В письме от 04.06.2020 № ПГ/28836-6-1 Роструд высказал свое мнение по вопросу оформления кадровых документов в ситуации, когда работодатель — индивидуальный предприниматель меняет фамилию.
Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником. В нем указываются ФИО работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Согласно положениям ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон, заключаемому в письменной форме.
Исходя из приведенных положений Трудового кодекса, Роструд пришел к выводу, что стороны трудового договора вправе заключить дополнительное соглашение при изменении имени или наименования работодателя. Вместе с тем специалисты ведомства отметили, что отсутствие такого соглашения не влечет за собой прекращения или изменения трудовых отношений.
Как видите, при изменении имени или наименования работодатель не обязан заключать с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Следует отметить, что дополнительные соглашения с работниками заключаются не только при изменении условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ), но и при включении в трудовой договор недостающих условий (ст. 57 ТК РФ). Исходя из положений ст. 57 ТК РФ наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица) относится не к условиям трудового договора, а к его сведениям. Данной нормой определено, что если какие-либо из сведений не были включены в трудовой договор при его заключении, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или для его расторжения. Поэтому Роструд и говорит о том, что отсутствие дополнительного соглашения при смене фамилии работодателя не влечет прекращения или изменения трудовых отношений.
Согласно положениям ст. 57 ТК РФ, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В связи с этим, на наш взгляд, на каждом экземпляре трудового договора можно указать, что фамилия работодателя изменилась, и привести ее.
Специалисты Роструда в комментируемом письме дополнительно сообщили, что если за время трудовой деятельности работника фамилия работодателя изменяется, то об этом следует сделать запись в трудовой книжке работника. Сведения вносятся в трудовую книжку в том же порядке, что и при изменении наименования организации.
В пункте 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, сказано, что отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Из разъяснений, данных на сайте «Онлайнинспекция.рф» на вопрос, поступивший 17 июня 2019 г., следует, что при смене фамилии документом — основанием для изменения фамилии является свидетельство о браке (или заверенная копия такого свидетельства), а также справка из ЗАГСа об изменении фамилии. Таким образом, в трудовых книжках работников в графе 3 нужно указать: «Фамилия работодателя такая-то с такого-то числа изменена на такую-то». А в графе 4 дать ссылку на свидетельство о браке или на справку из ЗАГСа.