Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: при оформлении факта хозяйственной жизни первичным учетным документом в виде электронного документа, подписанного электронными подписями, повторное составление первичного учетного документа на бумажном носителе и его подписание собственноручными подписями не требуется. Создание копии электронного первичного учетного документа на бумажном носителе и ее заверение осуществляются в установленном учетной политикой учреждения порядке с использованием отметки об электронной подписи и отметки о заверении копии.
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 32 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
В силу ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью (п. 32 Стандарта «Концептуальные основы», п. 1 Методических указаний приложения № 5 к приказу № 61н).
Правилами формирования и применения унифицированной формы электронного первичного учетного документа Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) установлено ее применение для оформления отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям, организациям, физическим лицам и подписание со стороны получателя лицом, получающим материальные ценности, — сотрудником контрагента-получателя или физическим лицом, простой ЭП с указанием должности, расшифровки подписи и даты подписания (подп. 64.67-64.70 Методических указаний приложения № 5 к приказу № 61н). Письмом Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 доведены методические рекомендации по формированию данного электронного первичного учетного документа, которыми предусмотрено, что в случаях, если у получателя нет технической возможности подписания документа простой ЭП, ответственным исполнителем формируется копия Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458) и представляется контрагенту-получателю для подписания на бумажном носителе. После подписания контрагентом-получателем Накладной (ф. 0510458) на бумажном носителе ответственное лицо передающей стороны формирует скан-копию документа, сформированного на бумажном носителе, и подписывает ЭЦП.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть (п. 25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2025)). В свою очередь, заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу (п. 86 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Реквизитом копии документа, используемым для придания ей правового статуса копии, является отметка о заверении копии (п. 85 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Требования к оформлению отметки о заверении копии установлены п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Отметим, что при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, используется отметка об электронной подписи, требования к которой установлены п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Отметка об электронной подписи — это реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Согласно подп. «в» п. 10 Общих требований к графику документооборота и правилам документооборота приложения № 2 к Стандарту «Учетная политика» при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов порядок изготовления копий таких документов на бумажном носителе определяется правилами документооборота. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (п. 32 Стандарта «Концептуальные основы», п. 6 Методических указаний приложения № 5 к приказу № 61н).
Соответственно, формирование на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458), подписанного со стороны учреждения-отправителя электронными подписями, в целях представления контрагенту-получателю для подписания, осуществляется в установленном учетной политикой учреждения порядке, например, с применением программных средств посредством вывода его на печать с отметками об электронных подписях и заверением копии уполномоченным лицом.
Таким образом, при оформлении факта хозяйственной жизни первичным учетным документом в виде электронного документа, подписанного электронными подписями, повторное составление первичного учетного документа на бумажном носителе и его подписание собственноручными подписями не требуется. Создание копии электронного первичного учетного документа на бумажном носителе и ее заверение осуществляются в установленном учетной политикой учреждения порядке с использованием отметки об электронной подписи и отметки о заверении копии.