Никто не застрахован от форс-мажора. Одно короткое замыкание — и все имущество компании может превратиться в прах. Какие действия должны предпринять руководство и бухгалтер организации, если вследствие пожара сгорели первичные документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, хранимая на бумажных носителях, пострадали компьютеры, содержащие данную информацию в электронном виде, полностью либо частично были утрачены ТМЦ, МПЗ?
Ответ на этот вопрос — в нашей статье.
Первые действия погорельца
Прежде всего компании следует запастись документами, подтверждающими факт произошедшего. Сразу же после происшествия организации нужно получить акт о пожаре. Его составляет командир отделения пожарного расчета, которое тушило пожар и первым прибыло на место происшествия. В этом документе может быть указано, в частности: когда был обнаружен пожар и вызвана пожарная бригада, время ее прибытия на место пожара, сколько расчетов было использовано при тушении, какие средства пожаротушения использовались (приказ МЧС России от 31.03.2011 № 156 «Об утверждении Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны).
Обратите внимание: на этом этапе причина пожара определяется исходя из показаний очевидцев (если они были на месте происшествия). Поэтому в акте она может быть указана, а может и отсутствовать. В последнем случае, как правило, пишется общая фраза: «Причина пожара устанавливается».
После пожара на место происшествия должен прибыть дознаватель Госпожарнадзора (ГПН). Он производит осмотр места пожара и составляет соответствующий протокол. Иногда на осмотре могут присутствовать специалисты Испытательной пожарной лаборатории (ИПЛ), которые участвуют в осмотре, производят фотографирование и изъятие вещественных доказательств. Данная служба входит в состав МЧС, так же как и ГПН. По просьбе дознавателя специалисты ИПЛ могут провести исследования и составить техническое заключение о причине пожара.
В случае если на месте происшествия нет погибших, дознаватель ГПН должен составить постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.
О том, какое значение имеют акт о пожаре, протокол осмотра места происшествия, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела для целей налогообложения, мы расскажем далее.
Проводим инвентаризацию
В случае пожара надо обязательно провести инвентаризацию. Основания:
-
п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
-
п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.06.98 № 34н;
-
п. 1.5 Методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее — Методические рекомендации).
Обратите внимание: проводить инвентаризацию следует на следующий день после пожара (постановление ФАС Московского округа от 06.07.2010 № Ф05-5947/2010).
Для ее проведения руководителю организации нужно оформить приказ. Он может быть составлен по форме № ИНВ‑22. Среди прочего в нем указывается причина проведения инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств отражаются в инвентаризационных описях (актах), на которых должны быть проставлены подписи материально ответственных лиц (п. 2.4, 2.5, 2.9—2.11 Методических указаний).
По результатам инвентаризации составляется акт. В акте инвентаризации следует зафиксировать стоимость уничтоженного имущества.
«Срок годности» документов
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководством организации (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта и других документов, связанных с организацией и ведением учета, срок хранения не менее пяти лет, считая с 1 января года, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Некоторые документы, например, годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним, нужно хранить постоянно, а кадровые документы — в течение 75 лет (подп. «б» п. 351, п. 657, 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, организациям, в том числе и налоговым агентам, необходимо хранить четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). При этом течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Восстанавливаем документацию
Руководитель организации обязан знать, какие документы, связанные с ее хозяйственной деятельностью, имеются в наличии и где они фактически находятся. Поэтому бремя доказывания причин отсутствия документов (их передачи, утраты, уничтожения, несоставления и т. п.) лежит на генеральном директоре. К такому выводу приходят суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 20.12.2013 № Ф05-16089/2013).
В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин происшествия. Для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом. Он должен быть утвержден руководителем организации.
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов. Для этого должно быть назначено ответственное лицо, которое может получить дубликаты (копии) документов от клиентов, контрагентов, обслуживающего банка, налоговой инспекции.
Порядок оформления копий документов регламентирован п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, если она в компании есть.
Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное лицо должно составить соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) должна быть подшита и храниться в организации.
Для восстановления документов об оплате организация может обратиться в обслуживающий банк. В банке она может получить выписку о проведенных операциях по расчетному счету и копии платежных поручений. Это также поможет выявить контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись в безналичном порядке, для того чтобы организация смогла обратиться к ним за копиями соответствующих документов (договоров, актов, накладных, счетов-фактур). С выявленными таким образом контрагентами и на основании полученных копий платежных поручений организация сможет произвести и сверку расчетов.
