1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2121

Многомерное информационное пространство управления

Наличие одновременно нескольких видов учета в компании вынуждает ее создавать несколько информационных баз либо подстраивать интересы различных служб к какому-то одному виду учета. Нередко это приводит к тому, что первичную информацию каждое подразделение вводит и обрабатывает автономно – для себя в свою программу. Реализация процессного подхода к организации информационного обеспечения предприятия позволяет создать единую корпоративную информационно-справочную систему (КИСС). Об этом рассказал на осеннем симпозиуме НК «Объединение контроллеров» Владимир Быстров, главный инженер проекта ОАО «Завод Старорусприбор».

Эффективность управления определяется качеством используемой информации. А для этого она должна удовлетворять определенным требованиям, единым для всех видов учета: бухгалтерского, налогового, управленческого, финансового и любого другого.

Различия в видах учета обусловлены их целями и задачами, а также контекстом их использования. Так, достаточность информации в применении к бухгалтерскому учету требует по сравнению, например, с финансовым или управленческим учетом меньшей детализации. А вот требования, предъявляемые к точности информации, наоборот, выше в бухгалтерском учете.

Обычно вводом первичной информации занимается бухгалтерия. При этом информация, не используемая непосредственно в бухгалтерском учете, воспринимается как чужая, требующая дополнительных затрат труда и времени. Негативно воспринимается сотрудниками бухгалтерии и требование в интересах, например, управленческого учета повысить оперативность работы, ведь отчеты бухгалтерия готовит не чаще одного раза в месяц.

Информация, по сути, нейтральна к видам учета. Она лишь фиксирует некий факт (даже если это планирование), некое уже свершившееся событие, связанное с производственно-хозяйственной деятельностью. А все данные, используемые в различных системах учета, либо непосредственно присутствуют в первичных документах, либо связаны с ними логикой их формирования, поступления и/или обработки. Потому любой учет можно определить как процесс сбора, систематизации, хранения и обеспечения доступа ко всей информации, необходимой в производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Объединение всех источников информации в единую систему позволило ОАО «Завод Старорусприбор» создать многомерное информационное пространство, доступ к которому возможен для любого вида учета. В этом случае сам учет перестает быть функциональным и становится частью общесистемного процесса информационного обеспечения деятельности предприятия. Функции, которые прежде возлагались на различные виды учета, выполняют специализированные отчеты и расчеты, а также их интерпретация.

Единые требования к информации

Информация должна:

● нести все необходимые для пользователя сведения,

но не содержать ничего лишнего (достаточность)

● быть объективной и не содержать ошибок или искажений (точность)

● поступать пользователю своевременно и без задержек (оперативность)

● быть доведена до конкретного пользователя при обеспечении

необходимой защиты от несанкционированного доступа (адресность).

Подготовка информации не должна стоить больше, чем преимущества

от ее использования (рентабельность).

Методика процессного подхода

Процесс информационного обеспечения, как и любой другой, должен иметь свои цели и задачи. Они были сформулированы следующим образом:

● устранение различий в требованиях к информации;

● обеспечение единства структуры информации;

● обеспечение однократного ввода информации для повышения ее достоверности и оперативности;

● обеспечение прямого доступа к необходимой информации всем заинтересованным подразделениям в соответствии с их деловыми интересами, потребностями и с соблюдением необходимой конфиденциальности.

Необходимо было еще установить для всех подразделений единые правила управления данными. Например, применительно к первичной информации они содержали следующие положения.

1. Каждый первичный документ вносится в КИСС сразу после получения его пользователем на бумажном носителе.

2. Каждый первичный документ, попадающий в КИСС, автоматически приобретает признаки места возникновения (структурное подразделение) «автора» (пользователь данного рабочего места) и жестко регламентирован по праву ввода, корректировки и регистрации (то есть окончательная запись документа после выполнения всех необходимых проверок и уточнений всех приведенных в документе сведений).

3. Вводу подлежат все реквизиты вне зависимости от потребности в них службы, к которой относится «автор» документа.

4. Вся информация, обращающаяся в системе управления предприятием, может быть получена только из КИСС и передана только в нее.

5. Документы, требующие согласования нескольких служб, регистрируются в КИСС ее администратором только после получения в электронном виде согласующих подписей этих служб.

6. Использование данных первичных документов в целях получения аналитических отчетных форм разрешается только после регистрации этих документов в КИСС.

7. Внесение изменений в зарегистрированные в КИСС документы допускается только администратором системы по согласованию со всеми заинтересованными службами.

Однако для организации информационного обеспечения первичной информации явно недостаточно. Необходимы справочники и классификаторы. Их перечень и состав определяются потребностями подразделений. При этом одни и те же справочники могут использоваться различными службами, но для различных целей. Например, справочники мест возникновения затрат (М‚З), контрагентов, материалов, номенклатуры продукции и ряд других можно считать справочниками общего назначения. А такие, как нормативы затрат, статьи затрат, технологические операции, могут быть специализированными, то есть для каждого подразделения свои.

