В статье расскажем о том, что необходимо знать и предпринимать при работе с самозанятыми для минимизации налоговых рисков.
Напомним, что самозанятые — это физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели (ИП), местом ведения деятельности которых является территория Российской Федерации. Регулируется деятельность самозанятых Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход‟» (далее — Федеральный закон № 422-ФЗ). Для самозанятых установлен специальный налоговый режим, по которому они уплачивают налог на профессиональный доход (НПД). Этот максимально упрощенный налоговый режим стал достаточно популярным. Количество самозанятых продолжает стремительно расти. В июне 2021 г. этот показатель достиг 2,5 млн человек, а в сентябре уже составил 3 млн. Такие данные указаны на сайте ФНС.
Привлекательность для граждан режима НПД очевидна: стать самозанятым можно за пару кликов, налог — всего 6% с доходов от организаций или ИП и 4% — от физлиц, а единственной отчетностью является чек, который очень просто сформировать в приложении «Мой налог». Такие требования содержатся в п. 14 Федерального закона № 422-ФЗ.
Сотрудничать с самозанятыми удобно: можно набирать исполнителей только тогда, когда есть потребность, и платить только за выполненные задачи. Это актуально, когда у компании есть разовые задачи, например: сверстать сайт, провести мероприятие, сделать уборку помещений. Или если загрузка сильно меняется — например в таксопарках, строительных компаниях, сервисах доставки, рекламных агентствах. Помимо этого, за самозанятых не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Тут-то и возникает соблазн начать сотрудничество с самозанятыми исключительно ради экономии на зарплатных отчислениях. Здесь ФНС максимально пристально следит за тем, чтобы этого не происходило (письмо ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@). Поэтому под «горячую руку» могут попасть и те компании, которые и не думали уходить от уплаты налогов и взносов — просто не учли ряд нюансов. Из-за этих неучтенных нюансов работодателю могут доначислить НДФЛ и страховые взносы, штраф в размере до 40% от недоимки (ст. 122 НК РФ), а от трудовой инспекции возможен штраф за уклонение от заключения трудового договора — до 100 000 руб. для юридических лиц и до 10 000 руб. для ИП (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Избежать досадных ошибок поможет чек-лист из нескольких простых правил работы с самозанятыми (стр. 9) Он применим, если сотрудничаете с самозанятыми — физическими лицами без статуса ИП.
Договор с самозанятым
Главное отличие самозанятых исполнителей от штатных работников — предпринимательская самостоятельность.
Самозанятые выполняют конкретные задачи с конечным результатом. Например, можно привлечь самозанятого повара на мероприятие, но нельзя обязать его по будням с 10 до 19 работать в столовой. Это уже не конкретная задача, а обязанность, а они могут быть только у штатных работников. Такое условие в договоре может привести к претензиям ИФНС и трудовой инспекции.
Недавно ФНС выпустила письмо, в котором перечислила признаки подмены трудовых отношений сотрудничеством с самозанятыми (письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@). По ним налоговые органы будут определять, что компания уклоняется от уплаты НДФЛ и взносов с выплат самозанятым.
- Самозанятый организационно зависит от заказчика:
-
заказчик требует, чтобы у исполнителя был статус самозанятого, и не рассматривает иные варианты сотрудничества;
-
заказчик сам распределяет задания среди самозанятых, например по рабочим объектам или маршрутам;
-
заказчик определяет режим работы самозанятого: сколько часов он должен отработать и в какое именно время;
-
заказчик непосредственно руководит и контролирует работу самозанятого на объекте.
-
- Самозанятый инфраструктурно зависит от заказчика: работает с материалами, инструментами и оборудованием заказчика, а без них задачи выполнять не может.
- Компания оплачивает работу самозанятого по ТК: платит дважды в месяц в установленные даты, как и штатным сотрудникам.