Чтобы подтвердить, что приняты все меры по восстановлению документации, организации надлежит сохранить копии писем, отправленных контрагентам. В случае если организация не получила ответы от контрагентов, которые перестали осуществлять предпринимательскую деятельность и были ликвидированы, для подтверждения данного факта организации надлежит обратиться за получением выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
За копиями уже сданных бухгалтерских отчетов и налоговых деклараций организация вправе обратиться в свою налоговую инспекцию по месту регистрации. Эти данные помогут налогоплательщику восстановить общий размер сумм перечисленных налогов. Правда, у налоговых органов отсутствует обязанность по предоставлению копий бухгалтерских отчетов и налоговых деклараций по просьбе налогоплательщика.
Обязанность по информированию налоговой инспекции об утрате документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, в том числе по причине пожара, НК РФ не устанавливает. Кроме того, налоговое законодательство не устанавливает механизм восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам.
Обратите внимание: финансисты рекомендуют принять все меры по восстановлению утраченных документов. Даже тех, которые уже были проверены ранее налоговиками, например, при выездной налоговой проверке. Этот вывод следует из писем Минфина России от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288.
Что касается судебной практики, то некоторые суды указывают на необходимость уведомления руководителем организации налоговой инспекции о факте утраты бухгалтерских документов и о невозможности их полного восстановления (постановление ФАС Поволжского округа от 10.04.2012 № А65-6062/2011). Рекомендуем приложить к такому уведомлению акт комиссии, установившей факт утраты (гибели) документов, а также акт о прекращении работ по восстановлению утраченных документов. На основе восстановленной документации организация должна заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.
При этом суды допускают ситуацию, что в некоторых восстановленных документах могут присутствовать недостатки оформления. Например, могут отсутствовать подлинные подписи ответственных должностных лиц, при условии, что это было вызвано невозможностью их проставления. Поэтому с учетом п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах могут быть истолкованы судом в пользу налогоплательщика (постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 № КА-А40/80-09).
Документов нет, будет ли наказание?
В Налоговом кодексе нет прямой обязанности для налогоплательщика, утратившего документы по причине форс-мажорных обстоятельств, например, пожара, их восстанавливать. Однако законодатель предусмотрел меры налоговой, административной и уголовной ответственности за несохранность документов.
Начнем с налоговой ответственности. За непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, может наступить ответственность, установленная ст. 126 НК РФ, в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. На это обратил внимание Минфин России в письмах от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191.
Однако суды в рассматриваемой ситуации принимают сторону налогоплательщика. Они указывают, что налогоплательщик может быть привлечен к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ только при непредставлении документов, которые имеются у него в наличии. В случае если им была представлена справка отдела ГПН о подтверждении факта пожара, в действиях лица по непредставлению документов, уничтоженных пожаром, отсутствует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 126 НК РФ (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2010 № А42-1558/2009). Правда, некоторые арбитры отмечают, что если организация не принимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, то факт утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств не признается обстоятельством, которое исключает вину налогоплательщика (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2012 № А56-57515/2011).
Далее. За нарушение требований законодательства о хранении документов, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрены меры административной ответственности соответственно ст. 13.25, 13.20 КоАП РФ.
За утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ. Это может произойти, если непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.
Обратите внимание: необеспечение в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 29 Закона № 402-ФЗ сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей) и уплату (удержание) налогов, а также их восстановления в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и пр.) может привести к включению налогоплательщика в план выездных налоговых проверок. Данный вывод следует из абз. 1, 3 п. 9 Общедоступных критериев оценки рисков, приведенных в приложении 2 к приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ‑3-06/333@.
Потери от пожара в расходы
Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). К таким потерям, в частности, можно отнести стоимость уничтоженных или испорченных запасов, товаров, материалов и иного имущества, принадлежащего организации, фактически осуществленные расходы, связанные с ликвидацией последствий стихийных бедствий и аварий, за вычетом стоимости полученного при этом металлолома, топлива и других материалов. Исключение — стоимость арендованного, полученного в залог или комиссионного имущества. Такую позицию высказали специалисты Минфина России в письме от 24.09.2007 № 03-03-06/1/691. При этом финансисты отметили, что для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов потерь от пожара организации необходимо иметь:
-
справку ГПН, протокол осмотра места происшествия, акт о пожаре, которыми устанавливается причина возгорания;
-
акт инвентаризации. При этом в акте нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.