Для управления нормативно-справочной информацией (НСИ) также необходимы аналогичные единые правила и требования.

Структурирование информации

Анализ состава реквизитов первичных документов показал, что значительная их часть может быть получена в автоматическом режиме из справочников, например сведения о контрагентах. Для этого достаточно определить перечень данных, которые предполагается вносить из первичных документов, и установить их взаимосвязи, то есть структурировать документы.

Точно так же следует поступить и с НСИ. При ее структуризации можно выделить группы пользователей и распределить их, например, по типам обрабатываемых документов и М‚З, группы производственных подразделений С по технологическим операциям, рабочим специальностям, видам оборудования. Можно связать типы документов (план, заявка, выпуск продукции и др.) с такими сведениями, как статьи доходов/затрат, места хранения и др. Можно также выделить группы технологических операций и увязать их с видами оборудования и рабочими профессиями, нормативы трудозатрат и материальных затрат привязать к конкретным изделиям и М‚З.

Программные средства

Единое многомерное информационное пространство объединило все службы и подразделения завода.

В качестве программной платформы для подготовки конструкторско-технологической документации были установлены комплексы T-flex CAD, T-flex DOCХs, TechnoPro. Они позволяют полностью автоматизировать работу конструкторов и технологов и производить обмен данными между ними в автоматическом режиме. Автоматизация работы всех других служб построена на системе программ «1С: Предприятие 7.7». Завод использовал то, что уже было установлено в бухгалтерии, к тому же система позволяла расширить свою функциональность разработкой дополнительных модулей.

Для обеспечения единства НСИ в подразделениях, занятых проектированием изделий и расчетом нормативов на их производство, и всеми остальными службами завода были написаны программы, с помощью которых конструкторско-технологическая информация передавалась в «1С» автоматически с соблюдением всех установленных правил.

Все это позволило значительно повысить уровень автоматизации подготовки первичных документов за счет применения единых для всех подразделений справочников материалов и комплектующих, а также номенклатуры приборов, узлов и деталей, производимых заводом.

Дальнейшая работа заключалась в выборе направлений структуризации полученной информации и дальнейшего повышения уровня ее автоматизации, то есть установлении связей между отдельными элементами КИСС, стандартизации их представления и обработки.

Работу значительно облегчил один из инструментов обработки и хранения информации системы «1С:Предприятие». Он называется «Регистр» и определяется как «n-мерная система координат, в узлах которой хранятся совокупные данные», что полностью совпадает с реализуемым подходом к информационной системе как к информационному пространству. Нужно было только наполнить регистры сведениями из первичных документов и справочников.

Технологичность и удобство

Высокий уровень автоматизации позволяет легко решать комплекс задач.

Например, на заводе принято раздельное хранение различных материалов на разных складах. Введение в справочник соответствующего реквизита и привязка его к конкретному материалу или комплектующему позволяют при заполнении любых документов получать автоматически место хранения этого материала.

Еще пример. Справочник «Нормы расходов» заполняется при проектировании технологии изготовления изделия. Технологи также указывают и подразделение, выполняющее конкретную технологическую операцию, дополнив этот справочник реквизитом «Подразделение». При этом автоматически определяются не только нормативы затрат материалов и труда, но и место возникновения затрат в соответствии с технологией производства работ.

Проведя увязку реквизитов, на заводе теперь легко рассчитывают требуемую численность и загрузку производственного оборудования, персонала, получают перечень необходимых профессий и специальностей.

Созданная КИСС помогает с высокой степенью автоматизации заниматься и планированием производства продукции.

Так, сформированные в управлении продаж заявки от покупателей, дополненные продукцией, предложенной маркетологами, составляют основу производственного плана. Для включения продукции в план и получения всех дальнейших расчетов и отчетов достаточно просто выбрать ее из справочника номенклатур или сослаться на оформленную в единой базе данных заявку от покупателя.

Дальнейшее формирование необходимой учетной, отчетной аналитической и управленческой информации осуществляется практически автоматически.

Конечно, в системе предусмотрена возможность корректировки, но этот процесс благодаря многочисленным информационным связям становится значительно проще. Например, изменение закупочной цены какого-либо материала ведет к автоматическому пересчету всех затрат, соответственно изменятся и аналитические отчеты по соблюдению целевой себестоимости, рентабельности и прогнозируемых показателей доходности.

Поступающая в КИСС учетная информация о выполнении всех запланированных операций (закупка, выпуск изделий, реализация и поступление денежных средств) становится обратной связью, которая автоматически позволяет следить за всеми происходящими в системе управления процессами.

Хотя на заводе проведена уже огромная работа, но возможности системы не исчерпаны. Ее развитие зависит только от интересов и квалификации пользователей. Но в любом случае остается простота расширения функционала без увеличения объема вводимой информации. Такова концепция КИСС как единого информационного пространства.