Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Вместе с тем Роструд дал несколько рекомендаций кадровым службам в Письме от 31 октября
Если изменения вызваны сменой обязательных условий трудового договора, то в этом случае необходимо заблаговременно в письменном виде уведомить об этом работника. И только после того как он согласился на продолжение трудовых отношений, вносить изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, изменения в трудовой договор и должностную инструкцию следует вносить одновременно путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.