Автоматизация платежного процесса — инструмент повышения эффективности

| статьи | печать

Когда бизнес развивается быстрыми темпами, специалисты финансового подразделения не всегда успевают подстроиться под масштабы изменений. В таком случае может помочь автоматизация некоторых функций. О том, как автоматизация процессов казначейства способствовала существенному повышению эффективности компании в целом, рассказывает Михаил Хорошев, руководитель казначейства компании «Роникон».

Компания производит современные шкафы-купе, бизнес развивается быстро и успешно. На определенном этапе столк­нулись с болезнью роста — изменение внутренних процессов не успевало за изменением масштабов бизнеса. Стали возникать вопросы, в том числе и по работе с денежными средствами. Детально изучив сложившийся платежный процесс, выявили следующую последовательность действий:

  • сотрудник компании, получив у контрагента счет, передавал его в бухгалтерию;
  • бухгалтер, обнаружив у себя новый счет, делал некую форму заявки и передавал ее в казначейство;
  • финансовый контролер казначейства собирал в течение недели заявки, готовил сводный перечень на будущую неделю, согласовывал его у директора и ставил в оплату;
  • оплата производилась исходя из текущего наличия денежных средств.

В данном процессе регулярно возникали сбои — счета терялись или задваивались, бухгалтер иногда не вовремя передавал заявку, у директора появлялись вопросы по заявке, на которые никто не мог ответить, так как не было понятно, кто инициатор платежа, и т.п. В результате допускались просрочки по платежам, что приводило к ухудшению взаимоотношений с контрагентами. Планирования как такового не было, а об эффективности этого процесса вообще никто не задумывался.

Когда бизнес растет на 30—35% в год, а денежные средства есть всегда, подобная организация работы — не самая большая проблема компании. Однако кризис 2008 г. заставил по-другому взглянуть на финансовый блок компании. Было принято решение наладить работу, в том числе в части платежного процесса.

Разбили платежный процесс на этапы и регламентировали их

Прежде всего определили для себя платежный процесс как логическую последовательность действий, осуществляемых для корректного проведения и учета всех операций с денежными средствами. Чтобы сделать платежный процесс прозрачным, выделили в нем три основных этапа:

  • планирование денежных потоков;
  • согласование и осуществление платежей;
  • учет платежей и формирование отчетности об операциях.

В их рамках были выделены следующие задачи:

  • максимально вовлечь сотрудников компании в процесс планирования денежных потоков и контроля взаиморасчетов с контрагентами;
  • сократить время на согласование платежей;
  • создать инструмент контроля согласования платежей, то есть иметь оперативную информацию об инициаторе платежа, процессе его согласования, дате осуществления платежа и т.д.;
  • максимально автоматизировать все процессы для исключения ошибок из-за человеческого фактора.

Начали с разработки регламента осуществления платежей, детально описывающего всю процедуру, чтобы ни у кого из сотрудников не возникало вопросов при необходимости оплаты какого-либо счета.

Также в регламенте были определены:

  • порядок и требования по формированию месячных планов движения денежных средств (ДДС);
  • порядок и требования к оформлению заявки на расход денежных средств (ЗРДС);
  • порядок согласования ЗРДС/месячных планов;
  • роли пользователей и границы их ответственности в рамках процедур согласования;
  • время согласования ЗРДС/месячных планов на каждом этапе;
  • перечень отчетов, порядок и сроки их формирования.

Рассмотрим подробнее основные этапы платежного процесса.

Выстроили и автоматизировали работу с заявками на расход денежных средств

В компании существует два ­горизонта планирования движения денежных средств — годовой бюджет и месячный оперативный план ДДС (табл. 1).

Годовой бюджет формируется казначейством в рамках общего бюджетного процесса по компании, утверждается на весь год и практически не подлежит изменению. Составляется он на основе бюджета доходов и расходов компании и используется:

  • для определения политики (лимитов) заимствований или размещения средств на год;
  • ежемесячного план-фактного анализа ДДС;
  • расчета мотивации.

Месячный оперативный план ДДС формируется каждым подразделением ежемесячно на основе текущих прогнозов платежей и поступлений и является базой для контроля фактических платежей. Оперативные планы ДДС используются с целью:

  • определения конкретных сумм привлечения или размещения денежных средств на текущий месяц;
  • еженедельного план-фактного анализа ДДС в рамках плани­руемого месяца;
  • сравнения текущей фактичес­кой ситуации с годовым бюджетом ДДС;
  • контроля фактических заявок на платежи.

После утверждения месячного оперативного плана ДДС в системе появляется возможность оформления конкретных заявок на расходы в соответствующем периоде. Согласование таких заявок происходит в порядке, приведенном в табл. 2.

Заявитель создает ЗРДС, указывая основные параметры для платежа (контрагента и договор, сумму и описание, подразделение и статью ДДС, дату платежа). При записи новой ЗРДС происходит проверка соответствия заявленной суммы в разрезе подразделения/статьи ДДС согласованному на данный период оперативному плану ДДС.

Исходя из текущих задач подразделения, руководитель подразделения оценивает необходимость данного расхода (как с точки зрения платежа как такового, так и с точки зрения сроков осуществления платежа) и подтверждает (либо отклоняет) ЗРДС. При согласовании руководителем подразделения ЗРДС повторно сравнивается с оперативным планом ДДС.

Руководитель дирекции (направления) оценивает необходимость данного расхода с учетом стратегических задач компании и подтверждает (­либо отклоняет) ЗРДС.

