С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов определяет руководитель организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Из текста вопроса следует, что учетной политикой вашей компании предусмотрено применение формы авансового отчета АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) для оформления расчетов с подотчетными лицами. Поскольку в рассматриваемом случае деньги на оплату услуг нотариуса директору под отчет не выдавались, он не является подотчетным лицом. Следовательно, оформлять авансовый отчет ему не нужно.
Осуществить возврат денег директору можно на основании его заявления (форму такого заявления нужно закрепить в учетной политике) и приложенной к нему справки нотариуса, подтверждающей понесенные расходы.
В налоговом учете плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ). Установленный тариф за свидетельствование верности копий документов равен 10 руб. за страницу (подп. 9 п. 1 ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверждены ВС РФ 11.02.93 № 4462-1). Плата сверх установленных тарифов в расходах не учитывается (п. 39 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 30.05.2012 № 03-03-06/2/69).
Нотариусы, помимо непосредственно нотариальных действий, могут оказывать и иные услуги правового и технического характера. Оплату таких услуг можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Конкретная норма, по которой это можно сделать, будет зависеть от вида оказанной нотариусом услуги (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/2/34843).
В бухгалтерском учете затраты на оплату услуг нотариуса относятся к управленческим расходам. Они являются затратами по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и отражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — Инструкция к Плану счетов).
Для оформления расчетов с директором по возмещению ему потраченных личных денежных средств, на наш взгляд, следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в данном случае не применяется, поскольку он, согласно Инструкции к Плану счетов, предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. А директору никакие суммы под отчет не выдавались.
Пример
Директор оплатил из своих личных средств услуги нотариуса по заверению копий учредительных документов (20 страниц) в сумме 200 руб. Помимо того, он заплатил нотариусу за услуги по изготовлению копий этих документов в сумме 300 руб. В справке, выданной нотариусом, эти суммы выделены отдельно.
Компания на основании заявления директора выдала ему из кассы 500 руб. в возмещение понесенных расходов.
В бухгалтерском учете будут следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 73
— 500 руб. — задолженность компании по возмещению расходов, понесенных работником;
Дебет 73 Кредит 50
— 500 руб. — работнику выданы из кассы денежные средства в погашение задолженности.
В налоговом учете суммы, уплаченные директором нотариусу, компания включит в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией:
— плату за заверение копий документов в сумме 200 руб. на основании подп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на нотариальное оформление;
— плату за изготовление копий в сумме 300 руб. на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.