Работодатель ежегодно должен утверждать график отпусков. Напомним, в какой срок нужно это сделать, какая ответственность грозит за отсутствие такого графика и нарушение сроков его утверждения, а также на какие особенности следует обратить внимание при его составлении.
Срок утверждения графика отпусков
График отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Он составляется ежегодно и должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, утвердить график отпусков на 2026 г. нужно не позднее 17 декабря 2025 г.
Если в компании есть профсоюз, то нужно заложить пять рабочих дней на получение его мотивированного мнения по графику отпусков (ст. 123, 372 ТК РФ). Соответственно, при наличии профсоюзной организации график отпусков должен быть подготовлен не позднее 10 декабря 2025 г.
Обратите внимание, что при составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать мнение только выборного органа первичной профсоюзной организации, мнение «иных представительных органов» учету не подлежит (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964).
Ответственность за нарушение срока
Как указано выше, срок утверждения графика отпусков установлен Трудовым кодексом. Его несоблюдение является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц это означает предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Предпринимателя оштрафуют в размере от 1000 до 5000 руб., а для юридического лица штраф составит от 30 000 до 50 000 руб.
Роструд подтверждает, что нарушение срока утверждения графика отпусков влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (ответ на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция. рф» 16 января 2025 г.).
Как оформить график отпусков
Требований по форме и содержанию графика отпусков ТК РФ не устанавливает (письмо Минтруда России от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1952). Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или самостоятельно разработать и утвердить форму графика отпусков (письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1).
Кого включать в график
В график отпусков работодатель должен включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1), в том числе:
-
работающих дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
-
с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
-
совместителей (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
При отражении в графике отпусков совместителей нужно учитывать, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ, (письмо Минтруда России от 28.02.2025 № 14-6/ООГ-1063)). Внутренние совместители отмечаются в графике отпусков единожды, так как по ТК РФ отпускной ежегодный период по постоянному месту работы должен иметь полное совпадение с отпуском по совместительству (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Новые работники
В компании могут появиться новые работники, с которыми трудовые договоры заключены после утверждения графика отпусков на очередной год. Нужно ли их включать в график отпусков и если нужно, то каким образом это сделать?
В письме от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951 Минтруд России рассмотрел вопрос о включении нового работника в график отпусков и разъяснил, что работодателю следует учитывать риски возникновения индивидуальных трудовых споров с работником в случае невключения какой-либо категории работников в график отпусков. Он также указал, что Трудовой кодекс не запрещает вносить изменения в график отпусков.
Из этого следует, что новых работников целесообразно включить в утвержденный график отпусков.
Внесение изменений в график отпусков оформляется путем его дополнения информацией об очередных оплачиваемых отпусках (письмо Минтруда России от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).
Работники, которые могут уйти в отпуск в любое время
Трудовой кодекс дает право отдельным категориям работников брать отпуск в любое удобное для них время. Это, в частности, работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ), женщины в период перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
Из разъяснений, данных Минтрудом России в письме от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, следует, что таких работников нужно включать в график отпусков. И если работник, который может уйти в отпуск в любое время, решит поменять время отпуска, закрепленное за ним в графике отпусков, работодатель должен предоставить отпуск в выбранное работником время и внести изменения в график отпусков.
Какие отпуска отражать в графике
Как было указано выше, график отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, в графике отпусков нужно отражать все оплачиваемые отпуска, то есть ежегодный оплачиваемый отпуск, а также дополнительные оплачиваемые отпуска. Минтруд России это подтверждает (письмо от 29.03.2022 № 14-2/ООГ-1987).
Также в график отпусков нужно включать неиспользованные дни отпуска за прошлые годы (ответ на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция. рф» 20 июня 2025 г.).
Как указывать время отпуска
В Определении от 06.02.2014 № АПЛ13-606 Верховный суд РФ указал, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника. Минтруд России тоже считает, что в графике отпусков необязательно указывать конкретные числа начала и окончания отпуска (письмо от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659).
А вот по мнению Роструда и судов, в графике отпусков нужно указывать конкретные даты начала и окончания отпуска (письма Роструда от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1, от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1, решения Мокшанского районного суда Пензенской области от 05.04.2024 по делу № 2-14/2024, Тверского областного суда от 22.06.2016 № 21-159/2016, суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.08.2013 № 7-155/20132). Конкретные даты нужно указывать по причине регуляции процесса непрерывности деятельности организации и для удобства всех работников. Отсутствие в графике отпусков информации о дате начала отпуска нарушает права работников. У работников в подобных случаях нет возможности спланировать свой отдых.
Таким образом, в графике отпусков лучше указывать конкретные даты начала и окончания отпуска.
Разделение отпуска на части
Работодатель не имеет права делить отпуск на части без согласования с работником. Если согласие не достигнуто, отпуск должен быть предоставлен целиком (ответ на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция. рф» 22 августа 2025 г.).
При делении отпуска на части одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся дни отпуска могут быть разделены на любое количество частей (письма Минтруда России от 17.07.2025 № 14-6/В-887, Роструда от 17.07.2009 № 2143‑6‑1).