1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 11457

Если авиаперелет оплачен чужой пластиковой картой

Организация отказывается возмещать стоимость электронного авиабилета, оплаченного посредством банковской карты, не принадлежащей подотчетному лицу. Бухгалтерия мотивирует это тем, что такие затраты компания не сможет учесть для целей налогообложения прибыли. Правомерен ли такой отказ? И можно ли подтвердить перелет справкой авиакомпании, если утеряны посадочный талон на самолет или сам электронный билет?

Опасения работодателя можно понять. Ведь в случае выплаты компенсации расходов на проезд в описанной ситуации налоговики при проверке могут указать, что сам работник затрат не понес. И тогда встанет вопрос не только о правомерности учета компенсации в составе налоговых расходов компании, но и об обложении этой суммы НДФЛ как полученного работником дохода (п. 1 ст. 210 НК РФ). Однако выход из сложившейся ситуации есть: нужно просто подтвердить, что лицу, оплатившему со своей банковской карты стоимость авиабилетов, все связанные с этим затраты возмещены командированным сотрудником. Тогда никаких препятствий для учета выплаченной сотруднику компенсации в целях исчисления налога на прибыль не будет, как не будет и оснований для того, чтобы не считать такую выплату компенсацией командировочных расходов. И отказ организации возместить затраты сотрудника на авиаперелет в таком случае будет являться неправомерным. Проблемы же с утерянными документами, подтверждающими перелет, решить нетрудно. Расскажем подробнее.

А были ли расходы у сотрудника?

Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику затраты, связанные со служебной командировкой, в том числе стоимость проезда (ст. 168 ТК РФ). В целях налогообложения прибыли к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении (п. 1 ст. 252 НК РФ). При выполнении этих требований компенсация, выплаченная сотруднику в возмещение произведенных им затрат, в частности, на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Сложность заключается в том, что согласно официальной позиции фискального ведомства, одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику организации является факт осуществления затрат именно командированным лицом (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Поэтому в случае, когда расходы оплачены с использованием банковской карты работника, к авансовому отчету нужно приложить квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если же оплата каких-либо услуг (проезда, проживания и т.д.) за командированного работника произведена с банковской карты другого гражданина, то этот гражданин должен подтвердить, что сотрудник организации впоследствии возместил ему затраты. Таким подтверждением, по мнению налоговиков, может являться расписка, подтверждающая возврат денег, или соответствующее письмо лица, оплатившего расходы за командированного сотрудника, в адрес организации. Если такие документы имеются, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, нет. А значит, можно смело выплачивать компенсацию и учитывать расходы для целей налогообложения прибыли.

Специалисты Минфина России в письмах от 01.12.2011 № 03-03-07/58 и от 19.10.2011 № 03-03-07/44 также сообщили, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (в частности, родственником), можно учесть, если есть документы, подтверждающие факт осуществления оплаты по поручению и за счет работника.

Отметим, что в ряде разъяснений Минфин России не указывал на необходимость подтверждения факта несения расходов на авиаперелет в такой ситуации именно командированным сотрудником. Финансисты разъясняли, что в случае оформления электронных пассажирских билетов пакет документов, необходимых для учета затрат работника на проезд в составе налоговых расходов, определяется исходя из положений приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в редакции от 18.05.2010). Норма п. 2 этого приказа предусматривает, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Отсюда следует, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли являются:

— маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, который подтверждает перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

То есть никаких дополнительных документов, подтверждающих оплату авиаперелета, не требуется. Получается, что слипы или банковская выписка могут вообще отсутствовать или быть оформленными на другого человека (например, на жену сотрудника, чьей картой он воспользовался для оплаты билетов). Такой вывод можно сделать из писем Минфина России от 19.10.2011 № 03-03-07/46 и от 15.08.2011 № 03-03-07/28.

И все же в ситуации, описанной в вопросе, рекомендуем сотруднику потребовать у работодателя возмещения расходов на авиаперелет к месту командировки и (или) обратно, представив документ (расписку или письмо), подтверждающий возврат денег лицу, с использованием банковской карты которого были приобретены электронные билеты.

Что с НДФЛ?

Выплаченные работнику в возмещение командировочных расходов суммы по общему правилу не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Однако в случае если работник оплатит расходы на проезд не со своей банковской карты, а работодатель возместит затраты, не потребовав подтверждения осуществления таких расходов в конечном итоге за счет сотрудника, налоговики наверняка доначислят НДФЛ. К сожалению, судебная практика по подобным спорам не сложилась, и поэтому предугадать исход дела, если компания обратится в арбитраж, затруднительно.

Потеряли документы? Это не страшно

В случае если посадочный талон утерян, что происходит нередко, судя по количеству соответствующих обращений граждан в финансовое ведомство, чиновники рекомендуют обратиться к авиаперевозчику или его представителю за справкой, в которой будет содержаться необходимая для подтверждения полета информация. Такая справка, приложенная к авансовому отчету, считают финансисты, может быть принята в качестве оправдательного документа, подтверждающего факт перелета для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 27.02.2012 № 03-03-07/6 и от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11). Что же касается потери электронного билета, то его авиаперевозчик может восстановить просто путем повторной распечатки, поскольку оформляется такой билет не на бланке строгой отчетности (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18).