Как оформить путевые листы и командировки водителей при служебных перевозках

| консультации | печать
В организации используются легковые автомобили, закрепленные как за отдельными должностными лицами, так и за отделами в целях доставки (перевозки) служебной документации. Каков порядок организации и оформления работы водителей в данном случае?

Из текста вопроса следует, что автомобили перевозят служебную документацию, то есть материальные объекты. Согласно п. 3 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав) материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке, считается грузом. В пункте 3 постановления Пленума Верховного суда РФ от 26.06.2018 № 26 «О некоторых вопросах применения законодательства о до­гово­ре перевозки автомобильным транспортом грузов, пассажиров и багажа и о договоре транспортной экспедиции» разъяснено, что на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки без заключения договоров перевозки грузов, пассажиров и багажа (перевозка для собственных нужд), распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства.

Перевозка груза легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещена (п. 2 ст. 6 Устава). Управление транспортным средством при отсутствии путевого листа наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Таким образом, у водителей легковых автомобилей при перевозке служебной документации должны быть путевые листы. Они являются документом, служащим для учета и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Устава).

С 1 января 2021 г. составление путевых листов регламентируется приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Путевой лист составляется на каждый автомобиль (п. 8 Порядка). Если же он используется несколькими водителями, на этот автомобиль составляется несколько путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 10 Порядка). Следовательно, на автомобили, закрепленные за отдельными должностными лицами, оформляется один путевой лист. А на автомобили, закрепленные за отделами, которые используются несколькими водителями, путевые листы оформляются на каждого водителя.

Выписывать путевой лист нужно до начала рейса, если его длительность превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов (п. 9 Порядка). В путевом листе нужно указать даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку (п. 12 Порядка). Если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов на каждого водителя, показания одометра, а также дата и время отражаются: при выезде транспортного средства с парковки — в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Порядка).

В путевом листе должна быть отметка медицинского работника о прохождении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, а также указаны даты и время их проведения (п. 15 Порядка). Отметим, что отсутствие в путевом листе штампа «прошел предрейсовый медицинский осмотр» и подписи медицинского работника, проводившего медицинский осмотр, наказывается штрафом по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Для организаций он составляет 30 000 руб., и этот штраф нельзя переложить на водителя (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 27.11.2019 по делу № 33-20128/2019 (подробнее см. «ЭЖ-Бухгалтер», № 14, 2020)).

При оформлении поездок водителей может возникать вопрос: являются ли они командировками?

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Трудовой кодекс не содержит определения понятия «разъездной характер работы». По мнению Минтруда России (письмо от 18.09.2020 № 14-2/­ООГ-15047), разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации и такая работа должна носить постоянный характер. Так как работа водителя связана с постоянными поездками, из вышеприведенного разъяснения следует, что она носит разъездной характер.

В письме от 24.06.2021 № ПГ/16935‑6‑1 Роструд указал, что если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор. В ситуации, когда работнику устанавливается разъездной характер работы, если такая работа осуществляется в пределах одного населенного пункта, в трудовом договоре достаточно указать этот населенный пункт. Если же работник выполняет свои обычные трудовые обязанности в том числе за пределами одного населенного пункта, то в трудовом договоре следует указать территорию, в пределах которой работник будет выполнять работу.

Таким образом, трудовые договоры с водителями должны содержать условие о разъездном характере их работы и указание на территорию разъездов. И их поездки в границах этой территории командировками не являются. Если же водитель по распоряжению работодателя направляется в поездку за пределы региона разъездов, такая поездка будет считаться командировкой.

День
Неделя
Месяц