Организация обязана провести внеплановую инвентаризацию при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н; далее — Положение). Причем не обязательно инвентаризировать все имущество и даже все основные средства, достаточно охватить соответствующую группу основных средств (автомобили, как правило, учитываются в группе основных средств «Транспортные средства»).
В случае выявления недостачи основных средств при их инвентаризации имеет место выбытие объекта основных средств. Стоимость объекта основных средств, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, подлежит списанию с бухгалтерского учета (п. 29 ПБУ 6/01).
Таким образом, при документально подтвержденном хищении автомобиля его нужно списать с баланса. Делается это:
— в месяце окончания инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49);
— на основании документов о проведенной инвентаризации, а также справки об угоне или о возбуждении уголовного дела.
Недостачи и потери активов организации (в частности, от хищений) отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При списании угнанного автомобиля делаются проводки:
Дебет 01, субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01
— списана первоначальная стоимость основного средства;
Дебет 02 Кредит 01, субсчет «Выбытие основных средств»
— списана начисленная амортизация;
Дебет 94 Кредит 01, субсчет «Выбытие основных средств»
— отражена недостача в сумме остаточной стоимости основного средства.
Амортизация и в бухгалтерском, и в налоговом учете начисляется последний раз в месяце выбытия основного средства (п. 22 ПБУ 6/01, п. 5 ст. 259.1 и п. 8 ст. 259.2 НК РФ). Поэтому при выбытии нужно учитывать амортизацию, начисленную за месяц, в котором объект списан с учета.
Причем если вы замешкаетесь с проведением инвентаризации и списанием автомобиля с учета, нужно иметь в виду, что в силу ст. 252 НК РФ со следующего месяца после месяца угона амортизация авто в налоговом учете является необоснованным расходом.
Сумма недостачи в размере остаточной стоимости авто будет «висеть» на счете 94 до прояснения ситуации и появления официальных документов по уголовному делу. Согласно статистике менее половины подобных дел оканчивается обнаружением похищенных авто и/или виновных лиц. Причем разбирательство по делу может длиться очень долго.
Приведем некоторые возможные варианты развития ситуации и отражения в учете.
1. Полиция нашла автомобиль в состоянии, пригодном для эксплуатации. Тогда его можно вернуть на баланс проводкой:
Дебет 01 Кредит 94
— принят к учету возвращенные объект основных средств на сумму ранее отраженной недостачи.
2. Полиция не нашла автомобиль, но нашла виновных в похищении. В этом случае счет 94 закрывается на виновных лиц:
Дебет 76 Кредит 94
— недостача списана на сторонних виновных лиц;
Дебет 73 Кредит 94
— недостача списана на работников организации, если они признаны виновными.
3. Следствие не обнаружило ни похищенного автомобиля, ни виновных лиц. Тогда уголовное дело будет приостановлено (на основании постановления о приостановлении уголовного дела) либо вообще закрыто (на основании решения суда). В этом случае согласно подп. «б» п. 28 Положения можно сделать проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
— недостача списана на прочие расходы.
При наличии у организации документа уполномоченного органа государственной власти, подтверждающего факт отстутствия виновных лиц, убыток от хищения авто можно списать во внереализационные расходы в налоговом учете (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
4. Полиция не нашла виновных, но обнаружила похищенный автомобиль, который не пригоден к эксплуатации и не подлежит восстановлению. В этом случае желательно привлечь независимого оценщика и определить рыночную стоимость того, что осталось от автомобиля. На эту рыночную стоимость нужно оприходовать автомобиль в качестве товара, если организация будет его продавать, или в качестве материалов, если организация будет его использовать на запчасти:
Дебет 41 (10) Кредит 94
— недостача частично списана с принятием на учет товара (материалов) на рыночную стоимость непригодного автомобиля;
Дебет 91-2 Кредит 94
— остальная сумма недостачи списана на прочие расходы.