Пошаговая инструкция во избежание претензий при невыдаче расчетного листка по зарплате

| статьи | печать

Многие компании не выдают работникам расчетные листки, считая, что работник и так знает о своей зарплате из расчетной ведомости или поступлений на банковскую карточку. Однако невыдача расчетных листков может повлечь серьезные штрафы, а также привести к иным проблемам. В этом материале мы расскажем, какие шаги следует предпринять компании, чтобы к ней не было претензий по поводу расчетных листков.

Обязанность работодателя по выдаче работникам расчетных листков установлена ст. 136 ТК РФ. Согласно этой норме при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока, соответственно, выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем.

Штраф за невыдачу расчетных листков

Обязанность работодателя по выдаче расчетных листков при выплате заработной платы относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора. Невыдача расчетных листков работнику является нарушением требований ТК РФ (письмо Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Частью 1 ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Штраф составляет для должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб., а для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб. За повторное нарушение штрафы серьезнее: для должностных лиц и предпринимателей — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.; для юридических лиц — от 50 тыс. до 70 тыс. руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Невыдача расчетных листков наказывается именно по этой норме (постановления Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 01.12.2020 № 16-6812/2020, Первого кассационного суда общей юрисдикции от 10.04.2020 № 16-1689/2020).

Обратите внимание: если работник трудится в компании и по основному месту работы, и по совместительству, ему нельзя выдавать один общий расчетный листок. Так, Четвертый кассационный суд общей юрисдикции в постановлении от 19.06.2020 № 16-1948/2020 рассмотрел ситуацию, когда работники получали расчетный листок, в котором указана общая заработная плата, как по основному месту работы, так и по совместительству. Отдельно по внутреннему совместительству расчетный листок не выдавался. Трудовая инспекция пришла к выводу, что в нарушение ст. 136 ТК РФ расчетный листок с информацией о составных частях начисленной заработной платы и другой обязательной информацией по заработной плате по внутреннему совместительству работникам не выдавался. За это компания была привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Суд признал факт нарушения доказанным. Он отклонил доводы компании о признании нарушения малозначительным на основании ст. 2.9 КоАП РФ. Согласно этой норме при малозначительности совершенного административного правонарушения судья может освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием. Суд указал, что малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям. Существенная угроза охраняемым общественным отношениям может выражаться не только в наступлении каких-либо материальных последствий правонарушения, но и в пренебрежительном отношении субъекта к исполнению своих обязанностей, что имело место в данном случае, поскольку иной причины неисполнения компанией соответствующей обязанности не выявлено.

Иные последствия невыдачи расчетных листков

Согласно ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из чего складывается его очередная заработная плата (письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375). Следовательно, о том, какие именно суммы были начислены, работник узнает из расчетного листка. Поэтому, если такой листок ему выдавался, трехмесячный срок на обращение в суд за выплатами будет отсчитываться от этой даты. А вот если расчетный листок не выдавался, суды могут продлить срок на обращение работника в суд.

Так, Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в Определении от 17.06.2021 по делу № 88-8423/2021 рассмотрел следующую ситуацию. Работница подала в суд иск о взыскании с работодателя задолженности по заработной плате. Работодатель заявил о пропуске работником срока на обращение в суд, установленного ст. 392 ТК РФ. Однако суд этот довод отклонил. Он указал, что расчетные листки при выплате заработной платы не выдавались, о составных частях заработной платы работница не уведомлялась. Работница, не обладающая специальными познаниями в соответствующей области, лишена была возможности проверить правильность выплаченных ей денежных сумм. Увольнение работницы произошло 29 августа 2019 г. На следующий день она обратилась в Государственную инспекцию труда в Челябинской области с заявлением о нарушении ее трудовых прав. Ответ на обращение был направлен работнице 22 ноября 2019 г., обращение в суд последовало 4 февраля 2020 г. Учитывая, что работник является экономически более слабой стороной в трудовом правоотношении, зависящей от работодателя материально, суд пришел к выводу, что работницей пропущен срок для обращения в суд по уважительной причине.