А факт отсутствия виновных в пожаре лиц должен подтверждаться справкой о прекращении уголовного дела (письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 № 16-15/065190). В случае если впоследствии будут выявлены виновные в пожаре лица, суммы возмещения ущерба от пожара должны быть включены в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 24.09.2007 № 03-03-06/1/691).
Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, то у налоговиков на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ появится право исчислить суммы налогов расчетным путем (постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 № Ф05-2554/2013).
НДС: восстанавливать или нет?
Выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией, в частности, в результате пожара, объектом налогообложения по НДС не является (ст. 39, 146 НК РФ). На этом основании Минфин России считает, что суммы НДС, принятые к вычету по утраченным в результате пожара товарам, в том числе и по основным средствам, подлежат восстановлению (письмо от 15.05.2008 № 03-07-11/194).
Однако налоговики в письме от 21.05.2015 № ГД‑4-3/8627@ пришли к иному выводу. Они сослались на позицию ВАС РФ, изложенную в решении от 23.10.2006 № 10652/06. В нем сказано, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятых к вычету сумм НДС должна быть предусмотрена законодательством. Пункт 3 ст. 170 НК РФ устанавливает случаи, при которых суммы НДС подлежат восстановлению. В случаях же, не перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, суммы НДС восстанавливать не нужно.
Указанная позиция ВАС РФ нашла отражение в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2009 № А56-5351/2009, Северо-Кавказского округа от 31.07.2009 № А53-426/2009, Поволжского округа от 10.05.2011 № А55-17395/2010.
Поэтому, по мнению ФНС России, суммы НДС, ранее правомерно принятые к вычету, при выбытии имущества в результате пожара восстановлению не подлежат.
Вычет по НДС при утрате документов
Вычеты по НДС являются обоснованными только при наличии счета-фактуры. Суды исключают возможность применения расчетного метода в целях определения суммы налоговых вычетов по НДС при отсутствии соответствующих первичных документов (постановления ФАС Дальневосточного округа от 31.03.2015 № Ф03-838/2015, Северо-Кавказского округа от 12.07.2013 № А15-582/2011). Ведь документальное обоснование права на налоговый вычет сумм НДС, уплаченных контрагентам при приобретении товаров (работ, услуг), лежит на налогоплательщике.
При утрате первички подтверждающими документами могут служить копии счетов-фактур, а также иных документов, подтверждающих сумму НДС, предъявленную к оплате по счетам-фактурам контрагентами налогоплательщика при расчетах за поставленные товары (работы, услуги) (определения ВАС РФ от 10.04.2012 № ВАС‑3372/12, от 20.07.2012 № ВАС‑8902/12, постановление Президиума ВАС РФ от 09.11.2010 № 6961/10).
Восстанавливаем документы по страховым взносам
Для восстановления документов об уплате страховых взносов организация может обратиться в обслуживающий банк. В банке она может получить выписку о проведенных операциях по расчетному счету и копии платежных поручений.
За копиями уже сданных расчетов по уплате страховых взносов организация вправе обратиться в территориальные органы ПФР и ФСС России по месту своей регистрации. Эти данные помогут налогоплательщику восстановить общий размер сумм перечисленных страховых взносов.
Однако у внебюджетных фондов, как и у налоговых органов, отсутствует обязанность по предоставлению копий расчетов по уплаченным страховым взносам. Чтобы не возникло претензий при проверке, мы рекомендует запросить эти отчеты, составив письменный запрос. В нем нужно указать причину утраты расчетов. Запрос лучше оформить в двух экземплярах, на одном из которых должна быть проставлена отметка территориального органа ПФР и ФСС России.
Напомним, что база для начисления страховых взносов определяется отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
Застрахованным лицам открываются индивидуальные лицевые счета в ПФР, на которых отражаются суммы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемые работодателями (подп. 14 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
На официальном сайте ПФР в интернете был запущен электронный сервис «Личный кабинет застрахованного лица». Через «Личный кабинет» каждый работник может узнать, в частности, о сумме страховых взносов за отчетный период, своем доходе, на который были начислены страховые взносы.
Все представленные в «Личном кабинете» сведения о пенсионных правах граждан сформированы на основе данных, которые ПФР получил от работодателей (Информация ПФР «Пенсионная система: что ждет россиян в 2015 году»).
Полученные через «Личный кабинет» данные каждый из работников организации сможет предоставить своему работодателю для восстановления его учетных данных по уплаченным страховым взносам.