1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1565

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в Трудовой кодекс РФ введена глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Нормы трудового законодательства в данном случае более актуальны для кадровых служб. Однако у бухгалтера тоже порой возникают сложности с сотрудниками, работающими удаленно, в том числе имеющие налоговые последствия. Рассказываем о важных нюансах взаимоотношений с дистанционным работником.

Не секрет, что сотрудник, работающий не по месту нахождения организации, — это реальный шанс формирования обособленного подразделения, подлежащего постановке на учет в налоговом органе по месту его работы с уплатой части налогов.

Кроме того, если такого сотрудника направить в командировку, придется обосновывать, почему билеты, купленные за счет фирмы и списываемые в расходы, содержат пункт отправления и возвращения, отличный от местонахождения работодателя.

Правовые основы дистанционной работы

Обратимся к ст. 312.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ей дистанционная работа — это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под конт­ролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Таким образом, сразу становится ясно, что наем дистанционного работника не приводит к формированию обособленного подразделения. Ведь статья 11 НК РФ предписывает считать обособ­ленным подразделением любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

В случае с дистанционными работниками работодатель не предоставляет им оборудованных стационарных рабочих мест.

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Однако до недавнего времени не был урегулирован именно вопрос документооборота работодателя с таким работником. С ним нужно подписать трудовой договор; знакомить его с приказами, распоряжениями, заданиями; сам работник может обращаться к работодателю с заявлениями, сдавать завершенные работы и т.д. Все это обычно требует оформления бумажных документов, что в случае с дистанционной работой затруднительно.

Эти вопросы и разрешает глава 49.1 ТК РФ. В частности, ею преду­смотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами и определено, что в таких документах должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

Если в соответствии с ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник может сделать это в форме электронного документа.

Для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами, НПА по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Трудовой договор с дистанционным работником

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ). В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

При заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, обычно предъявляемые претендентом при трудоустройстве, преду­смотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании самостоятельно.

Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации, коллективным договором может осуществляться путем обмена электронными документами.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе.

При отсутствии соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться дополнительное условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

В этом случае работнику может выплачиваться компенсация за использование личного имущества в служебных целях, размер которой определяется сторонами трудового договора по соглашению, включается в полном объеме в расходы работодателя в целях налогообложения прибыли, не облагается НДФЛ и социальными страховыми взносами. Обоснование можно найти в ст. 188 ТК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письме Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.

В случае когда ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.