Буквой "X" обозначаются отчеты без гашения на контрольно-кассовых лентах (см. Письмо Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 31.08.1994 N НИ-7-185).
На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента и по каждой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе, которые наряду с другими документами, подтверждающими проведение денежных расчетов, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение хранения этих документов несет руководитель организации (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745).
Контрольная лента - первичный учетный документ, выполненный контрольно-кассовой техникой на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о контрольно-кассовой технике и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт (Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470).
К первичным документам, подтверждающим проведение денежных расчетов, относится и справка-отчет кассира-операциониста формы N КМ-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Эта справка применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену) и составляется в одном экземпляре данным работником, который подписывает его и вместе с выручкой сдает по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации.
В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенной покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации" (форма N КМ-7).
Таким образом, составление справки-отчета формы N КМ-6 как первичного документа обязательно для организации. Напомним, что организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность в течение срока, установленного в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Если организация не будет составлять обсуждаемый первичный документ, она может быть привлечена к ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под таким нарушением понимается, в частности, отсутствие первичных документов. Размер штрафа зависит от квалифицирующих признаков и варьируется от 5 тыс. до 15 тыс. руб. Если такое нарушение повлекло занижение налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
