Пандемия коронавируса вынуждает компании организовывать работу таким образом, чтобы минимизировать вероятность заражения работников. Серьезные меры принимает и государство. Поэтому ситуация меняется практически ежедневно и организациям необходимо быстро реагировать на изменение привычной реальности. Некоторые работодатели объявляют простой, а если имеется возможность, сотрудников переводят на удаленную работу. О том, как правильно оформить данные мероприятия, рассмотрим в материале.
Разные компании по-разному реагируют на изменившуюся ситуацию — некоторые продолжают работу, так как их деятельность обеспечивает нормальное функционирование всего общества, некоторые балансируют между серьезными финансовыми сложностями, связанными с ограничениями их деятельности, и необходимостью исполнять предписания властей в отношении работников. Однако и первые, и вторые столкнулись с вопросами о том, как оформлять отношения с работниками в новых условиях. В зависимости от конкретной ситуации, возможны разные варианты.
Нерабочая неделя
Указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» и от 02.04.2020 № 239 «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» периоды с 30 марта по 3 апреля и с 4 апреля по 30 апреля 2020 г. объявлены нерабочими днями с сохранением за работниками заработной платы. Безусловно, это крайне действенная мера для снижения скорости распространения коронавируса. Между тем ввиду уникальности ситуации у работодателей возникли многочисленные вопросы о том, как реализовать требования данных указов на практике. Основной вопрос связан с порядком оплаты этого периода тем сотрудникам, которые продолжат работать, и тем, для которых этот месяц будет нерабочим.
Если сотрудники не работают
Итак, указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239 установлено, что работникам необходимо сохранить заработную плату за нерабочую неделю, невзирая на то, что работать они не будут. Порядок применения нового положения разъяснил Минтруд России в рекомендациях работникам и работодателям (письмо Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696).
Ведомство пояснило, что наличие в календарном месяце (марте и апреле 2020 г.) нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. Таким образом, в марте и апреле 2020 г. фактически снижена норма рабочего времени.
Данное правило реализуемо в ситуациях, когда сотрудникам установлен оклад. Так, если будет отработано 19 рабочих дней в марте, работник получит оклад за два месяца полностью. Если помимо оклада предусматривается выплата премии, которая носит постоянный характер и выплачивается ежемесячно в одинаковом размере, премию сотрудникам также надо будет выплатить в полном объеме.
В то же время многие компании разделяют заработную плату на оклад и премию. Например, сотруднику может быть установлен оклад и выплачиваться ежемесячная премия в размере 25 процентов от оклада. И трудовым договором или локальным актом предусматривается, что премия выплачивается при условии добросовестного исполнения работником трудовых обязанностей и при отсутствии дисциплинарных нарушений. Если система оплаты труда выглядит таким образом, представляется, что за март и апрель сотрудник должен получить премию в полном объеме, при соблюдении условий премирования и отработке 19 рабочих дней.
Если же выплата премии поставлена в зависимость от результата работы, например, премия выплачивается при достижении определенных количественных показателей и ее размер ежемесячно изменяется, при определении размера за конкретный месяц (март или апрель) надо учитывать показатели премирования и то, насколько они выполнены.
Также надо отметить, что довольно часто премия является необязательной выплатой. В локальном акте организации, например в положении о премировании, может быть установлено, что премия выплачивается при достижении компанией определенных финансовых результатов и руководитель организации вправе принимать решение о невыплате премии. Соответственно, если премия — необязательная выплата, работодатель с учетом финансового положения может принять решение о том, чтобы премию за март или апрель не выплачивать.
Теперь что касается оплаты труда сдельщиков. Рекомендации по оплате нерабочей недели для этой категории сотрудников также дал Минтруд России. Ведомство пояснило, что работникам, чей труд оплачивается сдельно, за указанные нерабочие дни выплачивается соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Суммы расходов на эти цели относятся к расходам на оплату труда в полном размере. Здесь надо отметить, что в рекомендациях повторяется принцип, который сформулирован в ст. 112 ТК РФ в отношении оплаты сдельщикам нерабочих праздничных дней. Дело в том, что оплата труда сдельщиков целиком зависит от выработки. И если в определенные дни они работать не будут, их заработок уменьшается.
