 ТК РФ работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Поэтому перед составлением графика отпусков нужно выяснить у таких работников, когда им удобно взять отпуск.

Кроме того, при планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент. При увольнении работника работодатель не всегда может удержать долг по излишне выплаченным отпускным. Если работодатель не удержал при окончательном расчете с работником «отпускной» долг, вероятность его взыскания в судебном порядке очень мала. Это, в частности, подтверждает Верховный суд РФ (Определения от 25.10.2013 № 69-КГ13-6 и от 28.05.2010 № 18-В10-16). Чтобы избежать проблемных ситуаций в будущем, перед составлением графика отпусков необходимо произвести расчет «заработанных» дней отпуска для каждого сотрудника. При этом следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положены отпуска «авансом» (ст. 122 ТК РФ).

Если в отпуск пойдет работник, принятый уже в 2019 г., то есть после составления графика отпусков, вносить изменения в этот график не обязательно.

За отсутствие графика отпусков или составление его с нарушениями к работодателю могут применить меры ответственности, предусмотренные за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ, письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Размер штрафа составляет:

• для должностных лиц организаций — от 1000 до 5000 руб.;

• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. (либо приостановление деятельности на срок до 90 суток);

• для индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб. (либо приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Если работодателем нарушен срок составления графика отпусков, то штраф также правомерен (решение Октябрьского райсуда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017). Кроме того, штрафа не избежать, если работника не ознакомили с графиком отпусков (решение Санкт-Петербургского городского суда от 15.03.2018 № 12-599/2017).

Отметим, что данное правонарушение не считается длящимся, и у трудовых инспекторов есть год (с 18.12.2019 по 17.12.2019 включительно), чтобы оштрафовать компанию (постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

Срок хранения графика отпусков — один год (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

«Упрощенные» дела

Если компания решила со следую­щего года применять упрощенную систему налогообложения, она должна подать в налоговую инспекцию уведомление о переходе на этот спецрежим. Сделать это надо в срок не позднее 31 декабря 2018 г. (п. 1 ст. 346.13 НК РФ). Форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 02.11.2012 № ММВ-7-3/829@. Если же уведомление будет представляться в электронном виде, то нужно использовать формат уведомления, утвержденный приказом ФНС России от 16.11.2012 № ММВ-7-6/878@.

Тем организациям, которые уже работают на «упрощенке», нужно проверить, соответствуют ли они требованиям применения УСН (предельную величину выручки, лимит численности работников, остаточную стоимость основных средств). Напомним, что в 2018 г. предельная сумма выручки не должна превышать 150 млн руб., средняя численность персонала не должна быть больше 100 человек, а остаточная стоимость основных средств — не более 150 млн руб. (п. 4 ст. 346.13 НК РФ). Если выявлены несоответствия указанным параметрам, то организация должна перейти на общий режим налогообложения с начала квартала, в котором допущено такое несоответствие.

Согласно п. 2 ст. 346.14 НК РФ плательщики «упрощенного» налога имеют право ежегодно менять объект налогообложения. Если компания приняла такое решение, то она должна уведомить об этом налоговый орган до 31 декабря. Форма и формат уведомления утверждены вышеназванными приказами ФНС России.

Смена объекта налогообложения становится актуальной в связи с тем, что с 1 января 2019 г. многие компании на УСН теряют право на применение пониженных тарифов. То есть они со следующего года должны учитывать страховые взносы по общим правилам.

Напомним, что если организация выбрала объект налогообложения «доходы», то она сумму исчисленного налога (авансовых платежей) уменьшает на страховые взносы на обязательные виды страхования, уплаченные в данном налоговом (отчетном) периоде (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). При этом сумму налога (авансовых платежей) можно уменьшить на сумму расходов, перечисленных в п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, не более чем на 50%. Если же компания выбрала объект налогообложения «доходы минус расходы», то перечисленные суммы страховых взносов полностью относятся на расходы (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Чтобы сделать окончательный выбор в пользу конкретного объекта налогообложения при применении УСН, необходимо провести анализ структуры расходов с учетом сумм страховых взносов, которые предполагается перечислять в бюджет. За основу расчета можно взять данные об оплате труда за 2018 и предшествующие годы.

Льгота по НДС: брать или не брать?

Перечень операций по реализации товаров (работ, услуг), освобождаемых от НДС, приведен в ст. 149 НК РФ. Иногда компании выгоднее отказаться от освобождения и платить НДС. Отказ от льготы избавит бухгалтера от раздельного учета «входного» НДС и позволит заявить большую сумму вычетов «входного» налога (п. 4 ст. 149 НК РФ).

Но отказ от льготы по НДС возможен только по операциям, которые освобождены от НДС на основании п. 3 ст. 149 НК РФ. Например, можно отказаться от льготы в отношении передачи в рекламных целях товаров стоимостью не больше 100 руб. (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ). Срок отказа от льготы по НДС не может быть меньше года (п. 5 ст. 149 НК РФ).

Соответствующее заявление необходимо подать в налоговую инспекцию не позднее 1-го числа того квартала, с которого компания намерена отказаться от льготы либо приостановить ее использование (п. 5 ст. 149 НК РФ). При нарушении срока подачи заявления компания вынуждена применять освобождение (письма Минфина России от 12.11.2015 № 03‑07‑14/65155 и ФНС России от 17.07.2015 № СА-4-7/12693@).

Обратите внимание: компания не вправе отказаться от льгот по операциям, которые перечислены в п. 1 и 2 ст. 149 НК РФ (п. 5 ст. 149 НК РФ).

В ряде случаев компаниям выгодно получить освобождение от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ при соблюдении определенных условий. Это актуально для компаний, которые уплачивают ЕСХН, поскольку с 1 января 2019 г. они признаются плательщиками НДС.

Для получения освобождения необходимо в налоговую инспекцию по месту своего учета представить письменное уведомление не позднее 20-го числа месяца, начиная с которого используется право на освобождение (абз. 2 п. 1, п. 3 ст. 145 НК РФ). Как правило, такое уведомление бухгалтер готовит заблаговременно в конце года, чтобы при завершении новогодних каникул подать его в налоговую инспекцию.