1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 12209

Готовимся к сдаче сведений по форме 2-НДФЛ

Организации, выплачивающие доходы физическим лицам, обязаны в срок до 1 апреля подать в налоговые органы сведения по форме 2-НДФЛ. И хотя форма справки и порядок ее заполнения существуют уже более двух лет, у бухгалтеров при ее составлении постоянно возникают вопросы. На что же нужно обратить внимание при подготовке сведений, чтобы не возникло проблем при их сдаче? Мы подготовили рекомендации с учетом последних разъяснений Минфина России и налоговых органов.

Для начала напомним, что форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Порядок заполнения). А правила представления таких сведений в налоговые органы содержатся в приказе ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ (далее — Порядок представления).

Правила для обособленных подразделений

Вопрос о порядке представления формы 2-НДФЛ организациями, которые имеют обособленные подразделения, часто возникает как у бухгалтеров, так и у представителей налогового и финансового ведомств. Остановимся на нем подробно.

От общего…

По общему правилу такие справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов. Об этом говорится в п. 2 ст. 230 НК РФ. Организация, имеющая обособленные подразделения, обязана встать на налоговый учет как по мес­ту нахождения головного офиса, так и по месту нахождения каждого из своих обособленных подразделений (ст. 83 НК РФ). При этом НДФЛ перечисляют в бюджет в следующем порядке:

  • налог, удержанный из доходов работников головного отделения, нужно заплатить в бюджет по месту регистрации головного отделения организации;
  • налог, удержанный из доходов работников обособленных подразделений, нужно перечислить по месту постановки на учет каждого обособленного подразделения.

Причем такие правила применяются независимо от того, имеют подразделения отдельный баланс или нет. Это следует из положений п. 7 ст. 226 НК РФ.

Как указано в письмах Минфина России от 06.02.2013 № 03-04-06/8-35 и от 04.12.2012 № 03-04-06/8-341, обязанность налоговых агентов представлять справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета корреспондирует с их обязанностью уплачивать НДФЛ также по месту налоговой регистрации. Это означает, что сведения о доходах работников должны поступать в те же налоговые инспекции, в которые организация перечисляет НДФЛ.

Таким образом, если у организации есть обособленные подразделения, справки по форме 2-НДФЛ нужно подавать:

  • в налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения организации в отношении доходов, выплаченных работникам головного офиса;
  • налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений в отношении доходов, выплаченных работникам таких подразделений.

Обратите внимание на порядок заполнения справок по форме 2-НДФЛ организациями, имеющими обособленные подразделения. Если о доходах, выплаченных работникам за год, отчитывается головной офис, то при заполнении справок указывают ИНН, КПП и ОКАТО головной организации. Если же форму сдает обособленное подразделение, то в ней указывают:

  • ИНН организации;
  • КПП организации по местонахождению обособленного подразделения;
  • код ОКАТО по местонахождению обособленного подразделения.

Об этом сказано в письмах ФНС России от 20.08.2012 № ЕД-4-3/13702@ и от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838@.

...к частному

Но ведь на практике зарплату (и другие доходы) работникам обособленного подразделения может выплачивать и головное отделение организации (например, в случае, если обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет самостоятельного расчетного счета).

Соответственно, в этом случае головное отделение удерживает НДФЛ с доходов таких работников, перечисляя налог по месту регистрации подразделений. Именно такая ситуация была рассмотрена в письме Минфина России от 06.02.2013 № 03-04-06/8-35. Как следует из разъяснений финансистов, вышеизложенные правила сдачи формы 2-НДФЛ применяются независимо от того, кто выплачивает доходы работникам обособленных подразделений: головной офис организации или обособ­­ленное подразделение. То есть в любом случае, когда речь идет о доходах персонала обособленных подразделений, справки по форме 2-НДФЛ представляет обособленное подразделение по месту своего учета. При этом дополнительно подавать справки о доходах своих работников по месту учета головной организации обособленные подразделения не должны.

Аналогичные выводы следуют и из более ранних разъяснений финансистов и налоговиков (см., например, письма Минфина России от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58, от 29.03.2010 № 03-04-06/55, от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26 и ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@, от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838@).

Если обособленные подразделения организации расположены в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций, то организация ставит обособленные подразделения на учет в одной из этих инспекций по своему выбору (п. 4 ст. 83 НК РФ). В эту же налоговую инспекцию можно подавать и справки по форме 2-НДФЛ по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории данного муниципального образования. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224 и от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26.

А как быть, если человек в течение налогового периода получал доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях организации? В этом случае НДФЛ с доходов такого работника перечисляется и по месту нахождения обособленного подразделения, и по месту нахождения головной организации с учетом отработанного времени. Соответственно, справки по форме 2-НДФЛ в этом случае подаются в разные налоговые инспекции:

  • по доходам за время, отработанное в головном отделении, — в инспекцию по месту его нахождения (с указанием КПП и кода ОКАТО головного офиса);
  • по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях, — в инспекции по местонахождению каждого подразделения (с указанием КПП и кода ОКАТО соответствующего обособ­ленного подразделения).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55.

