1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 3855

Как совместить электронные и бумажные счета-фактуры

Мы планируем перейти на электронный способ выставления счетов-фактур. Но не все наши контрагенты обладают совместимыми техническими средствами для их приема, поэтому бумажный и электронный документооборот придется совмещать. Как это лучше сделать? Какие еще проблемы могут возникнуть при внедрении электронного документооборота счетов-фактур?

Заключение договора с оператором электронного документооборота и приобретение соответствующей программы не означает, что теперь ваша организация должна выставлять и получать счета-фактуры только в электронном виде. Ведь счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них соответствующих технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому если контрагент не согласен на получение счета-фактуры в электронном виде или у него отсутствуют необходимые технические средства для этого, счет-фактуру вы обязаны будете выставить в бумажном виде в обычном порядке. Кроме того, бумажные счета-фактуры будут приходить к вам от поставщиков, которые не перешли на электронный документооборот. Таким образом, хотите вы этого или нет, придется совмещать бумажный документооборот с электронным.

Порядок совмещения бумажного и электронного документооборота счетов-фактур нигде не прописан. Поэтому вы должны разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике. Основной принцип, которого нужно придерживаться, таков: журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга продаж, книга покупок должны вестись в одном экземпляре. А вот в бумажном или электронном виде, на наш взгляд, зависит от соотношения числа бумажных и электронных счетов-фактур. Если основной документооборот счетов-фактур осуществляется в электронном виде, логичнее журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок также вести в электронном виде. Ведь большинство данных в эти документы автоматически будут копироваться из электронных счетов-фактур, и вам останется лишь довнести в эти документы данные с бумажных счетов-фактур.

Если же наоборот, основу документооборота составляют бумажные счета-фактуры, то журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок, на наш взгляд, также целесообразно вести на бумаге, поскольку автоматического заполнения этих документов все равно не получится.

При внедрении электронного документооборота нужно учитывать некоторые моменты. Так, при совмещении бумажного и электронного документооборота часть счетов-фактур (на бумаге) вы будете подшивать в папки, а вторая часть счетов-фактур (в электронном виде) будет храниться на машинном носителе информации. То есть счета-фактуры будут храниться в разных местах. Это вызывает определенные неудобства в работе.

Например, нужно найти определенный счет-фактуру. Если ведется только бумажный документооборот,
проблем нет. Вы берете папку со счетами-фактурами за нужный период и быстро находите среди них нужный.

При совмещении бумажного и электронного документооборота задача несколько усложняется. Вам сначала нужно будет найти нужный счет-фактуру в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и по графе 3 «Код способа выставления» определить, в бумажном или электронном виде был выставлен счет-фактура. Напомним, что в этой графе, согласно подп. «в» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, по каждому счету-фактуре проставляется код:

1 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе;

2 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде.

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в том числе корректировочного) счета-фактуры.

И только определившись со способом выставления счета-фактуры, вы продолжите его искать уже или в папке среди бумажных счетов-фактур, или в электронном регистре.

Еще одной особенностью электронного документооборота является тот факт, что организации вынуждены четко соблюдать все требования законодательства при выставлении счетов-фактур. Не секрет, что на практике счета-фактуры нередко выставляются с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, при этом в самом счете-фактуре указывается «правильная» дата (не выходящая за границы пятидневного срока). При электронном документообороте такой вариант не пройдет. Ведь датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н).