Эти признаки характеризуют самозанятого как лицо, которое фактически лишено предпринимательской самостоятельности. Сколько именно признаков должно совпадать из списка для такого вывода, ФНС не поясняет.
История трудовых отношений, гражданство, вид деятельности
Чтобы компании не начали массово выводить сотрудников за штат, действует ограничение: нельзя привлекать собственных сотрудников в качестве самозанятых — для этого с момента расторжения трудового договора должно пройти не менее двух лет.
Помимо этого, есть ограничения и для самих граждан:
-
Статус самозанятого нельзя получить гражданам стран помимо ЕАЭС — сейчас в союз входят пять стран: Россия, Беларусь, Армения, Киргизия, Казахстан.
-
И тем, кто ведет некоторые виды деятельности:
-
посредничество и перепродажа товаров (самозанятый может приготовить торт и продать его, но нельзя купить торт и перепродать);
-
добыча и продажа полезных ископаемых (это не только нефть, газ и уголь, песок и щебень тоже считаются ископаемыми);
-
продажа подакцизных или маркированных товаров (например, крепкий алкоголь, обувь, одежда или духи);
-
курьерская доставка с приемом или передачей денег за товар (исключение — если курьеры используют кассовые аппараты продавцов).
ФНС в режиме реального времени отслеживает периодичность и источники выплат самозанятым, а также взаимосвязь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей (информация ФНС России от 23.03.2021).
Статус самозанятого
Статус самозанятого легко получить, но также легко и отменить постановку на учет — достаточно пары кликов в приложении «Мой налог». Помимо этого, гражданин лишается права на применение НПД, если за год его доходы от профессиональной деятельности превысят 2,4 млн руб. — не все самозанятые внимательно следят за этим лимитом.
А если компания случайно заплатит физлицу без статуса самозанятого, налоговая может доначислить НДФЛ, взносы и штраф.
Чтобы этого не произошло, важно проверить наличие статуса самозанятого до того, как отправить платеж. Это можно сделать вручную на сайте ФНС, указав ИНН плательщика НПД.
Проверка чеков
Самозанятые обязаны предоставлять чеки своим заказчикам — так они передают в ФНС сведения о своих доходах, подлежащих налогообложению. А заказчикам чеки от самозанятых нужны по двум причинам:
-
учесть выплаты самозанятым в расходах и так уменьшить налоговую базу (по ОСН, УСН «доходы минус расходы» или ЕСХН) можно только при наличии чека. Акта или иного подобного документа будет недостаточно (ч. 9 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ);
-
если у компании не будет чека, ей могут доначислить НДФЛ и страховые взносы (письмо ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@).
Важно не только получить чек, но и проверить, что в нем правильно указан ИНН организации или ИП, сумма и назначение платежа. Если чек с ошибками, налоговая может посчитать его недействительным.
Если самозанятых много и рассчитываться с ними нужно часто, ручная проверка статусов и чеков может отнимать много времени. Упростить работу помогают специальные сервисы для расчетов с самозанятыми: многие из них «умеют» регулярно проверять статус самозанятых, автоматически формировать за них чеки и удерживать налог.
Уплата НПД
Заказчики самозанятых не обязаны оплачивать за них НПД: самозанятые должны делать это самостоятельно, однако нередко забывают. В этом нет прямых рисков для компании, но всегда надежнее работать с контрагентами, к которым у налоговой нет претензий. Заказчик не может узнать, оплатили ли налог его самозанятые исполнители. Но с помощью специальных сервисов для расчетов с самозанятыми можно автоматически удерживать налог за исполнителей — если те предоставят сервису такое право.
Условия в договоре ГПХ
Имеет смысл отметить в договоре ответственность самозанятого перед заказчиком. Если у налоговой инспекции все же возникнут претензии по уплате НДФЛ и взносов, компания сможет продемонстрировать, что она исходила из наличия у исполнителя статуса плательщика НПД — а потому неудержание налогов и взносов не было умышленным.