Начнем с того, что упомянутые унифицированные формы первичных учетных документов с 1 января 2013 г. в принципе не являются обязательными к применению. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта, и подтверждается Минфином России в информации № ПЗ-10/2012. В этом документе финансисты также указали, что для ведения бухучета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации). То есть выбор за организацией.
Вместе с тем при принятии решения о применении или отказе от применения тех или иных первичных документов организация должна исходить из того, что первичным документом должен быть оформлен каждый факт хозяйственной жизни. Это требование содержится в п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Напомним, что согласно п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Посмотрим, какие факты хозяйственной жизни фиксируют перечисленные в вопросе документы, а именно договор, счет-фактура и акт/накладная.
Договор является основанием для совершения сделки купли-продажи, определяет предмет сделки и обязательства сторон. Счет-фактура — чисто налоговый документ. Он необходим покупателю исключительно для подтверждения права налогоплательщика на вычет указанного в нем налога на добавленную стоимость. Подписанный сторонами акт/накладная подтверждает лишь физическую передачу объекта от продавца к покупателю.
Итак, перечисленными документами вы можете подтвердить приобретение объекта основных средств у конкретного продавца, право на вычет предъявленного продавцом НДС, передачу вам объекта продавцом (и, соответственно, зачисление объекта на бухгалтерский учет по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы»).
Принятие объекта к учету в состав основных средств осуществляется по факту ввода его в эксплуатацию. И этот факт тоже нужно подтвердить соответствующей первичкой. Ведь дата ввода объекта в эксплуатацию имеет значение для определения момента начала начисления амортизации, учета амортизационной премии, включения объекта в налоговую базу по налогу на имущество.
Ни договор, ни счет-фактура этой функции не выполняют. Акт/накладная может служить подтверждением ввода в эксплуатацию объекта, если содержит соответствующие реквизиты и при условии, что ввод в эксплуатацию осуществляется одновременно с принятием объекта от поставщика. В противном случае факт ввода в эксплуатацию нужно подтвердить отдельным документом.
До 2013 г. роль документа, на основании которого осуществлялся ввод объекта основных средств в эксплуатацию, выполнял акт по форме ОС-1. Вы можете использовать для этих целей самостоятельно разработанную форму. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Что касается инвентарной карточки, то в ней систематизируется вся информация о конкретном объекте основных средств, необходимая для организации его учета, начисления амортизации, контроля за его использованием. Карточка выполняет функцию учетного регистра, и ее ведение предусмотрено Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н. Согласно п. 13 этого документа в инвентарной карточке должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; способе начисления амортизации; отметка о неначислении амортизации (если имеет место); об индивидуальных особенностях объекта.
Форму такого регистра организация также вправе разработать самостоятельно.
Итак, при определении набора первички для учета основных средств нужно исходить из требования Закона № 402-ФЗ о подтверждении первичной документацией каждого факта хозяйственной деятельности, а также учетных задач организации.