Нередко компании несут расходы по оплате такси для своих работников. Конечно же, работодателю хотелось бы учесть эти затраты при налогообложении и при этом не начислять НДФЛ со страховыми взносами. Но реально ли это? Все зависит от конкретной ситуации. Подробнее — читайте ниже.
Такси в командировках
Самая популярная ситуация, при которой работники компании могут прибегать к услугам такси, — это когда их направляют в служебные командировки. В этом случае необходимость в такси возникает для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок. Подобные траты чиновники разрешают учитывать при налогообложении прибыли, поскольку очевидна связь расходов со служебными поездками, а значит, с деятельностью организации в целом (письма Минфина России от 28.06.2016 № 03‑04‑06/37671, от 25.03.2020 № 03‑03‑07/23568).
Однако для этого расходы на такси, безусловно, должны обязательно подтверждаться документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). И это не только кассовый чек, например. Но и документы, подтверждающие служебный характер поездки. Например, если речь идет о такси до аэропорта, должен быть также приказ о направлении сотрудника в служебную командировку.
Бывает, что компания не оплачивает такси через компенсацию работнику понесенных им расходов, а имеет постоянный договор с компанией-перевозчиком и напрямую оплачивает ей услуги. В этом случае во избежание налоговых рисков в документе, оформляемом перевозчиком, должна быть указана максимально подробная информация: Ф. И. О. пассажира, дата, время, маршрут и номер задания.
Но даже при таком оформлении нельзя в полной мере исключить вероятность налоговых рисков. Известны случаи, когда налоговики признавали неправомерным применение расходов и вычетов по транспортным услугам, указывая на то, что из детализации маршрутов поездок следовало отсутствие связи между поездками и служебной (производственной) необходимостью. Однако налогоплательщику удалось оспорить претензии налоговиков в судебном порядке, поскольку он представил доказательства необходимости использования пассажирских перевозок легковым транспортом для работников, направляющихся в командировки и прибывающих из командировок (приказы о командировках, служебные задания, детализация поездок (приложение к актам)), экономическую обоснованность расходов и документальное подтверждение (постановление ФАС Московского округа от 09.06.2011 № КА-А40/5329‑11‑2).
Относительно наличия/отсутствия обязанности по исчислению НДФЛ и страховых взносов с выплат на такси командированным работникам все достаточно просто. Затраты на такси относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, соответственно, не возникает и обязанности по исчислению НДФЛ со страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.03.2020 № 03‑03‑07/24472).
До работы и обратно
А можно ли учитывать при налогообложении стоимость услуг на такси в случае, если работники добираются на такси от дома до работы и обратно? Зависит от ситуации и — иногда — от положений трудового или коллективного договора.
Так, положения ст. 255 НК РФ содержат перечень выплат, относимых к расходам на оплату труда в целях налога на прибыль. При этом данный перечень фактически является открытым, поскольку к расходам на оплату труда относятся «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором» (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Данное положение согласуется с п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся расходы «на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами».
Таким образом, факт включения в трудовой или коллективный договор условия о том, что работодатель оплачивает работникам такси от места жительства до места работы (и обратно), свидетельствует о том, что оплата такси является формой системы оплаты труда. Соответственно, в этом случае общество имеет право относить такую оплату на расходы, учитываемые при налогообложении в составе расходов на оплату труда.
Вывод о том, что расходы на оплату такси до места работы и обратно можно относить к расходам на оплату труда, в случае если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, подтверждается и многочисленными официальными разъяснениями ведомств (письма Минфина России от 07.08.2020 № 03‑03‑06/1/69400, от 24.11.2020 № 03‑04‑06/102170, от 19.01.2021 № 03‑03‑06/1/2239, от 03.11.2021 № 03‑01‑10/89249).
Но есть один исключительный случай, когда учесть расходы на такси можно даже при отсутствии в трудовом или коллективном договоре условия о том, что работодатель оплачивает работникам такси от места жительства до места работы (и обратно), — это если необходимость в такси вызвана в силу технологических особенностей производства (п. 26 ст. 270 НК РФ). Например, в связи с отдаленностью завода от маршрута общественного транспорта. В этом случае организация сможет обосновать производственный характер найма такси (постановления ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012).
А теперь разберемся, нужно ли с подобных «благ» исчислять НДФЛ и страховые взносы.
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло. Доходом является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).
При этом к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Таким образом, важно определить, в чьих интересах прежде всего осуществляется оплата работникам такси до места работы и обратно. Если компания сможет доказать, что такая оплата произведена в ее интересах и экономическую выгоду работник в этом случае не получает, то НДФЛ можно не начислять. Однако, по нашему мнению, в случае наличия у работника возможности добираться до места работы общественным транспортом привести убедительные аргументы того, что такая оплата произведена не в интересах работника, а в интересах работодателя, будет достаточно сложно (кроме периода, когда был введен локдаун в связи с пандемией коронавируса).
Таким образом, налоговые риски в случае неначисления НДФЛ полностью исключить нельзя. На наличие налоговых рисков указывают также официальные разъяснения ведомств, которые считают, что при использовании сотрудниками организации такси, услуги которых оплачены организацией, для проезда от места жительства до места работы и обратно у сотрудников возникает доход, предусмотренный указанной ст. 211 НК РФ. По мнению ведомств, полученный в таком случае доход в виде сумм оплаты организацией стоимости услуг такси, используемых сотрудниками для проезда от места жительства до места работы и обратно, подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 24.11.2020 № 03‑04‑06/102170, от 19.01.2021 № 03‑03‑06/1/2239).
Аналогичные выводы ведомства делают и в отношении страховых взносов (см., например, письмо Минфина России от 03.11.2021 № 03‑01‑10/89249).
Также отмечаем, что в случае неначисления НДФЛ и страховых взносов с оплаты такси у организации могут возникнуть налоговые риски по налогу на прибыль (если она относит оплату такси в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ). Неначисление НДФЛ и взносов косвенно указывает на то, что компания фактически отрицает факт того, что указанная оплата является формой системы оплаты труда.