Исключение из общего порядка представляет случай, когда к моменту представления справок по форме 2-НДФЛ подразделение было закрыто (ликвидировано). В этом случае сведения о доходах работников такого подразделения можно представить в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838).

Есть и еще одно исключение. Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, вправе самостоятельно выбирать инспекции, в которые они будут подавать справки 2-НДФЛ относительно работников обособленных подразделений. Это могут быть инспекции либо по местонахождению подразделений, либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. При выборе второго варианта инспекция, в которой организация зарегистрирована как крупнейший налогоплательщик, самостоятельно передаст сведения о доходах работников подразделений в инспекции по месту их нахождения (письмо ФНС России от 26.12.2012 № ЕД-4-3/22280@).

Если налог был излишне удержан

По общему правилу вернуть налогоплательщику излишне удержанный НДФЛ обязан налоговый агент. Для этого по заявлению работника налоговый агент перечисляет излишне удержанную сумму на его счет в банке. Причем эти правила действуют независимо от того, продолжаются трудовые отношения между организацией и работником или нет. Такой вывод следует из ст. 231 НК РФ и подтверждается письмом Минфина России от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430.

А в письме ФНС России от 29.01.2013 № ЕД-4-3/1224 рассмотрен частный случай такого возврата. Он относится к ситуации, когда негосударственные пенсионные фонды выплачивают налогоплательщикам доходы в рамках до­говоров негосударственного пенсионного обеспечения и как налоговые агенты удерживают с этих доходов НДФЛ. В свою очередь клиенты фонда имеют право на социальный налоговый вычет, предусмотренный подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ. Однако документы, подтверждающие право на вычет, фонд получает уже после того, как справки по форме 2-НДФЛ поданы в налоговую инспекцию. В результате перерасчета с применением вычетов налоговая база по НДФЛ у налогоплательщиков становится равной нулю. Поэтому и возникает необходимость в возврате налога клиентам и аннулировании первоначально поданных сведений по форме 2-НДФЛ.

Вот какой порядок действий предлагают налоговые органы для рассматриваемого случая. Налоговый агент должен вернуть налогоплательщику излишне удержанный налог в порядке, предусмотренном ст. 231 НК РФ. А ранее поданная справка по форме 2-НДФЛ в такой ситуации подлежит аннулированию. Для аннулирования представленных ранее сведений о доходах физических лиц налоговый агент должен в письменной форме обратиться в налоговую инспекцию по месту своего учета. В обращении необходимо указать следующую информацию:

  • ИНН/КПП, наименование налогового агента;
  • описание оснований, по которым представленные ранее сведения о доходах физлиц подлежат аннулированию;
  • наименование файла, содержащего сведения о доходах физлиц, подлежащие аннулированию, количество подлежащих аннулированию сведений в файле, дату передачи файла;
  • Ф.И.О., ИНН (при наличии), дату рождения физлица, сведения о доходах которого подлежат аннулированию;
  • номера и даты справок о доходах физлиц, подлежащие аннулированию.

По нашему мнению, порядок, изложенный в письме ФНС России, неприменим в отношении обычных организаций, выплачивающих доходы своим работникам. Такие организации должны применять общие правила перерасчета. А именно: если после подачи в инспекцию сведений о доходах физлица оказалось, что налоговая база была завышена (в том числе и в случае, если после перерасчета она оказалась равной нулю), а НДФЛ, соответственно, был излишне удержан, то в налоговую инспекцию надо представить уточненную справку по форме 2-НДФЛ взамен ранее поданной. Это следует из Порядка представления справки по форме 2-НДФЛ.

При оформлении новой справки в поле «№ __» указывают номер ранее представленной справки, а в поле «от __» отражают новую дату составления. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2975.

Порядок оформления уточненки в случае, если после увольнения работника и подачи по нему сведений по форме 2-НДФЛ за истекший налоговый период организация обнаружила завышение налога, разъяснен в письме ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-3/15317.

В уточненной справке необходимо исправить все неверные данные. Так, если была завышена сумма доходов и (или) налоговая база, заново рассчитанные показатели следует указать в соответствующих строках 5.1 и 5.2 раздела 5.

Сведения об уточненной сумме налога (образовавшиеся после перерасчета) отражаются:

  • по строке 5.3 «Сумма налога исчисленная»;
  • по строке 5.4 «Сумма налога удержанная»;
  • по строке 5.5 «Сумма налога перечисленная».

При этом по строке 5.5 нужно отразить не фактически перечисленную сумму НДФЛ, а сумму налога, подлежащую уплате в бюджет после уточнения налоговых обязательств работника. Строку 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» в уточненной справке заполнять не нужно.

В результате внесенных исправлений в карточке лицевого счета налогового агента сформируется переплата по НДФЛ. Она будет компенсирована за счет НДФЛ, удержанного из доходов других работников, но не перечисленного в бюджет в связи с возвратом уволенному работнику.

