1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1139

Где и сколько хранить документы

Открытое акционерноеобщество было создано два года назад. За прошедшее время накопилось множество документов. Какие документы необходимо хранить в архиве? Где они должны храниться после ликвидации общества?

ОАО "Радуга", Усинск

В статье 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО) содержится перечень документов, которые должно хранить общество. Приведем некоторые из них:

  • устав, а также изменения и дополнения в него; документы бухгалтерского учета и отчетности;
  • документы, которые подтверждают право собственности общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • решения органов управления общества; списки акционеров;
  • проспекты эмиссии;
  • ежеквартальные отчеты и иные документы, предусмотренные Законом об АО, уставом общества (и его внутренними документами), а также документы, хранение которых предусмотрено законодательством РФ.

Помимо названного Закона, обязательный перечень документов, подлежащих хранению, содержится в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 №‑03-33/пс, далее — Положение).

Организация хранения документов должна обеспечиваться единоличным исполнительным органом АО на всем протяжении деятельности общества.

В случае ликвидации общества существует два варианта передачи документов на хранение.

1. В первом случае должен быть заключен договор с учреждением Федеральной архивной службы РФ, тогда документы по личному составу, а также постоянного срока хранения передаются в архивную службу.

2. Во втором случае, когда договор с архивным фондом не заключен, место хранения документов определяется председателем ликвидационной комиссии либо конкурсным управляющим. Документы по личному составу в данном случае также передаются в государственный архив (п. 3.9 Положения).

Кроме того, согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» при ликвидации организаций в результате банкротства документы по личному составу, а также архивные документы с неистекшим сроком хранения передаются в государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) и государственным (муниципальным) органом.