Еще один пример — Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 17.08.2020 № 88-12103/2020. В этом деле рассматривалась ситуация, когда работник обратился в суд за взысканием с работодателя районного коэффициента и процентной надбавки к заработной плате за работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Отклоняя довод работодателя о пропуске работником срока, предусмотренного ст. 392 ТК РФ, суд указал, что расчетные листки работнику своевременно не выдавались, поэтому, узнав о нарушении своих прав, работник обратился в суд в пределах установленного срока.

Отметим, что, помимо штрафных санкций и продления срока на обращение работника в суд, невыдача расчетных листков может послужить одним из оснований для взыскания с работодателя морального вреда (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.2018 по делу № 2-166/2018). Так, Иркутский областной суд в Апелляционном определении от 15.06.2016 № 33-7932/2016 рассмотрел иск работника об обязании работодателя выдать ему расчетные листки и компенсировать моральный вред. В обоснование иска работник указал, что работодатель, не выдав расчетные листки, тем самым нарушил его трудовые права на своевременное информирование о составных частях заработной платы. Таким бездействием он причинил работнику моральный вред. Суд удовлетворил эти требования. Учитывая степень нравственных страданий работника по поводу незаконных действий работодателя и характер допущенного работодателем нарушения трудового законодательства, исходя из требований разумности и справедливости, суд пришел к выводу, что работодатель должен компенсировать причиненный работнику в результате своих неправомерных действий моральный вред.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим, какие шаги следует предпринять компании, чтобы избежать ответственности и обвинений в невыдаче расчетных листков.

Шаг первый

В первую очередь компании следует утвердить форму расчетного листка, как это требуют положения ст. 136 ТК РФ. Если его форма не утверждена, компания может быть привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27.09.2016 по делу № 33-3846/2016, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 по делу № 7-271-2013-21-185-2014).

Отметим, что автоматическое формирование расчетного листка с помощью программы не освобождает работодателя от обязанности утвердить его форму (решение Московского районного суда г. Твери от 06.09.2016 № 12-463/2016).

При утверждении формы расчетного листка нужно следить, чтобы он содержал всю информацию, предусмотренную ст. 136 ТК РФ. В противном случае компании грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так, Горномарийский районный суд Республики Марий Эл в решении от 14.11.2019 по делу № 12-1-146/2019 признал обоснованным привлечение компании к административной ответственности, поскольку утвержденная ею форма расчетного листка не содержит сведений о денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска.

Шаг второй

После утверждения формы расчетного листка следует определиться с периодичностью его выдачи работникам.

Из положений ст. 136 ТК РФ следует, что расчетный листок выдается при выплате заработной платы. В этой же норме сказано, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. То есть получается, что расчетный листок нужно выдавать два раза в месяц. Но в расчетном листке должна указываться информация о размерах удержаний. А при выплате заработной платы за первую половину месяца невозможно указать состав и суммы удержаний. Значит, информация в расчетном листке за первую половину месяца будет неполной. Возникает вопрос: с какой периодичностью нужно выдавать расчетный листок?

Позиция Роструда на этот счет менялась. Так, в письме от 20.05.2011 № 1375-6-1 специа­листы службы по труду и занятости указывали, что расчетный листок содержит детальную информацию обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы и начисляемых работнику за каждый отработанный месяц. А в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1, отвечая на вопрос о необходимости выдачи расчетного листка при выплате отпускных, они разъяснили, что при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем должны быть выданы расчетные листки, в том числе работнику, ушедшему в отпуск, в которых будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате (уже выплаченной). Из этих разъяснений следует, что расчетный листок нужно выдавать один раз в месяц при выплате зарплаты за отработанный месяц.

Однако в 2021 г. на сайте «Онлайниспекция.рф» специалисты Роструда неоднократно высказывали иное мнение. Так, например, в ответе на вопрос от 19 августа 2021 г. они указали, что выдача расчетного листка по итогам месяца является нарушением, поскольку расчетный листок должен выдаваться при каждой выплате заработной платы работнику. А в ответе на вопрос, поступивший 16 июля 2021 г., они отметили, что выдача расчетных листков один раз в месяц не допускается.

