Трудовое законодательство не содержит определения понятия «разъездной характер работы». В письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 Минтруд России разъяснил, что разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. Такая работа должна носить постоянный характер.
Требования трудового законодательства
Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы на проезд, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).
В коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах работодатель должен прописать:
-
размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников;
-
перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должны указываться условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
Таким образом, чтобы выплаты водителю расценивались как выплаты, установленные ст. 168.1 ТК РФ, компании необходимо:
-
в коллективном договоре или локальном нормативном акте прописать перечень должностей работников с разъездным характером работ, включив в них должность водителя;
-
в трудовом договоре с водителем указать, что его работа носит разъездной характер;
-
прописать в локальном нормативном акте (коллективном договоре или трудовом договоре с водителем) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками.
Когда выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами
Перечни выплат, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, приведены соответственно в ст. 217 и 422 НК РФ. В число таких выплат входят все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Поэтому для определения данного понятия нужно обратиться к положениям трудового законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Чтобы работодатель мог произвести возмещение, он должен знать, какие именно расходы понес работник и их размер. То есть работник должен документально подтвердить понесенные расходы. В связи с этим Минфин России в письме от 27.04.2022 № 03‑04‑06/38439 разъяснил, что если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути (подвижной характер работы) или имеет разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Как подтвердить суточные
В отношении суточных разъездным работникам специалисты финансового ведомства в вышеуказанном письме отметили, что они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации. И поскольку согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, нужно учитывать оценку соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30.12.2021 № 03‑04‑06/107896.
Из этих разъяснений следует, что подтверждением компенсационного характера выплат разъездным работникам в качестве суточных является их размер, установленный локальным актом организации, который должен соответствовать обычным тратам работника при его проживании вне места постоянного жительства (на питание, удовлетворение санитарно-бытовых нужд и др.). И требовать от разъездного работника документы, подтверждающие, на что он потратил суточные, не нужно.
На это указал и АС Поволжского округа в постановлении от 22.09.2022 № Ф06-18613/2022 по делу № А65-24920/2021. Он рассмотрел ситуацию, когда компания выплачивала водителям полевое довольствие (суточные) в размере 2000 руб. в день. Суд отверг довод налогового органа об отсутствии каких-либо документов, подтверждающих, что работники во время служебных поездок несли какие-либо расходы. Он указал, что в качестве таких документов компания представила трудовые договоры с водителями, приказы о приеме на работу, путевые листы, товарно-транспортные накладные, маршрутные карты, расчет полевого довольствия, служебные записки-отчеты с подтверждением расходов части полевого довольствия. Данные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспортного средства и продолжительности поездки, а также подтверждают факт нахождения работника в разъезде. По своему характеру данная компенсация (суточные) не предполагает документального подтверждения расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки.
Итак, для того чтобы выплачиваемые водителям суточные не облагались НДФЛ и страховыми вносами, необходимо, чтобы:
-
должность водителя была включена компанией в перечень работников с разъездным характером работ;
-
в трудовом договоре с водителем было указано, что его работа носит разъездной характер;
-
размер суточных был установлен локальным актом организации и соответствовал обычным тратам работника при его проживании вне места постоянного жительства;
-
суточные выплачивались только за те дни, когда водитель был в разъездах;
-
общая сумма суточных определялась на основании представленных водителем путевых листов, подтверждающих его нахождение в разъездах.