Разъездной характер работы — одна из тех сфер, где часто сталкиваются интересы работодателя и налоговой. С одной стороны, работнику нужно возместить его расходы, а с другой — не превратить компенсацию в скрытую зарплату, иначе доначислений НДФЛ и страховых взносов не избежать. Рассмотрим, кого можно считать разъездным работником, как подтвердить разъездной характер работы, как квалифицировать выплаты разъездным работникам и какие сложности возникают при их обложении НДФЛ и страховыми взносами.
Что такое разъездная работа и кого считать разъездным работником
Трудовой кодекс содержит упоминание о разъездном характере работы. Однако он не раскрывает понятия разъездной работы и не определяет, что следует под ней понимать.
Роструд разъяснил в письме от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1, что разъездной может считаться работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. При этом в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ специалисты службы по труду и занятости отметили, что, в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.
Мнение Роструда разделяет и Минтруд. В письме от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714 он указал, что под определение «разъездной характер работ» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.
Из вышеприведенных разъяснений чиновников следует, что разъездная работа — это постоянное выполнение трудовых обязанностей вне расположения организации, связанное с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемой территории. При этом работник должен иметь возможность ежедневно после работы возвращаться домой.
Что касается разъездного работника, то таковым считается сотрудник, работа которого носит разъездной характер. Обратите внимание, что разъездной работник должен постоянно находиться в разъездах. Так, в письме от 21.02.2019 № 03-15-06/11330 Минтруд России указал, что разъездной характер работы должен быть постоянным, и в этой связи работа генерального директора не может относиться к работе, имеющей разъездной характер, даже если он часто совершает поездки. А Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ, отвечая на вопрос о критериях признания работы разъездной, разъяснил, что доля времени нахождения в служебных поездках в общем рабочем времени для признания работы разъездной значения не имеет. Работодатель вправе установить работнику разъездной характер работы, только если его трудовая функция предполагает постоянную работу в разъездах. С этим согласны и суды. Так, Нижегородский областной суд в апелляционном Определении от 24.03.2026 по делу № 33-1983/2026 указал, что разъездной считается работа, изначально предусматривающая исполнение должностных обязанностей вне места расположения организации (курьеры, водители, экспедиторы).
Таким образом, те работники, которые часто, но не все время находятся в служебных поездках, к разъездным не относятся. В частности, нельзя установить разъездной характер работы сотрудникам, которые часто совершают служебные поездки, но имеют стационарное рабочее место, например, бухгалтеру, совершающему частые поездки в банк и в налоговую, или юристу, который часто выезжает на судебные заседания.
Как подтвердить разъездной характер работы
Статья 57 ТК РФ к числу обязательных для включения в трудовой договор относит условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). В письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 Минтруд России пояснил, что в трудовом договоре нужно не просто указать, что работа носит разъездной характер, а в нем должны быть установлены условия, определяющие разъездной характер работы для конкретного работника.
В статье 168.1 ТК РФ указано, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Таким образом, чтобы работа сотрудника считалась разъездной, необходимо выполнение следующих условий:
-
должность сотрудника указана в утвержденном компанией перечне должностей с разъездным характером работы;
-
трудовой договор с сотрудником содержит указание на то, что его работа носит разъездной характер и в нем установлены условия такой работы.
Устанавливая в трудовом договоре условия разъездной работы конкретного сотрудника, важно прописать территорию, в пределах которой им осуществляются разъезды. Это необходимо как для подтверждения разъездного характера работы, так и для разграничения служебных поездок сотрудника и правильной квалификации выплат в его пользу. Дело в том, что, согласно разъяснениям чиновников, когда работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки служебными командировками не являются (письмо Минтруда России от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714). Если же работники выезжают за пределы обсуживаемых ими участков (например, в трудовом договоре с разъездным работником установлено, что служебные поездки осуществляются только по одному населенному пункту, а он выезжает в другой), то такие поездки будут являться служебными командировками (письмо Роструда от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1).