Однако потом, в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, Роструд разъяснил, что расчетный листок содержит детальную информацию обо всех видах выплат, входящих в состав заработной платы и начисляемых работнику за каждый отработанный месяц. Поэтому расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц. Аналогичная позиция изложена в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф» от 23, 10, 8 и 3 сентября 2021 г. Таким образом, на сегодняшний момент можно говорить о том, что, по мнению Роструда, выдавать расчетный листок нужно один раз в месяц при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Эту позицию разделяет и Государственная инспекция труда в г. Москве (письмо от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Такого же мнения придерживается и Минтруд России. В письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 он указал, что общепринятой практикой при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, является выдача расчетных листков с указанием начисленной месячной заработной платы.

Отметим, что выдавать расчетные листки нужно именно в день выплаты зарплаты. Так, на сайт «Онлайниспекция.рф» 28 апреля 2018 г. поступил вопрос о том, является ли нарушением выдача расчетных листков за один день до выплаты зарплаты. Специалисты службы по труду и занятости ответили, что является, поскольку выдача расчетного листка должна происходить в дни выдачи заработной платы. Если день выплаты заработной платы совпал с выходным днем работника, то выплата заработной платы и выдача расчетного листка должны осуществляться накануне выходного дня.

Шаг третий

Способ передачи работникам расчетных листков Трудовым кодексом не установлен. Поэтому компании нужно определиться, каким образом она будет передавать их работникам. Способ передачи нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Если зарплата выдается из кассы наличными, логичным является выдавать расчетные листки на руки работникам вместе с зарплатой. Но сейчас большинство компаний перечисляют зарплату на банковские карты работников. В таких случаях чиновники считают допустимым передачу расчетных листков работникам:

  • по электронной почте (письма Роструда от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1, Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560);

  • через уполномоченного представителя работодателя (письмо Роструда от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1);

  • посредством мессенджеров (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297);

  • путем их размещения на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, может увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок (ответ на вопрос на сайте «Онлайнинспекция.рф» от 27 августа 2019 г.).

Для отправки расчетных листков по электронной почте (через мессенджеры) от работника нужно получить соответствующее заявление с указанием адреса электронной почты (номера телефона), на который нужно направлять расчетные листки.

Шаг четвертый

Установив способ выдачи расчетных листков, компании следует озаботиться тем, как она будет подтверждать, что расчетные листки были выданы работникам. Ведь отсутствие такого подтверждения может быть основанием для вывода о невыдаче расчетных листков. Например, в постановлении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 01.12.2020 № 16-6812/2020 компания была привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу расчетных листков. Она указывала, что ст. 316 ТК РФ не предусматривает фиксирование вручения расчетных листков работникам, потому отсутствие расписок работников в получении расчетных листков не является доказательством их невыдачи. Но суд указал, что отсутствие подписей работников о получении расчетных листков подтверждает их доводы о том, что расчетные листки в компании выдавались нерегулярно.

О том, что Трудовой кодекс не обязывает работодателей документально фиксировать факт выдачи расчетных листков, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись, сказано и в письме Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297. Но при этом в нем отмечено, что целесообразно осуществлять выдачу (направление) расчетных листков таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта выдачи (направления) расчетного листка работнику.

Если расчетные листки передаются работникам в бумажном виде, факт их выдачи можно фиксировать в журнале регистрации за подписью работника. Также можно предусмотреть в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) отдельную графу, в которой работники будут расписываться о получении ими расчетного листка.

При направлении расчетных листков по электронной почте или через мессенджеры подтверждением может служить скриншот отправки. Так, в постановлении от 19.06.2020 № 16-1948/2020 Четвертый кассационный суд общей юрисдикции указал, что расчетные листы работнику были направлены работодателем на указанный работником электронный адрес, что подтверждается скриншотом отчета об отправлении.