Сначала нужно отозвать доверенности, выданные заместителю директора. Для этого можно использовать один из вариантов. Первый — составить письменный документ, в котором будет указано, что директор отменяет доверенности, выданные заместителю. Желательно указать конкретные реквизиты доверенностей. Но если это невозможно, просто указать, что отменяются все выданные заместителю директора доверенности.
Второй вариант — обратиться с заявлением к нотариусу, который оформит нотариальную отмену доверенностей (п. 1 ст. 188 ГК РФ). То есть даже если доверенность была оформлена в обычной письменной форме, все равно ее можно отменить в нотариальной форме. Если же доверенность изначально была нотариальной, тогда и отменить ее можно только через нотариуса. Сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности нотариус вносит в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме. Их сможет увидеть любое лицо на www.reestr-dover.ru.
Помимо этого, нужно уведомить об отмене доверенностей самого представителя (то есть заместителя директора), а также лиц, для представительства перед которыми их выдали (п. 1 ст. 189 ГК РФ). Заместителю директора, которому были выданы доверенности, вы можете передать уведомление лично в руки, чтобы он поставил отметку о получении. Также можно отправить уведомление по почте на адрес, по которому он зарегистрирован. В уведомлении нужно указать, что в связи с отменой доверенностей представитель должен немедленно вернуть их оригиналы, а также нотариальные и простые копии по адресу компании. Если заместитель директора откажется вернуть доверенности или принять уведомление, то необходимо оформить акт об этом с указанием подписей нескольких сотрудников.
Контрагентов лучше уведомить по почте заказным письмом с описью или курьером и одновременно отправить уведомления по электронной почте. Также можно не отправлять все уведомления самим, а поручить это нотариусу. После рассылки нотариус выдаст вам свидетельства о направлении уведомлений адресатам, а затем свидетельства о передаче этих уведомлений (п. 10.4 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей, утвержденных решением ФНП от 07—08.07.2003, ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1).
Если точный круг лиц, перед которыми выдана доверенность, неизвестен, можно опубликовать сведения о совершенной в простой письменной форме отмене доверенности в газете «Коммерсантъ». Но в этом случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть засвидетельствована нотариально (абз. 3 п. 1 ст. 189 ГК РФ). Поэтому получается, что проще сразу отменить доверенность через нотариуса, который внесет эти сведения в публичный реестр. Либо придется совершить больше действий: сначала заверить подпись об отмене доверенности у нотариуса и потом еще обращаться за публикацией в газету.
По общему правилу доверенность считается отозванной для представителя и третьих лиц с даты доставки им уведомления (абз. 1 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). При этом уведомление об отзыве считается доставленным, даже если оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было вручено (абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).
Если вы решите отменить доверенность в нотариальной форме, то все третьи лица (включая контрагентов) и сам представитель будут считаться извещенными об отмене доверенности уже на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий (п. 2 письма Федеральной нотариальной палаты от 12.07.2016 № 2493/03-16-3). В этом существенный плюс данного способа отмены доверенности. Если же доверенность будет отменена в простой письменной форме и об этом будет размещена публикация в газете, то все третьи лица будут считаться уведомленными только по истечении одного месяца со дня опубликования таких сведений, если они не были извещены ранее (п. 1 ст. 189 ГК РФ). При этом если доверенность была выдана для совершения сделок с конкретными контрагентами, доверитель обязан уведомить таких контрагентов об отзыве доверенности персонально (п. 132 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ», далее — постановление № 25), то есть публикации в газете будет недостаточно.
Если доверенность была выдана для представления интересов в конкретных госорганах, то нужно уведомить и эти госорганы. Например, доверенность могла быть выдана для представления интересов в Росреестре и для распоряжения недвижимым имуществом, в этом случае уведомление об отмене доверенности нужно направить в Росреестр. Или доверенность могла быть выдана для представления интересов в суде. В этом случае тоже нужно уведомить конкретный суд об отмене доверенности. Суд принимает во внимание факт прекращения полномочий представителя только при получении уведомления об отмене доверенности (п. 132 постановления № 25).
Если заместитель директора продолжит пользоваться полномочиями после отзыва доверенности, то будет считаться, что он заключил договоры от своего имени и в интересах него самого (абз. 1 п. 1 ст. 183 ГК РФ). Доверитель может одобрить такие сделки (например, принять исполнение по сделке, признать претензию контрагента и т.д.), но только если добросовестный контрагент неуполномоченного представителя не успеет отказаться от них (абз. 2 п. 1 ст. 183 ГК РФ).
Еще один момент. Если в доверенности предусмотрена возможность передоверия, то заместитель может оформить доверенность еще на кого-то. В этом случае представитель в порядке передоверия имеет полномочия перед третьими лицами. И несмотря на то, что с прекращением доверенности теряет силу передоверие (п. 3 ст. 188 ГК РФ), если третьему лицу предъявлена доверенность, выданная в порядке передоверия, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников (п. 2 ст. 189 ГК РФ, п. 131 постановления № 25). Чтобы не столкнуться с такой ситуацией, есть смысл отменить доверенность именно через нотариуса. Тогда нотариус внесет сведения в реестр отмененных доверенностей и третьи лица уже не смогут ссылаться на то, что не знали об отсутствии полномочий, поскольку они могли проверить эти сведения в реестре, но не сделали этого.
Чтобы лишить уполномоченное лицо права передоверия, необходимо сообщить ему об отзыве доверенности в части этого полномочия. В уведомлении нужно четко указать на запрет передоверия представителем своих полномочий по доверенности. Также в тексте уведомления имеет смысл уточнить, что иные полномочия представителя продолжают действовать.
Еще нужно проверить, не была ли выданная доверенность безотзывной. Такая доверенность обязательно оформляется у нотариуса. Она выдается в целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем или лицами, от имени или в интересах которых действует представитель, в случаях, если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности. В такой доверенности может быть указано, что она не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях.
Безотзывная доверенность перестает действовать только после прекращения того обязательства, для исполнения или обеспечения исполнения которого она выдана, а также в любое время в случае злоупотребления представителем своими полномочиями, равно как и при возникновении обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что данное злоупотребление может произойти (ст. 188.1 ГК РФ).
