В письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 Минфин России дал разъяснения о порядке заверения копий документов, представляемых налогоплательщиками в налоговые инспекции.
Министерство поддержало существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом Минфин отметил, что при прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).
Также в силу запрета налоговым инспекторам истребовать одни и те же документы у налогоплательщиков повторно, Минфин рекомендовал последним направлять копии документов с сопроводительным письмом и описью.