1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1127

Архиважное архивное дело

Практика показывает, что нередко организации не придают должного значения хранению документации. В итоге требуемой проверяющими бумаги может не оказаться под рукой и приходится ссылаться на прожорливых мышей. Такое объяснение обычно не находит понимания у чиновников...

Зачастую это является следствием незнания правовых актов, регулирующих архивное дело. Чтобы восполнить этот пробел, мы расскажем о порядке хранения документов.

 

Нормативная база

 

О важности данной проблемы свидетельствует тот факт, что отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируются Законом РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон).

 

СПРАВКА

 

Приведем некоторые понятия, определяемые в ст. 3 данного правового акта.

Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости этого носителя и содержащейся на нем информации для граждан, общества и государства.

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Временное хранение архивных документов — хранение таких документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию таких документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению этих единиц в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование такими документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

 

Решением Коллегии Федеральной архивной службы РФ (Росархив) от 06.02.2002 были одобрены Основные правила работы архивов организаций (далее — Правила), которые являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Они распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Руководителем Росархива 06.10.2000 утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (далее — Перечень), который включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями и организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, номенклатурах дел.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.2003 № 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее — Положение). Оно распространяется на специфические документы открытых и закрытых акционерных обществ, в том числе на решения о выпуске ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в такие решения, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, зарегистрированные отчеты об итогах их выпуска, описи документов общества, передаваемые на постоянное хранение в архив АО, акты выделения документов общества к уничтожению. На иные документы акционерных обществ распространяются нормы, установленные Перечнем.

Законом РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Подпунктами 5 и 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы).

Существуют также внутриведомственные правила о порядке и сроках хранения документов.

 

ВНИМАНИЕ!

 

Статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

 

С чего начать?

 

Соблюдение законодательства о хранении документов должен обеспечивать руководитель организации. Однако это, конечно, не означает, что именно ему следует непосредственно заниматься этим хлопотным делом. Руководитель должен прежде всего позаботиться о разработке и утверждении положения о порядке хранения документов, которое будет являться локальным нормативным актом. В этом положении следует определить процедуру движения документов по структурным подразделениям организации и меры по их сохранности. Отдельными приказами необходимо определить должностное лицо, ответственное за это в целом, и должностных лиц, отвечающих за соблюдение установленного порядка в подразделениях, а также номенклатуру дел, о которой мы расскажем ниже.

Для организации и проведения экспертизы документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для дальнейшего хранения или уничтожения следует создать экспертную комиссию, а также назначить ее председателя из руководящих работников организации.

 

Скрупулезность прежде всего

 

При подготовке положения о хранении документов следует руководствоваться вышеупомянутыми Законом, Правилами, Перечнем и Положением. В этом локальном нормативном акте целесообразно отразить следующее.

Организация хранения документации до передачи их в архив должна обеспечиваться руководителями структурных подразделений. При этом документы с грифом «коммерческая тайна» необходимо хранить в сейфах. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

Хранению подлежат подлинники документов. В случае их утраты или повреждения подлинника его должна заменить заблаговременно заверенная в установленном порядке копия. О каждом случае утраты или повреждения должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины происшедшего, приобщенный к передаваемой на хранение копии документа и подлежащей хранению вместе с ней. Такой акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден руководителем организации. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности акт должен быть утвержден также главным бухгалтером.

Документы, подлежащие хранению, до передачи их в архив организации хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа организации.

Архив организации должен находиться в специально отведенном для него помещении. Переданные в архив документы следует хранить в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с ней) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения этого срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения. В ней также предусмотрена графа для расписок в получении и приеме документа.

В положении о хранении документов акционерного общества следует указать, что бюллетени для голосования, включая признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив на хранение после составления протокола об итогах голосования на общем собрании. Их следует хранить в специальном запирающемся опечатанном ящике или в специальном шкафу с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом, уполномоченным на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

 

Чтоб чего не вышло...

 

Отбор документов для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляет экспертная комиссия, о которой уже говорили выше. Ее решения вступают в силу только после утверждения руководителем организации. Данная комиссия также рассматривает описи дел постоянного и временного сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкцию по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении бумаг к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Дела, включенные в утвержденный акт к уничтожению документов, отделяются от остальных дел. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве организации в формируемом деле.

