Некоторые компании оплачивают или компенсируют работникам их проезд от дома до места работы и обратно. Рассмотрим, нужно ли облагать такие выплаты НДФЛ и страховыми взносами, а также можно ли их учесть в расходах по налогу на прибыль.
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключение составляют необлагаемые доходы, перечисленные в ст. 217 НК РФ. Среди них названы установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ). Однако действующее законодательство не предусматривает компенсационных выплат по оплате проезда работников от дома до работы и обратно. В ответе на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция. рф» 11 августа 2023 г., специалисты службы по труду и занятости указали, что законом не установлена обязанность работодателя возмещать работнику оплату проезда на работу и обратно. Таким образом, в общем случае при оплате или возмещении работодателем проезда работника от дома до работы и обратно у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ. Если работодатель компенсирует расходы на проезд, у работника будет возникать доход в денежной форме, а если оплачивает за него проезд — доход в натуральной форме. Минфин России это подтверждает (письма от 02.12.2024 № 03-04-05/120763, от 25.09.2024 № 03-04-05/92614, от 26.02.2024 № 03-04-05/16419).
Однако есть случаи, когда оплата (компенсация) проезда работника от дома до работы и обратно не подлежит обложению НДФЛ. Речь идет о ситуациях, когда работник в принципе не может добраться до работы самостоятельно. Так, в письме от 09.03.2023 № 03-04-05/19536 Минфин России разъяснил, что оплата организацией за налогоплательщика товаров (работ, услуг) или имущественных прав не в интересах этого лица не признается доходом, полученным этим налогоплательщиком в натуральной форме. Поэтому, если оплата организацией проезда своих работников до места работы и обратно обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности работников воспользоваться общественным транспортом, то указанная оплата не приводит к возникновению у таких работников дохода, подлежащего обложению НДФЛ. Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 22.12.2022 № 03-04-07/125960, от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198. Данные разъяснения финансистов согласуются с правовой позицией Верховного суда РФ, изложенной в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Она заключается в том, что получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено прежде всего интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Необлагаемые взносами суммы перечислены в ст. 422 НК РФ. Поскольку среди них суммы оплаты проезда работников от дома на работу и обратно не поименованы, Минфин России считает, что такие суммы подлежат обложению страховыми взносами как выплаты в рамках трудовых отношений (письма от 02.12.2024 № 03-04-05/12076, от 26.02.2024 № 03-04-05/16419, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239, от 19.04.2019 № 03-04-06/28569). Исключение составляет случай, когда оплата проезда работников от дома на работу и обратно обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности у работников воспользоваться общественным транспортом и производится организацией непосредственно транспортной организации. При таких условиях суммы расходов организации на оплату проезда работников, по мнению Минфина России (письмо от 22.12.2022 № 03-04-07/125960), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.
Что касается судов, то они считают, что оплата проезда работников от дома на работу и обратно страховыми взносами не облагается. Так, АС Волго-Вятского округа в постановлении от 02.10.2024 № Ф01-45/2024 по делу № А17-10426/2023 рассмотрел ситуацию, когда компания возмещала работникам расходы на проезд до места работы и обратно на основании Положения об оплате труда работников. Проверяющие решили, что такие выплаты осуществляются в рамках трудовых отношений и должны облагаться страховыми взносами. Но суд указал, что в соответствии с правовой позицией, изложенной в Определении Верховного суда РФ от 04.09.2017 № 303-КГ17-6952, в постановлениях Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12, от 03.12.2013 № 10905/13, от 10.12.2013 № 11031/13, сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и работником не является основанием для вывода о том, что все выплаты, производимые в пользу последнего, представляют собой оплату его труда. В рассматриваемой ситуации выплаты носили социальный характер, не зависели от квалификации работников, сложности, качества, количества выполняемой ими работы и не являлись оплатой труда (вознаграждением за труд). Учитывая это, суд пришел к выводу, что оплата проезда работников от дома на работу и обратно не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для их начисления. К таким же выводам пришел АС Уральского округа в постановлении от 25.06.2020 № Ф09-3781/20 по делу № А60-42926/2019.
Налог на прибыль
Пунктом 26 ст. 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Учитывая эти положения, Минфин России в письме от 26.02.2024 № 03-04-05/16419 указал, что расходы налогоплательщика в виде компенсации работникам стоимости проезда от места жительства к месту работы и обратно транспортом общего пользования не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. При этом в письме от 09.12.2024 № 03-03-06/1/123852 специалисты финансового ведомства разъяснили, что если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда, осуществлены на основании трудового договора и (или) коллективного договора, то они могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. В иных случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 26 ст. 270 НК РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 20.09.2024 № 03-03-06/1/90376, от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239.