1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1870

Бумагу надо экономить

Просим разъяснить, как применять п. 24 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Необходимо ли за конкретный день составлять ежедневный отчет кассира (используя бухгалтерскую программу), если за этот день не было приходных и расходных операций вообще?

О.Н. Баканова, Новокуйбышевск, Самарская обл.

Новокуйбышевск, Самарская обл.

Полагаем, что нет нормативных предпосылок для столь экономически неоправданных учетных действий. Постараемся доказать это в отношении любого способа ведения кассовой книги (как простого бумажного, так и автоматизированного).

Перед началом использования бумажная кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. И те и другие экземпляры листов имеют одинаковую нумерацию (Указания по применению унифицированной формы № КО-4 «Кассовая книга», п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40; далее — Порядок).

Согласно п. 25 Порядка на предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Листы в машинограммах нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов за месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов за год. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Таким образом, Порядком установлена сплошная нумерация листов кассовой книги (как в бумажном, так и в электронном виде) и не предусмотрено сплошное выставление дат. Даты выставляет кассир по мере заполнения бумажной кассовой книги или по мере формирования листов кассовой книги в бухгалтерской программе. Количество листов при автоматизированном заполнении фиксируется ежемесячно и заверяется подписями по окончании года. При таком порядке нецелесообразно формировать в бухгалтерской программе пустые машинограммы (в которых стоят только дата, одинаковые остатки на начало и на конец).

Слова «обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня», по нашему мнению, надо понимать так: обе машинограммы распечатываются по завершении всех кассовых операций того дня, когда они проводились. В них ставится дата и выводится остаток на следующий день. Остаток автоматически перейдет в начало того рабочего дня, когда будут проводиться кассовые операции, то есть который будет фактическим рабочим днем для кассира.

В соответствии п. 24 Порядка записи в кассовую книгу вносит кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

По нашему мнению, слова «ежедневно в конце рабочего дня» означают: в конце дня, в который фактически работала касса. Остаток денег в кассе переходит на следующее число, то есть на утро следующего фактически рабочего для кассы дня.

В то же время, если организация использует активные контрольно-кассовые системы (например, POS-терминалы), в зависимости от особенностей автоматизации включение одной такой машины с введением пароля может для бухгалтерской программы означать начало рабочего дня всей кассы. В подобной ситуации за этот день придется выдавать машинограммы (включая отчет кассира) независимо от фактического проведения кассовых операций.