Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге, когда нет руководителя с действующей электронной подписью?

Суд пришел к выводу, что невозможность представить ЕФС-1 в электронном виде из-за увольнения руководителя и прекращения действия сертификата его усиленной квалифицированной электронной подписи не является обстоятельством отсутствия вины компании, дающим ей право представить отчет на бумажном носителе.

Суть дела

Организация должна была представить в территориальное отделение СФР (далее — фонд) отчетность по форме ЕФС-1 за II квартал 2025 г. Поскольку численность застрахованных лиц у нее превышает 10 человек, закон предписывает сдавать такую отчетность исключительно в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако организация 23 июля 2025 г. представила отчетность на бумажном носителе. Фонд расценил это как нарушение порядка представления сведений и вынес решение о привлечении организации к ответственности по ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

Организация не отрицала факт подачи отчета на бумаге, но настаивала на отсутствии своей вины. Дело в том, что с 6 июня 2025 г. был освобожден от должности руководитель организации, у которого имелась УКЭП, и, соответственно, ее действие прекратилось. Новый руководитель был официально назначен и внесен в ЕГРЮЛ только в конце августа 2025 г. Без действующей электронной подписи руководителя организация объективно не могла сдать электронную отчетность в установленный срок (до 25.07.2025).

В свою очередь, фонд настаивал, что отсутствие руководителя не освобождает страхователя от обязанности сдавать отчетность электронно. Закон позволяет действовать через уполномоченного представителя по доверенности, в том числе с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД). У исполняющего обязанности руководителя, который подписал бумажный отчет, была электронная подпись, и он имел полномочия подписывать кадровые и финансовые документы. Фонд разъяснял организации порядок оформления МЧД, но та не приняла мер. Наличие единственной подписи только у уволенного руководителя — внутренняя организационная проблема самой организации.

Не согласившись с решением фонда, организация обратилась в суд с требованием признать это решение недействительным.

Решения судов

Суд первой инстанции удовлетворил требования организации и признал решение фонда недействительным. Он пришел к выводу об отсутствии вины организации, ссылаясь на положения ст. 109, 111 НК РФ об обстоятельствах, исключающих вину. По мнению суда, организация объективно не могла в период с 6 июня по 28 августа 2025 г. направить в фонд какие-либо документы в электронном виде по причине того, что сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, были внесены в ЕГРЮЛ 28 августа 2025 г. В связи с этим страхователь, действуя добросовестно, был вынужден в целях выполнения возложенной на него обязанности представить сведения на бумажном носителе. Сведения представлены страхователем свое­временно, являлись полными, достоверными и были приняты фондом.

Сам факт подачи сведений на бумаге не причинил ущерба бюджету или правам застрахованных лиц. Суд первой инстанции отверг довод фонда о том, что организация имела возможность оформить соответствующую доверенность на уполномоченное лицо и обеспечить своевременное представление сведений по форме ЕФС- 1 в электронном виде. Ссылаясь на положения п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, он указал, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. А поскольку руководитель организации был освобожден от должности, у организации отсутствовала такая возможность.

Апелляционная инстанция отменила решение суда первой инстанции и полностью отказала организации в удовлетворении ее требований. Решение фонда о штрафе было признано законным.

Апелляционный суд указал, что отсутствие руководителя само по себе не является обстоятельством, исключающим вину, и не упомянуто в ст. 17 Закона № 27-ФЗ в качестве смягчающего фактора.

В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона № 27-ФЗ сведения можно подавать через уполномоченного представителя. Организация имела возможность:

• оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на одного из заместителей;

• возложить обязанность по подписанию отчетности на исполняющего обязанности руководителя.

В спорный период деятельность организации не прекращалась: оформлялись кадровые изменения, финансовые документы, что подтверждает наличие электронных подписей у заместителей. Более того, бумажный вариант ЕФС-1 был подписан лицом, которое также имело право подписать электронную версию.

Наличие единственной УКЭП только на имя уволенного руководителя — организационный недостаток самой организации, который не может служить основанием для освобождения от ответственности.

В адрес организации направлялось письмо с разъяснением порядка представления отчетности через МЧД и ссылкой на бесплатное программное обеспечение фонда. Однако организация этим не воспользовалось.