пример 1

Работник организации Тихомиров А.А. уволился в октябре 2012 г. За период работы в 2012 г. ему была начислена зарплата в сумме 580 000 руб., из которой был удержан НДФЛ в размере 75 400 руб.

Предположим, что в марте 2013 г. бухгалтер сдал в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ по доходам Тихомирова. После этого было обнаружено, что при расчете НДФЛ не учитывались стандартные налоговые вычеты на ребенка, которые полагались Тихомирову в январе — апреле 2012 г. Сумма вычетов составила 5600 руб. (1400 руб. х 4 мес.).

Таким образом, новая налоговая база по доходам Тихомирова равна 574 400 руб. (580 000 руб. – 5600 руб.). Соответственно, заново рассчитанная сумма НДФЛ — 74 672 руб. (574 400 руб. х  13 %). Переплата по НДФЛ составила 728 руб. (75 400 руб. – 74 672 руб.).

По заявлению бывшего работника эта сумма была перечислена на его счет в банке. Источником для возврата стали суммы НДФЛ, удержанные в 2013 г. из доходов других работников организации.

Бухгалтер пересчитал налоговые обязательства Тихомирова и передал в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ за 2012 г. В разделе 4 уточненной справки бухгалтер указал код стандартного налогового вычета на ребенка (114) и его сумму — 5600 руб.

В разделе 5 уточненных сведений о доходах Тихомирова за 2012 г. были отражены следующие данные:

— по строке 5.1 «Общая сумма дохода» — 580 000 руб.;

— по строке 5.2 «Налоговая база» — 574 400 руб.;

— по строке 5.3 «Сумма налога исчисленная» — 74 672 руб.;

— по строке 5.4 «Сумма налога удержанная» — 74 672 руб.;

— по строке 5.5 «Сумма налога перечисленная» — 74 672 руб.

В строках 5.6 и 5.7 бухгалтер поставил прочерки.

На практике возможен случай излишнего удержания НДФЛ, который произошел не по причине ошибки при исчислении налоговой базы и не из-за неправильного применения ставки налога, а из-за того, что налоговый статус работника изменился. Так, если в течение налогового периода работник считался налоговым нерезидентом, то его доходы облагались по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Если же по итогам года статус человека изменился и он стал налоговым резидентом, то к его доходам должна применяться общая ставка — 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). В этом случае, как подчеркнули финансисты в письме Минфина России от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335, возврат налога производится по правилам, установленным п. 1.1 ст. 231 НК РФ. А именно: налоговой инспекцией, в которой человек был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче им декларации по форме 3-НДФЛ и документов, подтверждающих статус налогового резидента, в порядке, установленном ст. 78 НК РФ. То есть в этом случае перерасчет НДФЛ и возврат излишне удержанных сумм осуществляет не организация (налоговый агент), а налоговые инспекции. Следовательно, подавать уточненную справку по форме 2-НДФЛ в такой ситуации организация не обязана.

Зарплата и отпускные отражаются по-разному

Говоря о справке по форме 2-НДФЛ, нельзя не напомнить об особенностях отражения в ней основных доходов работника — зарплаты и отпускных.

Оплата за труд…

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, если, например, зарплата за октябрь 2012 г. была выплачена работнику в ноябре 2012 г., то в разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ она указывается в составе доходов за октябрь. Соответственно, декабрьская зарплата, выплаченная в январе 2013 г., отражается в составе доходов налогоплательщика за 2012 г.

В письме ФНС России от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74 инспекторы обратили внимание на особенности, которые возникают при заполнении строки 5.5 «Сумма налога перечисленная» и связаны с уплатой налога с зарплаты работника за последний месяц отчетного года. По мнению налоговиков, если НДФЛ с декабрьской зарплаты был перечислен в бюджет в январе следующего года, сумма налога все равно должна быть включена в показатель строки 5.5 справки 2-НДФЛ за отчетный год.

...и за отдых

Совсем другой порядок применяется в отношении отпускных. Дело в том, что во время отпуска работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, поэтому к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет работника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Таким образом, в разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражают в составе доходов того месяца, в котором они были выплачены работнику, независимо от того, за какой месяц они были начислены. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2012 г., за отпуск, который заканчивается в январе 2013 г., нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2012 г. Согласны с этим и налоговики (письмо ФНС России от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888@).

пример 2

Работнику организации Творогову М.Б. предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 25 декабря 2012 г. по 10 января 2013 г. включительно. Работнику были начислены отпускные в сумме 20 000 руб. Вычеты по НДФЛ Творогову не положены. Таким образом, сумма НДФЛ с отпускных составила 2600 руб. (20 000 руб. х 13 %).

20 декабря 2012 г. работнику из кассы была выплачена вся сумма отпускных — 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.).

Несмотря на то что отпуск Творогова заканчивается в 2013 г., сумму начисленных и выплаченных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2012 г.

В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2012 г. бухгалтер отразил отпускные так:

— в графе «Месяц» — 12 (декабрь);

— в графе «Код дохода» — 2012;

— в графе «Сумма дохода» — 20 000 руб.