1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 185

В командировку для переговоров

В трудовые обязанности менеджеров по продажам входит поиск новых покупателей. В связи с этим наша компания направляет менеджеров в командировки в разные регионы. Для налаживания взаимоотношений с потенциальными покупателями сотрудники несут расходы на переговоры (оплату счетов из ресторанов). Как учитываются данные затраты: как командировочные или как представительские расходы?

Евгения Лукова, г. Томск

Затраты на переговоры с потенциальными партнерами вы должны учитывать как представительские расходы. Объясним почему.

Командировочные расходы отражаются на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В их состав можно включить затраты на проезд работника к месту командировки и обратно, на наем жилого помещения, суточные и т.д. То есть это непосредственно расходы самого работника, связанные с командировкой. При расчете налога на прибыль командировочные расходы списываются в полном объеме (конечно, при условии наличия подтверждающих документов и экономического обоснования).

Что касается представительских расходов, то они учитываются по подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ с учетом положений п. 2 ст. 264 НК РФ. К ним, в частности, относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других компаний, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Также по этой статье расходов можно отразить затраты:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для деловых партнеров, а также официальных представителей компании, участвующих в переговорах;

  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

  • буфетное обслуживание во время переговоров;

  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обратите внимание: представительские расходы нормируются. Для целей налогообложения прибыли данные расходы не должны превышать 4% от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Таким образом, если компания учтет затраты на переговоры как командировочные расходы (без нормирования), то может сложиться ситуация, когда она не уложится в установленный для представительских расходов лимит. Тогда налог на прибыль к уплате в бюджет окажется меньше. А это приведет к доначислениям и штрафным санкциям.

Для включения затрат на переговоры с потенциальными покупателями в состав расходов необходимо иметь подтверждающие документы (например, счета ресторанов, отчеты о проведенной встрече и пр.). Если же ужин в ресторане не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли. На это обратили внимание специалисты Минфина России в письме от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759.