Виды выплат разъездным работникам
Статья 168.1 ТК РФ обязывает работодателя возмещать работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками:
-
расходы по проезду;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
-
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Кроме того, исходя из положений ст. 129 ТК РФ, работодатель может выплачивать работникам доплату (надбавку) компенсационного характера за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. То есть работодатель вправе установить доплату (надбавку) за разъездной характер работы, например в фиксированной сумме или в процентном отношении от оклада.
Важно отметить, что возмещение расходов по ст. 168.1 ТК РФ и компенсационная выплата (доплата) по ст. 129 ТК РФ — это разные виды выплат. Возмещение разъездным работникам их расходов на служебные поездки относится к установленным законодательством гарантиям и компенсациям, а компенсационная выплата (доплата) представляет собой часть заработной платы, что влечет за собой их различное налогообложение. Поэтому компаниям важно правильно квалифицировать суммы, выплачиваемые разъездным работникам, так как их неправильная квалификация приведет к доначислению НДФЛ и страховых взносов, а также пеней и штрафов.
Какие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами
Перечни выплат, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, приведены соответственно в ст. 217 и 422 НК РФ. В число таких выплат входят все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Поэтому для определения данного понятия нужно обратиться к положениям трудового законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).
Статья 168.1 ТК РФ, определяющая виды и порядок возмещения расходов разъездным работникам, находится в разделе VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ. Под компенсациями в ней понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, выплаты разъездным работникам, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными выплатами, установленными законодательством РФ и связанными с выполнением трудовых обязанностей. И они в полном объеме подпадают под освобождение от НДФЛ и страховых взносов, установленное соответственно п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Однако есть исключение в отношении суточных. Они освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами только в размере не более 700 руб. в день на территории РФ и не более 3500 руб. в день при нахождении за пределами РФ (п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ). Таким образом, если компания выплачивает разъездным работникам суточные при поездках по России, например в размере 2000 руб. в день, то под освобождение из них подпадают только 700 руб., а 1300 руб. подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
В отношении страховых взносов на травматизм никаких лимитов нет, поэтому суточные освобождаются от обложения взносами на травматизм в полном объеме.
Что касается доплаты (надбавки) за разъездной характер работы, то, поскольку данная выплата согласно положениям ст. 129 ТК РФ входит в состав заработной платы, она подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Как определить тип выплат
Выплаты разъездным работникам, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, предполагают возмещение работникам понесенных ими затрат. Следовательно, разъездной работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при выполнении трудовых обязанностей затрат, которые работодатель обязан возместить. И только при наличии таких документов выплачиваемые разъездному работнику суммы могут квалифицироваться как установленные ст. 168.1 ТК РФ компенсационные выплаты, не подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами. При отсутствии подтверждающих расходы документов выплаты разъездным работникам нельзя рассматривать как установленные ст. 168.1 ТК РФ компенсационные выплаты.
Минфин России это подтверждает. В письме от 30.12.2022 № 03-04-06/129887 он указал, что если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками и указанные в ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Такая же позиция изложена в письмах Минфина России от 29.12.2022 № 03-04-06/129496, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.
Суды тоже считают, что если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его постоянная работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.08.2024 № 19АП-4477/2024 по делу № А14-9996/2023).
Чем подтвердить суточные
С документальным подтверждением расходов на проезд и наем жилого помещения, как правило, проблем не возникает. Возмещение таких расходов осуществляется на основании представленных работником билетов, чеков и счетов (квитанций). Но чем подтвердить расходы на проживание вне места постоянного жительства (суточные)?
Из разъяснений, данных в письме Минфина России от 30.12.2022 № 03-04-06/129887, следует, что документальным подтверждением для возмещения суточных будет их размер, установленный локальным актом организации. Соответственно, требовать от разъездного работника документы, подтверждающие, на что он потратил суточные, не нужно. На это указал и АС Поволжского округа в постановлении от 22.09.2022 № Ф06-18613/2022 по делу № А65-24920/2021. Суд отверг довод налогового органа об отсутствии каких-либо документов, подтверждающих, что разъездные работники во время служебных поездок несли какие-либо расходы. Он указал, что в качестве таких документов компания представила трудовые договоры с работниками, приказы о приеме на работу, путевые листы, товарно-транспортные накладные, маршрутные карты, расчет полевого довольствия, служебные записки-отчеты с подтверждением расходов части полевого довольствия. Данные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспортного средства и продолжительности поездки, а также подтверждают факт нахождения работника в разъезде. По своему характеру данная компенсация (суточные) не предполагает документального подтверждения расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки.
