1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1109

Электронные трудовые книжки. Как работодатели будут переходить на них в 2020 году?

До 01.07.2020 работодатели должны письменно уведомить работников о поправках, связанных с трудовыми книжками, и запросить у них заявление о том, в каком виде они хотят иметь трудовую книжку — в бумажном или в электронном. Если работники выберут электронный вариант, то работодатели будут отправлять сведения о приеме, переводе и увольнении таких работников (так называемые сведения о трудовой деятельности) в Пенсионный фонд. А работники смогут запрашивать эти сведения (фактически трудовую книжку в электронном виде) в Пенсионном фонде РФ, у своего работодателя, в МФЦ или на портале госуслуг. Но с 2021 г. при приеме сотрудников на работу впервые работодатели перестанут оформлять бумажные трудовые книжки в любом случае — выбора у работников уже не будет.

Госдума приняла в трех чтениях закон об электронных трудовых книжках1. На днях его подпишет Президент РФ (законопроект № 748684-7, далее — Закон об электронных трудовых книжках). В нем предусмотрено, что с 2020 г. начнется переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Правда, это будут не совсем трудовые книжки: работодатели начнут передавать так называемые сведения о трудовой деятельности (то есть сведения о приеме, переводе, увольнении работников) в Пенсионный фонд РФ. То есть храниться эти сведения будут в электронном виде в Пенсионном фонде РФ. При этом пока будут существовать как бумажные трудовые книжки, так и сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Помимо этого в Госдуме находятся еще два связанных законопроекта (все три законопроекта были внесены одним пакетом). В одном из них предусмотрено, в какие сроки работодателям придется передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности (законопроект № 748744-7, Госдума приняла его 03.12.2019 в третьем чтении). В другом законопроекте установлена административная ответственность за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных или недостоверных сведений. Пока в нем предусмотрено только предупреждение для должностных лиц. Информацию о таких нарушениях Пенсионный фонд РФ будет передавать в Роструд в электронном виде (законопроект № 748758-7, Госдума приняла его 03.12.2019 в первом чтении).

Как вести электронные трудовые книжки?

Работодатели будут собирать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и передавать ее для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ и иными федеральными законами информация.

Проще говоря, те сведения, которые сейчас указываются в бумажных трудовых книжках, работодатели будут передавать в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. То есть если работник решит устроиться на новую работу, то при заключении трудового договора он будет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен нее (это зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки он выберет). Получить эти сведения можно будет разными способами:

  • у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Важный нюанс: при обращении к работодателю эти сведения можно будет получить только за период работы у данного работодателя, в остальных случаях, которые указаны ниже, сведения будут выдавать с указанием всех работодателей;

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на бумажном носителе;

  • в Пенсионном фонде РФ на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

  • с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда начнут действовать новые правила?

Закон об электронных трудовых книжках вступит в силу с 2020 г. Но работодатели не обязаны перейти на новый формат сразу с этой даты. Весь 2020 г. будет действовать переходный период. В течение этого года нужно будет предпринять ряд мер. Во-первых, придется проверить все локальные акты на предмет соответствия новым требованиям о трудовых книжках. При необходимости нужно будет внести изменения в них или принять новые. Скорее всего, поправки придется вносить всем работодателям, поскольку нужно включить в локальные акты термин «сведения о трудовой деятельности» наравне с бумажными трудовыми книжками. При этом придется подготовить и обсудить изменения в соглашения и коллективные договоры с представителями работников.

Во-вторых, за год нужно подготовиться технически к передаче сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.

В-третьих, работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Известить работников письменно об этом нужно до 30.06.2020 включительно.

После этого до конца 2020 г. работники должны представить работодателю письменное заявление о своем выборе: оставить трудовую книжку в бумажном виде или вместо нее работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде, которые он направлял в Пенсионный фонд РФ. Информация о поданном работником заявлении тоже включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в Пенсионный фонд РФ.

Если работник не подаст работодателю такое заявление, то работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном виде, как раньше. Кстати, в первоначальной версии проекта предлагалось, наоборот, всех работников, которые не написали заявление, автоматически перевести на электронные трудовые книжки. За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохранится при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Если работник подаст письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (вместо бумажной трудовой книжки), то работодатель должен будет выдать ему трудовую книжку на руки. При этом работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 661 ТК РФ.

Некоторые работники, которые по определенным обстоятельствам не смогут подать заявление о своем выборе до конца 2020 г., будут вправе подать такое заявление и после этой даты. К таким лицам, в частности, относятся:

  • работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы;

  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до этой даты не подавшие одно из письменных заявлений.

А вот с 2021 г. новые трудовые книжки нужно будет оформлять только в электронном виде, то есть для работников, которые впервые оформляются на работу. А значит, после 2021 г. электронные трудовые книжки можно будет оформлять всем новым сотрудникам, которые раньше нигде не работали, без какого-либо заявления. Работодатели не будут оформлять для них бумажные трудовые книжки. Это правило не касается работников, которые раньше работали в других компаниях, но устроились на новую работу.

Куда и как передавать сведения о трудовой деятельности работников?

С 2020 г. работодатели должны передавать сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд РФ, то есть при приеме на работу, переводе или увольнении. Это нужно будет делать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел прием на работу, перевод или увольнение. Если на 01.01.2020 никаких изменений в сведениях о трудовой деятельности не было, то их можно будет представить в Пенсионный фонд позже, но не позднее 15.02.2021 (законопроект № 748744-7, принят в трех чтениях).

А с 2021 г. сведения о трудовой деятельности нужно будет предоставлять в Пенсионный фонд РФ в случаях приема на работу или увольнения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Работодатели, у которых более 25 работников, должны будут подавать сведения в электронном виде. Работодатели, у которых штат меньше, тоже смогут воспользоваться такой возможностью, но это будет не обязательно, то есть можно будет подавать сведения в бумажном виде и без использования специальной электронной подписи.

Форму представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в Пенсионном фонде РФ установит Пенсионный фонд РФ по согласованию с Рострудом.

Какие сведения работодатели будут передавать работникам при увольнении?

В день прекращения трудового договора работодатель будет обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности. Если работодатель не ведет на работника бумажную трудовую книжку, то при прекращении трудового договора он будет обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Причем способ выдачи такой информации должен указать сам работник в заявлении.

В частности, это могут быть сведения на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Заявление можно будет подать в письменной форме или направить по адресу электронной почты работодателя. Работодателю нужно будет предоставить сведения о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности невозможно из-за отсутствия работника либо его отказа от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе. Со дня направления такого уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя.

Форму предоставления работнику сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя и порядок заполнения утвердит Роструд по согласованию с Пенсионным фондом РФ.

Принять к сведению

Правительство РФ одобрило 06.12.2019 к внесению в Госдуму законопроект о запуске в России эксперимента по внедрению электронного документооборота в трудовых отношениях (информация с сайта www.government.ru). Эксперимент пройдет с 1 апреля по 31 декабря 2020 г. Компании, которые будут участвовать в эксперименте, смогут оформлять ряд кадровых документов только в электронном виде, в том числе трудовые договоры, договоры о полной материальной ответственности, графики отпусков, приказы о командировках, дисциплинарных взысканиях и т.д. Исключение составят налоговая и пенсионная отчетности. Уже сейчас в эксперименте хотят участвовать более 40 компаний в сфере телекоммуникаций, консалтинга, а также крупные производственные и торговые компании.

1 Госдума приняла закон 03.12.2019, на момент подписания номера в печать не подписан Президентом РФ.