Таким образом, для оплаты нерабочих дней, установленных указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239, работодатели должны предусмотреть сдельщикам специальное вознаграждение и прописать его размер в локальном акте (см., например, Определение Верховного суда РФ от 20.07.2012 № 19-КГ12-5). Конечно, будет справедливо сохранить за работниками средний дневной заработок за каждый нерабочий день, приходящийся на период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. Однако не все работодатели финансово готовы к такой ситуации. Поэтому, если компания будет исчислять размер вознаграждения исходя из размера МРОТ, полагаем, что нарушения трудового законодательства не будет. Так, например, организация для определения суммы дневного вознаграждения за каждый нерабочий день может воспользоваться таким принципом: разделить размер МРОТ на количество рабочих дней в месяце по производственному календарю.
Отметим также, что есть еще одна категория работников, которая не отражена в рекомендациях Минтруда России. Так, сотруднику может быть установлена часовая или дневная тарифная ставка. Месячная заработная плата такого работника напрямую зависит от отработанного времени. Полагаем, что к данной категории работников следует применять тот же принцип, что действует и в отношении сдельщиков, то есть предусмотреть для них специальное вознаграждение. Целесообразно определить размер такого вознаграждения за каждый нерабочий день в сумме дневного среднего заработка. Или же работодатель может выплатить работникам заработную плату как за полностью отработанное время.
Сотрудники работают, работодатель — непрерывно действующая организация
Указом Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239 из общего правила установлены исключения. Так, действие указов в части нерабочих дней не распространяется на работников:
-
непрерывно действующих организаций;
-
медицинских и аптечных организаций;
-
организаций, обеспечивающих население продуктами питания и товарами первой необходимости;
-
организаций, выполняющих неотложные работы в условиях чрезвычайной ситуации и (или) при возникновении угрозы распространения заболевания, представляющего опасность для окружающих, в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь, здоровье или нормальные жизненные условия населения;
-
организаций, осуществляющих неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы;
-
организаций, предоставляющих финансовые услуги в части неотложных функций (в первую очередь услуги по расчетам и платежам);
-
иных организаций, определенных решениями высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации исходя из санитарно-эпидемиологической обстановки и особенностей распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в субъекте Российской Федерации.
Минтруд России в рекомендациях работникам и работодателям разъяснил, какие именно компании входят в эту категорию (письмо Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696). Ведомство также поясняет, что нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням, поэтому оплата для тех, кто продолжит трудиться в этот период, производится в обычном, а не в повышенном размере.
Таким образом, если сотрудники продолжают работать ввиду того, что их работодатель относится к непрерывно действующим организациям и попал под исключения, оплату за работу в период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. надо производить в обычном одинарном размере.
Если сотрудники работают удаленно
Из формулировок указов Президента РФ от 25.03.2020 № 206 и от 02.04.2020 № 239 не было понятно, как поступить с работниками, которые временно переведены на дистанционную работу. Цель указа — сократить социальные контакты, не допустить стремительного распространения вируса. Сотрудники, работающие удаленно, и так уже выполняют работу из дома. Им не надо приходить в офис, соответственно, они защищены от случайного заражения. Поэтому устанавливать нерабочее время для дистанционщиков нецелесообразно. Между тем в указах об этой категории работников ничего не сказано.
Данную ситуацию также пояснил Минтруд России. Ведомство прокомментировало, что сотрудники, которые были переведены на удаленку, могут продолжать работу в период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. И это вполне логично.
цитируем документ
Работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем, имеют право на его продолжение в период действия Указа с обязательным соблюдением требований Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.
В период действия Указа изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке.
Пункт 3 письма Минтруда России от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741 «О дополнении Рекомендаций работникам и работодателям в связи с Указом Президента РФ от 25.03.2020 № 206»
Полагаем, что в такой ситуации оплата работы в период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. должна производится в одинарном размере. Это также объясняется тем, что установленные указами нерабочие дни фактически не относятся к выходным или праздничным. Поэтому оплату надо производить в стандартном размере.
Перевод работников на удаленку
Не дожидаясь кардинальных мер со стороны государства, многие работодатели самостоятельно предприняли действия для того, чтобы оградить работников от риска заражения. С этой целью сотрудников начали временно переводить на удаленную работу.
И здесь возникло много практических вопросов. Дело в том, что такая ситуация не является типичной. Порядок действий трудовым законодательством не предусмотрен. Но перевод на удаленку требовалось оформить в короткие сроки.
Минтруд России разработал памятку для работодателей с рекомендациями по переводу сотрудников на удаленную работу (Памятка Минтруда России «Профилактика COVID-19 в организациях»). Так, работодателям надо выполнить следующие действия.
-
Определить, кого из работников можно перевести на удаленку. Для этого надо составить списки тех работников, которые могут работать удаленно.