Риски переквалификации суточных
Для того, чтобы выплачиваемые разъездному работнику суточные рассматривались как компенсационные выплаты, установленные ст. 168.1 ТК РФ, они должны выплачиваться только за дни служебных поездок. Однако на практике встречаются ситуации, когда компания выплачивает суточные (называемые компенсацией) за все дни работы, независимо от того, находился работник в поездках или нет. В этом случае выплачиваемые суточные (компенсация) будут переквалифицированы в надбавку за разъездной характер работы, подлежащую обложению НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.
Примером является постановление АС Северо-Западного округа от 05.09.2023 № Ф07-12871/2023 по делу № А21-14871/2022. В этом деле рассматривалась ситуация, когда разъездным работникам выплачивалась компенсация за разъездной характер работы в размере 700 руб. в день за все дни работы. Суд посчитал, что выплачиваемая компенсация представляет собой надбавку за разъездной характер работы, предусмотренную ст. 129 ТК РФ. Обосновал он это тем, что данные выплаты производились в рамках трудовых отношений за каждый отработанный рабочий день, то есть выплачивались работникам именно в связи с осуществлением ими трудовых обязанностей, носили систематический характер и выплачивались постоянно. Согласно маршрутным листам, работники выполняли работы на объектах, находящихся на незначительном удалении от места их постоянного проживания. Документы, подтверждающие произведенные работниками расходы в связи с разъездным характером работы, к проверке не представлены. Помимо фиксированной суммы компенсации, работникам оплачивались фактически понесенные и документально подтвержденные расходы по проезду и проживанию. В локальном акте компании отсутствует фактическое указание на то, какие именно расходы, связанные с разъездным характером работы, покрывает спорная компенсация.
Также существует риск переквалификации при нестандартных способах расчета размера суточных.
Так, АС Центрального округа в постановлении от 17.04.2025 № Ф10-666/2025 по делу № А62-6548/2023 рассмотрел ситуацию, когда компания платила водителям суточные исходя из пройденного километража, а не из количества дней. Налоговая посчитала выплаты зарплатой и доначислила компании НДФЛ и страховые взносы. По мнению налоговиков, примененная компанией методика расчета суточных по пройденным километрам не соответствует той, которая применяется для суточных (по суткам). Размер выплат зависел от трудовых достижений, которые могли бы учитываться при расчете вознаграждения именно за труд, или премий. Суммы выплачивались без представления документов, подтверждающих несение реальных расходов.
Мнения судов разошлись. Суд первой инстанции поддержал компанию. Он пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру и экономическому содержанию призваны возместить направленным в служебные поездки работникам расходы, вызванные проживанием вне места постоянного жительства, и подпадают под действие ст. 168.1 ТК РФ. Инспекцией не представлено доказательств того, что полученные работниками суточные полностью или частично являются заработной платой, стали их доходом от исполнения трудовых обязанностей.
Апелляционный суд занял сторону налоговиков. А вот кассационный суд согласился с позицией суда первой инстанции. Он указал, что действующее законодательство не содержит положений о том, что для расчета суточных установлена методика их расчета только по количеству суток. В нем также отсутствует указание на то, какая методика расчета должна применяться для расчета суточных, несоблюдение которой, соответственно, должно считаться доказательством того, что рассчитываемые по отличной методике расходы не являются суточными.
Избранный компанией способ определения ставки суточных применительно к пройденным километрам пути сам по себе не означает сдельного (сдельно-повременного) характера работы водителей и отказа от привязки выплат к продолжительности пути, равно как и не меняет характера выплат с компенсаций по суточным на компенсации как часть заработной платы.
Метод расчета суточных исходя из километража позволял учесть фактическое время начала и окончания рейса и более точно привязать размер суточных к фактическому времени в пути по сравнению с календарными днями для более обоснованной и справедливой компенсации дополнительных расходов водителей и предотвращения возможных злоупотреблений.