С этого года ст. 231 НК РФ действует в новой редакции. Изменения существенно конкретизировали порядок возврата налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ. Однако вопросов у компаний остается немало. На некоторые из них Минфин России ответил в письме от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112.
Mail.ru: «У вас 1 новое письмо»
Первый вопрос, рассмотренный Минфином России, связан с порядком уведомления работника о сумме излишне удержанного НДФЛ. Можно ли это сделать по электронной почте, или необходимо направлять сообщение только на бумаге?
Налоговый агент обязан сообщить работнику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания НДФЛ и сумме излишне удержанного налога в течение десяти дней с даты обнаружения такого факта (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Однако форму и способ сообщения работнику об этом Налоговый кодекс не определяет.
По мнению специалистов финансового ведомства, налоговый агент вправе сообщить физическому лицу об излишнем удержании НДФЛ и сумме налога, подлежащей возврату, в произвольной форме. То есть использовать для этого справку по форме 2-НДФЛ нет необходимости.
Способ направления такого сообщения надо предварительно согласовать с работником. Если с его стороны возражений нет, направить сообщение можно и по электронной почте через Интернет. При этом, по нашему мнению, компании следует озаботиться получением подтверждения о доставке сообщения. Если оно направляется по электронной почте, надо не забыть поставить «флажок» в полях «важное» и «с уведомлением».
Ждать от работника повторного заявления не нужно
Возврат излишне удержанного НДФЛ налоговый агент производит за счет сумм налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей, в течение трех месяцев со дня подачи работником соответствующего заявления. Причем возврат осуществляется как за счет НДФЛ, который будет исчисляться с доходов данного работника, так и за счет сумм налога, удерживаемого налоговым агентом с доходов, выплачиваемых другим сотрудникам (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Таким образом, для возврата излишне удержанной суммы НДФЛ налоговый агент вправе уменьшить предстоящие платежи по всем работникам, налог с доходов которых он будет удерживать в течение трех месяцев со дня подачи сотрудником заявления на возврат налога.
Между тем этой суммы может оказаться недостаточно для возврата излишне удержанной суммы НДФЛ в трехмесячный срок. Тогда налоговый агент в течение десяти дней с даты подачи ему работником заявления направляет в инспекцию по месту своего учета заявление на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Здесь имеет место неопределенность в отношении срока направления налоговым агентом заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ налоговому органу. Следует ли это делать строго по истечении десяти дней с момента получения от работника заявления на возврат либо только по истечении установленного для возврата трехмесячного срока? Надо ли требовать от работника повторное заявление на возврат суммы НДФЛ, которую работодатель не успел вернуть в предусмотренный трехмесячный срок?
Финансисты разъяснили, что трехмесячный срок, закрепленный в п. 1 ст. 231 НК РФ, является максимальным для возврата налоговым агентом работнику излишне удержанных сумм НДФЛ с момента подачи последним заявления. Налоговый агент принимает решение о самостоятельном возврате сумм НДФЛ либо об обращении в налоговый орган за возвратом ему сумм налога непосредственно после получения заявления работника. То есть, получив заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ, работодатель должен провести экспертную оценку своих возможностей по самостоятельному осуществлению возврата работнику налога в установленный трехмесячный срок. И, если бухгалтер компании считает, что сделать это в трехмесячный срок не удастся, надо сразу реализовать план Б, обратившись за помощью в налоговую инспекцию.
Вопрос о повторном заявлении налогоплательщика решается сам собой. Кстати, ожидая от работника повторного заявления по истечении трехмесячного срока, компания рискует получить от него требование об уплате процентов за просрочку возврата оставшейся суммы налога. Ведь, если срок возврата налога нарушен, налоговый агент должен за каждый день просрочки начислить в пользу физического лица проценты на сумму невозвращенного НДФЛ (исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ). Об этом говорится в абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ.
Без регистров нет возврата
Как показывает практика, некоторые бухгалтеры полагают, что представление в налоговую инспекцию регистров налогового учета необходимо только для возврата сумм НДФЛ, удержанных и уплаченных после 1 января 2011 г. Ведь до названной даты налоговое законодательство не содержало требования об обязательном ведении таких регистров.
Но финансисты указали, что до 1 января 2011 г. в целях учета доходов, полученных от них физическими лицами, налоговые агенты должны были использовать самостоятельно разработанную форму или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 г.», утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.
Следовательно, при возврате налоговым агентом налогоплательщику НДФЛ, излишне удержанного до 1 января 2011 г., вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджет суммы налога в инспекцию представляется выписка из указанных форм.
Выписка из регистров налогового учета, самостоятельно разрабатываемых налоговыми агентами согласно п. 1 ст. 230 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ), действительно подается в налоговый орган для возврата сумм НДФЛ, излишне удержанных после 1 января 2011 г.
Между прочим, Минфин России и ранее неоднократно напоминал, что подп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ на налоговых агентов возложена обязанность вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику. В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 января 2011 г., налоговые агенты должны были вести такой учет по форме, утвержденной Минфином России. Но поскольку финансовое ведомство так и не утвердило ее, следовало использовать самостоятельно разработанные регистры или разделы формы 1-НДФЛ (например, письма Минфина России от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155 и от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6).
справка
Пункт 1 ст. 231 НК РФ регулирует правоотношения по возврату НДФЛ компанией не только ее работникам, но и другим физическим лицам, при выплате доходов которым удерживался НДФЛ. Таким образом, процедура возврата излишне удержанного НДФЛ не обусловлена наличием трудового или гражданско-правового договора между налоговым агентом и физическими лицами.
Не влияет на возможность возврата излишне удержанного НДФЛ физическому лицу и прекращение с ним трудовых отношений (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-04-06-01/222 и постановление ФАС Московского округа от 04.04.2011 № КА-А40/1396-11)