От организаций, которые пока не перешли на безналичную выплату зарплаты, но собираются это сделать в ближайшее время, в редакцию газеты поступает много вопросов. Ответить на наиболее актуальные из них мы попросили Игоря Ивановича Дудоладова, начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Роструда.
Нужно ли согласие работников на выплату зарплаты в безналичной форме?
Прежде чем начать зарплатный проект, необходимо документально оформить переход на новую систему расчетов между работодателем и работниками. С работниками следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об условиях перечисления заработной платы на карту, как того требует ст. 72 ТК РФ. Сделать это можно только при добровольном согласии работников. Обязать их получать зарплату в безналичной форме нельзя. Если договориться о перечислении денег на карту с каким-либо из сотрудников не удалось, нужно платить наличными.
Какие документы надо оформить для начисления зарплат на карты?
Перечень документов для заключения договора на ведение зарплатного проекта предоставит банк, выбранный организацией. Как правило, это учредительные и регистрационные документы (копии, заверенные подписью генерального директора и печатью организации), карточка с образцами подписей генерального директора и главного бухгалтера, письмо на бланке организации о приеме на обслуживание в рамках зарплатного проекта, справка из банка об остатке средств на расчетном счете, карточка сведений об организации. Форму договора об условиях зарплатного счета также предоставит банк.
После подписания договора надо подготовить документы для открытия банковских счетов работникам. Процедура довольно хлопотная, но она стоит того. Для открытия банковского счета необходимы следующие документы:
1. Копия документа, удостоверяющего личность работника.
2. Анкета-заявление.
Форма анкеты-заявления у каждого банка своя и обычно предоставляется в электронном виде.
3. Памятка с персональными данными работников.
Это сводная таблица с обязательными сведениями из анкеты-заявления каждого работника. Обычно это большой файл в программе Excell, где каждый вид сведений вносится в отдельную графу (предоставляется в банк строго в электронном виде).
4. Реестр работников на оформление пластиковых карт.
Это перечень работников (фамилия, имя, отчество) с указанием срока работы в организации (на бумажном носителе). Необходим для того, чтобы сотрудникам, проработавшим в организации более шести месяцев, банк мог предоставить более выгодные условия, например льготное кредитование.
5. Доверенность на получение пластиковых карт и иных документов по зарплатному проекту.
Выдается уполномоченному сотруднику организации и подписывается работником (форму доверенности также предоставляет банк).
После того как все документы подготовлены и переданы в банк в течение установленного срока, эмитируются (выпускаются) пластиковые карты.
Нужно ли в связи с переходом на безналичную выплату зарплаты вносить изменения во внутренние документы организации?
Изменения вносятся в локальные нормативные акты — Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, должностные инструкции работников кадровой службы и бухгалтерии. С изменениями следует ознакомить работников. Изменения в локальные нормативные акты вносятся приказом по основной деятельности.
Может ли банк отказать в выдаче зарплатной карты?
Да, может. Причем объяснять причины отказа банк не обязан. Такое может случиться, например, если у работника кредитные обязательства в другом банке.
Если банк отказал в выпуске карты в рамках зарплатного проекта, можно ли перечислять зарплату на другую банковскую карту работника?
Действующее законодательство не содержит запрета на перечисление заработной платы на личную банковскую карту работника при наличии заявления от него. Правда, в этом случае по общему правилу бухгалтерии организации придется дополнительно, вне зарплатного проекта, оформить платежные поручения на выплату заработной платы, а именно на сумму зарплаты и комиссию банка, а затем в банковской программе сформировать реестр с указанием фамилии, имени, отчества, расчетного счета и суммы заработной платы работника.
Какие последствия могут быть, если работник, заполняя анкету банка, допустит ошибку в имени, ведь оно пишется латиницей?
Анкету должен заполнять не работник, а представитель работодателя. Будьте внимательны при заполнении анкеты-заявления, особенно графы «Фамилия и имя как в загранпаспорте», на английском языке. Неправильное написание фамилии и имени работника в анкете-заявлении, а значит, и на пластиковой карте может привести к недоразумениям при оплате покупок в магазинах и использовании карты за пределами России. Если у работника загранпаспорта нет, во избежание ошибок лучше воспользоваться правилами транслитерации (процесс замещения букв русского алфавита на соответствующие буквы или сочетания букв английского алфавита).
Как правильно и в каких документах зафиксировать выдачу карты работнику?
Получив по доверенности пластиковые карты, уполномоченный сотрудник кадровой службы выдает их работникам вместе с конвертами, в которые вложены ПИН-коды. Работники собственноручно расписываются в реестре на выдачу карт, подтверждая их получение. Затем каждый работник пишет заявление о перечислении заработной платы на его расчетный карточный счет в банке. Реестр с личными подписями работников и заявления о перечислении денег на карту передаются в бухгалтерию организации. При заполнении заявления на перечисление зарплаты на расчетный карточный счет в рамках зарплатного проекта включать в заявление реквизиты банка полностью нет необходимости. Достаточно указать номер расчетного счета и номер карты. Обратите внимание: активация карты происходит в момент зачисления на нее денежных средств.
Можно ли на зарплатную банковскую карту материально ответственного работника помимо зарплаты перечислять подотчетные деньги?
Однозначного ответа на этот вопрос законодательные нормы не содержат. Ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется заработная плата работника, не установлено. К числу нарушений порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ). Однако, чтобы избежать споров с налоговыми органами, все расчеты по подотчетным суммам целесообразно проводить через кассу.
Как исключить работника из зарплатного проекта при увольнении?
При увольнении работнику вручается уведомление об исключении из зарплатного проекта. Такое же уведомление с указанием фамилии, имени, отчества и номера банковской карты работника направляется и в банк. Между тем картой работник может пользоваться и дальше. Тогда плату за обслуживание он будет вносить самостоятельно согласно тарифам банка. Работник, который решил больше не использовать карту, должен прибыть в банк, написать заявление об отказе от нее. Карта будет закрыта.