СФР в письме от 26.09.2025 № 19-02/93633л разъяснил, при каких условиях и какие расходы на используемый в служебных целях личный автомобиль не облагаются страховыми взносами на травматизм, а также какие для этого нужны документы.
Выплаты в рамках трудовых отношений облагаются страховыми взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ)). Однако законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).
Трудовым кодексом установлено, что, если работник с ведома и согласия работодателя использует в служебных целях личное авто, ему выплачивается компенсация за использование, а также возмещаются расходы, связанные с использованием авто. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Когда взносы будут, а когда нет
Учитывая вышеуказанные нормы законодательства, специалисты СФР пришли к следующим выводам:
-
оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование этого имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником;
-
суммы компенсаций, превышающие размеры, предусмотренные соглашением сторон, подлежат обложению страховыми взносами;
-
если соглашение отсутствует, вся сумма компенсационных выплат работникам облагается страховыми взносами.
Какие нужны документы
Устанавливаемый соглашением размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.
Для того, чтобы установленный соглашением размер возмещения расходов не облагать страховыми взносами, у организации должны быть следующие документы:
-
копии свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС) — подтверждают право собственности работника на используемый в служебных целях автомобиль;
-
путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и другие документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании личного автомобиля в служебных целях.
Какие расходы можно компенсировать
Из письма следует, что какого-то закрытого перечня расходов, подлежащих компенсации при использовании авто в служебных целях и не облагаемых страховыми взносами, нет. Чтобы компенсируемые работнику расходы не подпадали под обложение страховыми взносами, они должны соответствовать следующим условиям:
-
сумма компенсируемых расходов должна соответствовать размеру, определенному соглашением между работодателем и работником;
-
должны быть в наличии документы, подтверждающие понесенные расходы;
-
оплата работ и услуг, стоимость которых компенсируется работнику, должна быть связана с исполнением работником трудовых обязанностей.
Специалисты СФР в числе компенсируемых расходов, не облагаемых страховыми взносами, назвали оплату:
-
услуг автосервиса по диагностике и техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ;
-
услуг мойки;
-
услуг автострахования (КАСКО, ОСАГО).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах СФР от 26.09.2025 № 19-02/93619л, № 19-02/93616л, № 19-02/93615л, № 19-02/93362л.