Для целей налога на прибыль согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы на чистку ковролина можно отнести к материальным расходам. В случае если чистка осуществляется организацией самостоятельно, основанием для этого является подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Согласно данной норме к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды, в частности, на содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели. Если чистка ковролина осуществляется с привлечением сторонних организаций, основанием для учета связанных с этим затрат будет служить подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, согласно которому к материальным расходам относятся затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика. При этом к работам (услугам) производственного характера относятся, в частности, выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
Аналогичное мнение содержится в письме УФНС России по г. Москве от 03.08.2011 № 16-15/075976@.
При принятии к учету расходов на мытье посуды необходимо следовать следующей логике.
Согласно ст. 223 ТК РФ обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В этих целях в организациях по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и помещения, специально предназначенные для психологической разгрузки.
Расходы, связанные с оборудованием и содержанием помещения для приема пищи, относятся к расходам налогоплательщика на обеспечение нормальных условий труда.
Согласно подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на обеспечение нормальных условий труда. В этих целях в организациях по установленным нормам оборудуются в том числе помещения для приема пищи. Следовательно, расходы, связанные с оборудованием и содержанием помещения для приема пищи в рабочее время сотрудниками, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149.
Хотя конкретного перечня расходов на обеспечение нормальных условий труда налоговое законодательство не содержит, правомерность включения в состав таких расходов затрат на приобретение кухонной посуды при организации комнаты для приема пищи сомнений не вызывает и, более того, подтверждается арбитражной практикой.
Так, ФАС Московского округа в постановлении от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2 указал, что приобретение кухонной посуды связано с исполнением обязанности по обеспечению сотрудников организации нормальными условиями труда. Аналогичный вывод сделан в постановлении ФАС Московского округа от 19.08.2009 КА-А40/7730-09.
Если рассматривать кухонную посуду как актив, а расходы на ее мойку как расходы на содержание (обслуживание) актива, можно сделать вывод, что такие расходы являются экономически обоснованными и направленными на поддержание нормальных условий труда и, соответственно, учитываются для целей налогообложения прибыли.
В случае когда посуда используется не для обеспечения питания сотрудников, а при проведении официальных приемов и переговоров, при учете таких расходов следует руководствоваться иными нормами. В данном случае у компании возникают представительские расходы.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, в том числе буфетное обслуживание во время переговоров и др.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
При оформлении представительских расходов необходимо соблюдать общее требование налогового законодательства к документальному оформлению расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).