Да, вы можете учесть при расчете налога на прибыль образовавшуюся дебиторскую задолженность в виде подотчетной суммы, не возвращенной уволившимся работником. В этом случае будет действовать общий порядок признания долга безнадежным для взыскания. Такая дебиторская задолженность признается внереализационным расходом (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Заметим, что аналогичной позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Основания для признания долга безнадежным перечислены в п. 2 ст. 266 НК РФ. Данный перечень закрытый, и в него включена такая причина, как истечение срока исковой давности.
Чтобы отразить во внереализационных расходах не возвращенную уволившимся работником подотчетную сумму, должно пройти три года (ст. 196 ГК РФ). По общему правилу по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании этого срока (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Получается, что в рассматриваемой ситуации отсчет срока пойдет с даты, когда работник обязан был вернуть подотчетную сумму в кассу.
Единственный нормативно-правовой акт, в котором установлен такой срок, — Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный письмом ЦБ РФ от 04.10.93 № 18. В пункте 11 этого документа сказано, что работники, получив наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, либо со дня возвращения из командировки предъявить отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Получается, что если деньги были выданы на командировку, то срок исковой давности будет отсчитываться с четвертого дня после возвращения работника из служебной поездки. Если денежные средства выдавались на хозяйственные нужды или расчеты с контрагентами, то в организации должен быть приказ, в котором установлен срок расчетов по таким суммам. Соответственно отсчет срока исковой давности в этом случае начнется с четвертого дня после окончания срока, указанного в приказе.
Обратите внимание: ФНС России считает, что если в компании нет приказа, предусматривающего срок, на который выдаются подотчетные суммы, такой период считается неустановленным. Следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам осуществляются в пределах одного рабочего дня (письмо от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Не лишним будет составить и приказ по организации о списании безнадежного долга. В нем стоит указать, какие мероприятия были проведены для розыска должника и истребования у него суммы задолженности (например, это может быть переписка с бывшим работником).