Затем бухгалтер проверяет соответствие заявленного расхода требованиям бухгалтерского учета. Сверяются взаиморасчеты с клиентами, проверяется наличие первичных документов по предыдущим оплатам и т.п. И при отсутствии замечаний ЗРДС согласуется и попадает к финансовому контролеру казначейства.

Соответствие заявленного расхода требованиям управленческого учета и полноту информации для осуществления платежа, а именно корректность подразделения и статьи ДДС, реквизитов контрагента, при необходимости — наличие дополнительных внутренних согласований, проверяет финансовый контролер. Он указывает и счет/кассу, из которой будет осуществлен расход, и дату фактического платежа после утверждения заявки.

Отклоненные на любом этапе ЗРДС возвращаются заявителю с обязательным указанием причин отклонения. После устранения замечаний ЗРДС возвращается на тот этап, по которому был отказ.

На основании утвержденных ЗРДС формируются платежные документы. Причем в программе реализован сис­темный запрет на формирование таких документов без ссылки на утвержденную ЗРДС. Оформленное платежное поручение опять-таки через стандартный функционал ERP-системы выгружается в банк-клиент, элект­ронная выписка из которого на следующий день загружается в ERP-систему. Сформированные накануне платежи отмечаются как осуществленные, а поступления средств разносятся по заказам покупателей. Таким образом, работа с банк-клиентами максимально автоматизирована, вручную вводятся только валютные платежи, которых очень мало.

При формировании отчетности по платежам доработали некоторые формы

В компании существует несколько отчетов по ДДС, формируются они в следующее сроки:

  • годовой бюджет ДДС составляется один раз, обычно за ­три-пять недель до начала планового периода, и является основой для принятия стратегических решений;
  • месячный план ДДС формируется ежемесячно, за три-четыре дня до начала планируемого месяца, и служит основной принятия текущих (краткосрочных) решений, на рис. с. 18;
  • сопроводительное письмо по месячному плану составляется вместе с месячным планом ДДС и является своего рода сбалансированной системой показателей. Здесь приведен анализ влияния предварительного месячного плана ДДС на финансовое состояние компании, его сопоставление с годовым бюджетом, а также анализ ключевых показателей, влияющих на весь бизнес компании, — принятые заказы покупателей, величина кредитного портфеля, объем кредиторской и дебиторской задолженности, запасы сырья и готовой продукции и т.п.;
  • еженедельный план-факт отчет ДДС формируется по факту прошедшей недели, а в качестве плана берутся данные месячного плана ДДС;
  • ежемесячный план-факт отчет ДДС составляется на основании факта прошедшего месяца и сравнивается с плановыми данными годового бюджета ДДС.

Все отчеты (за исключением сопроводительного письма) формируются в ERP-системе с использованием стандартных инструментов — анализа движения денежных средств, оборотов по статьям бюджетов, сравнительного анализа оборотов по статьям бюджетов.

Что же касается техничес­кой стороны проекта, то для упрощения работы пользователей была разработана визуальная форма планирования платежей и предоставления данных по подразделениям для ввода оперативного месячного плана ДДС, который проходит те же этапы согласования, что и ЗРДС (за исключением бухгалтерии).

С учетом принятого в компании процесса согласования расходов немного доработали ЗРДС, в нее добавили следующие поля:

  • «Желаемая дата расхода» — дата указывается заявителем в момент формирования ЗРДС и служит ориентиром для финансового контролера при формировании платежного календаря;
  • «Состояние» — в этом поле указывается соответствующее этапу согласования состояние, в котором находится заявка;
  • признаки «Включать в платежный календарь», «Разрешить оплату», «Утверждено гендиректором» устанавливаются после утверждения заявки для формирования платежного календаря и реестра фактических платежей на день.

Все поля документа, определяющие назначение платежа (организация, контрагент, договор, статья ДДС, подразделение, описание), являются обязательными для заполнения.

Также был доработан формат и графическое отображение платежного календаря. В нем отражаются только ЗРДС с состоянием «Утверждена», при этом, в зависимости от указанных признаков, они отражаются разными цветами. Такой подход упрощает работу финансового контролера при составлении плана платежей на день.

Реализация проекта привела к изменениям в компании

Количественные показатели оценки эффективности проекта приведены в табл 3.

Время от инициации до утверждения заявки составляет теперь не более трех дней, при этом в любой момент можно уточнить, на каком этапе находится заявка. Мы получили адекватный оперативный план движения денежных средств (а точность ОП ДДС составляет в среднем 90—95%), благодаря которому можно оптимально использовать денежные средства компании. Несмот­ря на увеличение числа за­явок, трудозатраты на их обработку существенно снизились, и в освободившееся время решаются другие задачи.

Не менее важны качественные изменения в компании, связанные с данным процессом.

Участие в процессах планирования денежных потоков и согласования платежей своего подразделения повысило вовлеченность руководителей в деятельность компании. Повышается финансовая грамотность сотрудников, чувство ответственности за результат, по-другому воспринимаются внут­ренние процессы компании. Более того, некоторые технические доработки платежного процесса были инициированы сотрудниками других подразделений.

Появились стандартные требования к исходным данным для работы в рамках платежного процесса, что привело к дальнейшему упрощению работы. Например, указание в договорах условий расчетов (графика платежей, количества дней отсрочки, кредитные лимиты и т.п.) позволило без лишних трудозатрат получить отчет о кредиторской задолженности.

Кроме того, были стандартизированы условия работы с внешними контрагентами, оптимизированы внутренние бизнес-процессы, исключены дублирующие или избыточные функции внутри компании.

День
Неделя
Месяц