1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Разрешите выполнять? Добро! или Умейте правильно ставить задачу и контролировать ее решение

Каждый руководитель хотел бы иметь честных, надежных, ответственных, профессиональных сотрудников, умеющих мыслить и действовать сообразно текущему моменту, качественно выполнять работу. Сотрудники же, в свою очередь, мечтают об умном и все понимающем начальнике, который не стремится контролировать каждый их шаг, умеет толково объяснить, чего хочет достичь, к которому можно обратиться как с профессиональным вопросом, так и по «личному делу». И всем хочется взаимного уважения. Но очень часто отношения осложняются неумением ставить задачу и контролировать ее решение со стороны руководства, а также получать задание и контролировать его выполнение со стороны подчиненного.

SMART, или Сделаем это «по-умному»

Главная забота каждого начальника — это грамотно сформулировать подчиненному задачу и выдать ему задание. При этом важно, чтобы тот не только понял, что начальник хочет получить, но и ясно видел конечную цель своего труда.

Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, а еще значимой и соотносимой с конкретными сроками. Иначе такую цель называют «умной» или по первым буквам соответствующих английских слов SMART.

Но достижение любой цели требует совершения практических действий, решения конкретных задач и выполнения заданий.

Чтобы сформулировать задачу, руководителю необходимо, исходя из поставленной цели, ответить на вопросы: кто, что, как (какими средствами, ресурсами) — и спрогнозировать последствия. Если исполнитель осознает ответы, то можно надеяться, что он решит поставленную задачу, выполнит задание.

Любая задача должна быть изложена конкретно, в доступной и однозначной для понимания форме, чтобы ничего не оставалось «понятно по умолчанию».

Немаловажна и сама процедура постановки задачи. По словам Татьяны Мельниковой, начальника отдела по управлению персоналом блока «Сбытовые сети» компании ОАО «Альянс «Русский Текстиль», еще на стадии формулировки задачи необходимо оговорить (а лучше — прописать) критерии оценки ее результатов, при этом последующая оценка проводится именно на их основании (вполне логичный, но не всегда соблюдаемый на практики принцип). Кроме того, в процессе обсуждения задания у сотрудника обязательно должна быть возможность задать интересующие вопросы, что-то уточнить, а возможно, и внести дополнения в формулировку задачи — такой диалог позволит снизить риск ситуации, когда сотрудник не только не выполнит задания, но и не доложит о возникших трудностях в его реализации.

В качестве критериев можно использовать количественные измерители, например увеличение числа обслуживаемых клиентов за рабочую смену, скажем, на 5 человек; повысить ежедневную норму выработки на 1%; снизить дебиторскую задолженность на 1,2 млн руб., за одну неделю разработать и согласовать со всеми структурами Положение о маркетинговом подразделении и т. д.

Критерии оценки работы могут быть и качественными: эффективное использование рабочего времени, соответствие требованиям стандарта системы менеджмента качества и пр., а также нравственными, например нелояльность к коллегам и руководству, предоставление необходимой другим сотрудникам информации и т. д.

При постановке задач необходимо учитывать профессиональные возможности и личностные качества подчиненного, его опыт и индивидуальные особенности. То есть поставленная цель должна быть для сотрудника достижимой, а выдаваемое задание — выполнимым.

Цели ясны и задачи понятны

Обычно руководитель ставит задачи перед подчиненными, однако и они могут сами планировать свою работу. Как отметил Павел Еремин, ИТ-директор полиграфической компании, у каждого сотрудника в их подразделении есть текущий план, в котором отмечены его дела на каждый день в течение, например, недели. Начальник имеет как текущий, так и перспективный планы работ, а также план первоочередных, срочных и важных дел. Если происходит наложение этих планов, сотрудник и руководитель решают, какие из задач являются приоритетными на данный момент.

Формулируя задачу, руководитель четко должен представлять сроки, за которые она может и должна быть решена, в какие моменты сотруднику понадобится помощь или у него могут возникнуть препятствия.

Но чтобы стимулировать деятельность сотрудника, мотивировать его на качественное выполнение поручаемого задания в реальные сроки, ему необходимо объяснить его значимость, вклад в общее дело.

Экспромт хорош подготовкой

Для избежания разного рода ошибок необходимо досконально уточнить задание и все записать с максимальной детализацией на бумаге. Именно на бумаге, чтобы можно было зафиксировать достигнутое с начальником однозначное понимание задачи. Руководителю полезно последовательно задать подчиненному вопрос, правильно ли он понимает, что нужно сделать (тот должен четко и подробно перечислить, что). Аналогично должен поступить руководитель и для уточнения ответов на вопросы: кто обязан выполнить задание, кого из сотрудников можно привлекать к работе, как, то есть какими ресурсами, в какое время(время тоже ресурс), с какой целью и какие возможны последствия?

Руководителю следует помнить, что когда сотрудник активно обсуждает с ним порученное задание, предлагает свои варианты решения поставленных задач, то часто это означает не «строптивость» подчиненного, а его способность взять на себя полную ответственность задело.

Если вдруг прежде такой «активный» сотрудник изменил свое поведение при получении очередного задания и стал «сговорчивым и покладистым», то руководителю нужно не только принять этот факт во внимание, но и тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию: возможно, сотрудник хочет сменить место работы.

Далеко не все руководители любят, когда подчиненные начинают возражать, вносить свои предложения по выполнению задания и его срокам. Поэтому, соизмеряя свои возможности и профессиональный опыт и отстаивая свою точку зрения, при получении задания необходимо соблюдать меру и деликатность в разговоре со своим начальником. При взаимном уважении и руководитель, и его подчиненный заинтересованы в качественном выполнении задания и достижении поставленных целей в намеченные сроки. В противном случае обеим сторонам полезно вспомнить о том, что нынче не нанимают на работу, а работник сам выбирает, где ему трудиться, к чему приложить свою голову и руки.

К сведению

Упрощенный алгоритм постановки задачи:

1. Оценить ресурсы сотрудника (квалификацию, профессиональный опыт, личностные качества и возможности, уровень текущей загруженности, ответственность и т. д.).

2. Сформулировать задачу (кто, что, цель, как, последствия).

3. Достичь однозначного понимания и начальником, и подчиненным сформулированной задачи.

4. Установить срок решения задачи и критерии оценки выполненной работы.

5. Определить форму и сроки контроля выполнения задания.

6. Обсудить схему взаимодействия сотрудника и руководителя (возможность дополнительных переговоров, уточнения задания, привлечения других сотрудников и пр.).