-
Установить порядок удаленной работы. Поскольку работники будут работать в других условиях, требуется разработать порядок организации работы, график, способы обмена информацией о заданиях и о выполненной работе.
-
Издать приказ о переводе на удаленную работу. Приказ составляется в произвольной форме. В нем надо отразить тот факт, что сотрудники временно переводятся на удаленную работу. С приказом надо ознакомить сотрудников.
Минтруд также отметил, что перевод должен происходить с учетом производственных возможностей, то есть работодателю важно убедиться, что у сотрудника есть ресурсы для выполнения удаленной работы, или работодатель может предоставить работнику необходимое оборудование.
Еще одно важное требование, на которое специально обращает внимание ведомство, — с переводом на удаленную работу уровень оплаты труда не меняется.
К сожалению, можно констатировать, что данное требование исполняется далеко не всегда. Многие работодатели переводят сотрудников на удаленную работу с уменьшением размера оплаты труда. В такой ситуации компаниям надо быть готовым к тому, что сотрудники будут обращаться за защитой своих прав в ГИТ, прокуратуру или суд.
Здесь также надо отметить: несмотря на то что Минтруд России допускает перевод на удаленную работу только путем оформления соответствующего приказа, в такой ситуации меняются в том числе условия работы. Иными словами, происходит изменение условий трудового договора. При этом трудовое законодательство допускает возможность изменения условий трудового договора путем заключения дополнительного соглашения с работником. В связи с этим при переводе сотрудника на удаленную работу во избежание проблем в будущем крайне целесообразно подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.
В допсоглашении следует указать режим работы сотрудников, а также то, каким образом будет происходить коммуникация с работником, предусмотреть необходимость составления отчетов о проделанной работе и другие моменты, принципиальные для надлежащего исполнения работы.
Предоставление отпусков
Далеко не всех работников работодатель может перевести на удаленку. Специфика работы может не предполагать возможность ее удаленного исполнения. Вместе с тем для некоторых работников важно в период эпидемии оставаться дома. Например, у сотрудника может быть ребенок младшего школьного возраста. На период до 12 апреля школьников перевели на дистанционное обучение. Оставить ребенка дома с бабушкой или дедушкой нельзя, так как риск заражения людей старшего возраста очень велик. Больничные листы в связи с карантином оформляют только на детей до семи лет.
В такой ситуации сотруднику можно предоставить отпуск без сохранения заработной платы или же изменить время использования ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть по заявлению работника и с согласия работодателя ежегодный оплачиваемый отпуск (или его часть) может быть перенесен на удобное для работника время.
При переносе даты начала отпуска не стоит забывать о сроке выплаты отпускных. В соответствии со ст. 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен за три дня до его начала. Это императивное, то есть обязательное правило. Поэтому если работник просит предоставить ему ежегодный отпуск, например, со следующего дня, работодатель может пойти работнику навстречу. Но надо учитывать, что формально будет нарушен срок выплаты отпускных. Поэтому одновременно с отпускными сотруднику надо будет перечислить компенсацию за задержку выплаты. Компенсация рассчитывается по правилам, установленным ст. 236 ТК РФ.
Если же сотрудник просит предоставить отпуск без сохранения заработной платы, надо получить от работника соответствующее заявление. Здесь важно помнить, что отпуск без оплаты предоставляется исключительно по заявлению работника. Работодатель не вправе своим односторонним решением отправить сотрудников в такой отпуск.
И здесь надо отметить, что некоторые работодатели с целью оптимизации фонда оплаты труда вынуждают работников писать заявления на отпуск без сохранения заработной платы. Работникам в такой ситуации надо понимать, что если они не напишут заявление на отпуск без оплаты, работодатель отправить их в такой отпуск не может. В случае давления со стороны работодателя работники могут подать жалобу в государственную трудовую инспекцию или в прокуратуру. Оставить жалобу можно на сайте Роструда Онлайнинспекция.рф. Для направления заявления о нарушении трудового законодательства следует воспользоваться сервисом «Сообщить о проблеме» либо разделом «Направить обращение» на сайте Онлайнинспекция.рф.