 

Разложим все по полочкам

 

Документы должны формироваться в документальные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел согласно Перечню, который подразделяет документы на следующие 12 разделов:

1—организация системы управления;

2—планирование деятельности;

3—финансирование деятельности;

4—учет и отчетность;

5—экономические, научные, культурные связи;

6—информационное обслуживание;

7—трудовые отношения;

8—кадровое обеспечение;

9—материально-техническое обеспечение деятельности;

10—административно-хозяйственные вопросы;

11—социально-бытовые вопросы;

12—деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

Раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля и правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организации (в том числе и профсоюзной), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования деятельности.

Разделы 2—4 охватывают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организации.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организации.

К разделу 7 относится документация по трудоустройству, организации и нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

В раздел 9 включена документация о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

К разделу 10 относится документация по административному и хозяйственному обслуживанию организации: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране.

Раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 охватывает документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичной профсоюзной организации (объединения).

 

Сроки хранения

 

В утвержденной номенклатуре дел необходимо указать сроки хранения в соответствии с Перечнем.

Приведем отдельные примеры по разделу 4 «Учет и отчетность».

Бухгалтерские балансы и отчеты, включая относящиеся к ним документы, должны храниться:

·        сводные годовые — постоянно;

·        годовые — постоянно;

·        квартальные — пять лет;

·        месячные — пять лет.

При отсутствии годовых квартальные балансы и отчеты хранятся постоянно. Это же правило относится и к месячным балансам и отчетам при отсутствии годовых и квартальных.

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, а также приложения и пояснительные записки к ним хранятся постоянно.

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета, а также план счетов такого учета следует хранить пять лет.

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию — один год.

Бумаги о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе о проверке кассы, правильности взимания налогов — пять лет.

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) — пять лет.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) — пять лет. Такой срок хранения установлен при условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел данные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Следует обратить внимание на то, что лицевые счета работников должны сохраняться 75 лет.

Исполнительные листы хранят, пока в них есть надобность (до минования надобности), но не менее пяти лет.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, следует хранить до замены его новым.

Отчеты по налогам необходимо хранить:

·        годовые — постоянно;

·        квартальные — пять лет;

  • месячные — один год.

При отсутствии годовых квартальные отчеты хранятся постоянно. При отсутствии квартальных месячные отчеты следует хранить пять лет.

Для специфических документов акционерных обществ сроки их хранения установлены Положением. Постоянному хранению, в частности, подлежат:

— решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в такие решения и проспекты, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке;

— годовые отчеты АО;

— протоколы общих собраний (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акцией общества), ревизионной комиссии (ревизора) АО;

— протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества;

— протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа АО (правления, дирекции) решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента);

— бюллетени для голосования, а также доверенности (их копии) на участие в общем собрании акционеров;

— иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с законодательством.

 

Как определять сроки

 

Перечнем установлено, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел. Отбор документов на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Исчисление срока хранение документов, если не установлено иное, производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года, если не установлено иное.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение таких сроков может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации.

Минфин РФ, отвечая на вопросы о порядке определения сроков хранения документов бухгалтерского учета, в Письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 разъяснил, в частности, следующее.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 9, 17 Закона «О бухгалтерском учете»).

Налогоплательщик обязан представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) (подп. 5 и 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

По мнению налоговиков, течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Далее на основании приведенных норм Минфин РФ делает вывод, что налоговые органы при проведении проверки вправе истребовать документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы, в пределах, установленных ст. 23 НК РФ, срока хранения таких документов (то есть в пределах четырех лет). В то же время содержащееся в названном Законе требование о наличии в течение пяти лет первичных документов для подтверждения факта совершения хозяйственной операции также подлежит безусловному исполнению.

Иными словами, для целей налогового учета первичные учетные документы следует хранить четыре года, а для целей бухгалтерского учета — пять лет.

 

Организация «приказала долго жить»

 

В случае ликвидации организации, если она имела договор с учреждением системы Росархива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В случае реорганизации юридического лица, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации юридических лиц.

 

Особые случаи

 

Организации, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются вышеназванными Правилами только в части организации, планирования, отчетности и методической работы с управленческими документами, хранящимися в их архивах. Во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Не распространяются Правила также на документы, работа с которыми регламентируется Законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента РФ от 30.11.95 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».