Еще один момент, на который следует обратить внимание. Как мы уже рассмотрели выше, период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. объявлен нерабочими днями с сохранением заработной платы. Но на это время сотрудник мог уже ранее оформить отпуск. Минтруд России первоначально разъяснил, что если работник находится в отпуске, то нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля 2020 г. в число дней отпуска не включаются и отпуск на эти дни не продлевается. Между тем такая формулировка не вполне корректна, поскольку нерабочие дни должны либо включаться в отпуск, либо на этот период отпуск надо продлить. Впоследствии Минтруд, отвечая на вопросы, формулировку подкорректировал, и теперь ведомство указывает, что если работник находится в отпуске в период нерабочих дней, то отпуск на эти дни не продлевается.
Если сотрудник на этот период оформил отпуск без сохранения заработной платы, оплату за период с 30 марта по 30 апреля 2020 г. он не получит. Причем, если отпуск уже предоставлен, прервать его, написав заявление работодателю, работник не может.
Объявление простоя
Из-за пандемии коронавируса некоторые организации вынуждены были временно прекратить работу. Или же компании временно приостанавливают отдельные направления деятельности.
В такой ситуации надо оформить простой. Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ). И сложившаяся ситуация вполне подходит под данное определение.
И здесь у организации возникают два главных вопроса: как оформить простой и как оплачивать период простоя.
Начнем с вопроса оплаты. Приостановка работы вызвана причинами, которые не зависят ни от работника, ни от работодателя. Поэтому оплату периода простоя надо производить по правилам ч. 2 ст. 157 ТК РФ — в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Надо обратить внимание, что в расчет принимается именно размер оклада (тарифной ставки), а не средний заработок работника. Поэтому если оклад составляет не основную часть зарплаты работника, то за период простоя выплаты будут незначительны.
Теперь перейдем к оформлению. Трудовое законодательство прямо не регламентирует порядок оформления простоя. Между тем действовать надо следующим образом. Работодателю надо издать приказ об объявлении простоя. В приказе отразить такие моменты:
-
на каких работников распространяется простой. Так, простой можно объявить в целом по организации, в отношении отдельных структурных подразделений или же отдельных работников;
-
период простоя. В том случае, если на дату окончания простоя, указанную в приказе, фактически работа еще не сможет быть возобновлена, потребуется издать приказ о продлении времени простоя;
-
порядок оплаты времени простоя. Здесь надо указать, что за время простоя сотрудникам на основании ч. 2 ст. 157 ТК РФ выплачивается 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанных пропорционально времени простоя;
-
условие о том, что сотрудникам в период простоя не надо присутствовать на рабочем месте.
С приказом об объявлении простоя сотрудников надо ознакомить под подпись.
Снижение оплаты труда
Правительство и Минтруд России неоднократно заявляли о том, что они будут держать на контроле вопрос о снижении заработной платы работникам в период пандемии.
Здесь надо отметить, что работодатель не вправе своим решением снижать размер зарплаты работников. Оплата труда — это условие трудового договора, по общему правилу изменить его можно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).
Сотрудники, на которых работодатели оказывают давление с целью снижения размера заработной платы, могут обратиться с жалобой в ГИТ или прокуратуру.
Некоторые работодатели уверены в том, что они могут менять условия трудового договора в одностороннем порядке на основании ст. 74 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда» ТК РФ. Но данная норма позволяет изменять трудовой договор только в том случае, если имеются организационные или технологические изменения, которые не позволяют сохранить прежние условия.
При этом к числу организационных изменений могут быть отнесены:
-
изменения в структуре управления организации;
-
внедрение форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.);
-
изменение режимов труда и отдыха;
-
введение, замена и пересмотр норм труда; изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки на подразделения или на конкретные должности и, как следствие, изменение систем оплаты труда.
В число технологических изменений условий труда могут входить:
-
внедрение новых технологий производства;
-
внедрение новых станков, агрегатов, механизмов;
-
усовершенствование рабочих мест;
-
разработка новых видов продукции;
-
введение новых или изменение технических регламентов (см., например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 27.02.2019 по делу № 33-3055/2019).
Тяжелое финансовое положение организации не может рассматриваться в качестве организационных или технологических изменений (см., например, апелляционные определения Московского городского суда от 04.07.2019 по делу № 33-29926/2019, от 08.09.2017 по делу № 33-35845/2017).
Кроме того, если руководствоваться положениями ст. 74 ТК РФ, о предстоящих изменениях работодатель должен предупредить работников письменно под подпись как минимум за два месяца.
***
В заключение отметим, что сложившаяся ситуация тяжела и для работников, и для работодателей. Между тем работодателям необходимо при принятии тех или иных решений соблюдать требования трудового законодательства и те гарантии, которые предоставляются работникам. За нарушение трудового законодательства организация может быть привлечена к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.