1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2842

Возмещаем транспортные расходы сотрудникам: практические ситуации

Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, вытекающей из Трудового кодекса РФ (при направлении в командировку, разъездном характере работу, переезде в другую местность и т.п.), либо по собственной инициативе. В последнем случае порядок компенсаций должен быть прописан в локальном нормативном акте организации. Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет при оплате транспортных расходов работников.

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.

При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).

Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).

Бухгалтерский учет операций, связанных с возмещением транспортных расходов

Расходы по оплате проезда работников могут отражаться как в составе расходов от обычных видов деятельности (например, если производится оплата проезда к месту командирования и обратно или если указанная оплата является частью системы оплаты труда), так и в составе прочих расходов (если оплата транспортных расходов произведена не в рамках основной деятельности организации, не предусмотрена системой оплаты труда) (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; далее — ПБУ 10/99).

Расходы на оплату проезда работникам признаются в бухгалтерском учете единовременно (п. 18 ПБУ 10/99).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее — План счетов), для расчетов по оплате транспортных расходов могут подойти два счета:

— счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;

— счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

При этом в Плане счетов не содержится четкого указания на то, на каком счете следует отразить признание задолженности перед работником по оплате транспортных расходов — на счете 70 или 73.

Кроме того, План счетов содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как разобраться, в какой ситуации использовать эти счета?

Существует три варианта:

1) оплата расходов в командировках и других затрат, по которым сотрудник предоставляет авансовые отчеты, — используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) если оплата проезда рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (это прописано в трудовом договоре или ЛНА), тогда следует использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) если возмещение расходов не рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (в трудовом договоре или локальном акте нет указаний на это), тогда следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При этом данные счета будут корреспондировать с затратными счетами в зависимости от назначения поездки и отдела, в котором работает сотрудник. Например, если осуществляется компенсация расходов сотрудника отдела продаж, затраты относятся на счет 44, а если расходы компенсируются сотруднику склада, это может быть и счет 20, и счет 26 — в зависимости от положений учетной политики организации.

Важно!

Отражение компенсации, не являющейся частью зарплаты, на счете 70 может привести к спорам с налоговиками по поводу НДФЛ и взносов. Большинство компенсаций не облагается взносами и НДФЛ. Но если проверяющие увидят лишние суммы на счете 70, могут доначислить налог и взносы. Отбиться от таких претензий иногда получается только в суде (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 № 02АП-5641/2015).

Налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. То есть для возможности учета осуществленных расходов при исчислении налога на прибыль они должны быть направлены на получение дохода.

При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом, как сказано в п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам налогоплательщика в натурально форме относится, в частности, оплата за него организацией или индивидуальным предпринимателем услуг, а также оказание в его интересах услуг на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

В то же время согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Напомним, что с 1 января 2017 г. взимание страховых взносов, кроме взносов на травматизм, регламентируется главой 34 НК РФ. Взносы на травматизм регулируются положениями Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых отношений, подлежат обложению страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. В частности, не подлежат обложению все виды компенсаций, установленные действующим законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

В то же время официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по применению норм НК РФ о страховых взносах в настоящее время практически нет. Однако в письме от 16.11.2016 № 03-04-12/67082 финансовое ведомством указало, что по вопросам уплаты страховых взносов в 2017 г. следует руководствоваться соответствующими разъяснениями, которые ранее давал Минтруд России.

Особенности налогообложения выплачиваемых работодателем компенсаций, а также их обложения страховыми взносами рассмотрим на практических ситуациях.

Практические ситуации

Проезд работников к месту командировки и обратно

Налог на прибыль. Оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возможно учесть для целей исчисления налога на прибыль, при условии, что данные расходы обоснованы и документально подтверждены (оформлен авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами о фактических расходах по проезду) (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Следует отметить, что НК РФ к командировочным расходам относит расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства (проведения отпуска).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762, при отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска оплату транспортных расходов также можно учесть для целей исчисления налога на прибыль.

Следует отметить, что контролирующие органы указывают на то, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2009 № 20-15/104559@, Минфина России от 11.06.2008 № 03-04-06-01/164).

Таким образом, организации для целей исчисления налога на прибыль не рекомендуется учитывать расходы на проезд работника из места жительства до места командировки и обратно, если место жительства отлично от места постоянной работы.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.. Таким образом, оплата проезда работникам к месту командирования и обратно обложению НДФЛ не подлежит.

При этом контролирующие органы отмечают, что если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы, и указанная оплата подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

В разъяснениях контролирующих органов отсутствуют указания на то, что следует считать значительным превышением срока пребывания в командировке в сравнении со сроком, установленный приказом о командировании, приведен только пример, что к данной ситуации относится, в частности, ситуация, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования.

В то же время в официальных разъяснениях говорится о том, что если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места, куда был командирован работник, до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, а соответственно, и не возникает объекта налогообложения по НДФЛ (письма Минфина России от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

Такой же подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа страховыми взносами не облагаются (п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Приведем схему бухгалтерских проводок, которыми оформляется возмещение расходов по проезду работников к месту командирования и обратно при предоставлении ими авансовых отчетов:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы денежные средства под отчет на проезд сотруднику;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 71

— отражены затраты на оплату проезда работника на основании авансового отчета с прилагаемыми к нему документами;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС.

Дебет 68 Кредит 19

— «входной» НДС принят к вычету.

Работа в пути или работа разъездного характера

Налог на прибыль. Служебные поездки работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, командировками не являются, а относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как сказано в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153, оплату транспортных расходов рассматриваемой категории работников следует включать в расходы на оплату труда.

Однако в ряде писем контролирующие органы указывали на то, что возмещение расходов, связанных со служебными поездками, по ст. 168.1 ТК РФ следует включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, УФНС России по г. Москве от 01.03.2010 № 16-15/020874).

Таким образом, будет ли рассматриваемая компенсация относиться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в состав расходов на оплату труда организации, следует закрепить в учетной политике.

Также рекомендуется закрепить размер и порядок возмещения транспортных расходов, перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, утвердить формы первичных документов на основании которых данные расходы будут возмещаться (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153).

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), не подлежит обложению НДФЛ.

Обращаем внимание на разъяснения контролирующих органов, согласно которым не облагается НДФЛ возмещение расходов работодателем работнику, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (письма Минфина России от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 22.01.2015 N 03-04-06/1626).

Следует отметить, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, связанной с разъездным характером работы, а представляет собой доплату за особые условия труда (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Если работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, выплачивается такая надбавка, она облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Таким образом, компенсация транспортных расходов не облагается НДФЛ, а надбавка — облагается.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, к которым, в частности, можно отнести оплату проезда работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также оплату проезда для встреч с клиентами и деловыми партнерами или для встреч с будущими клиентами других категорий работников.

Минфин России в письме от 19.06.2017 № 03-04-06/38080 на основании норм ст. 420, 421, 422 НК РФ и ст. 168, 168.1 ТК РФ сделал вывод, что если работа по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, ЛНА, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, в размерах, установленных ЛНА или трудовым договором.

Подобный вывод содержится в письме Минфина России от 14.04.2017 № 03-04-06/22286.

Таким образом, для того чтобы компенсация расходов на проезд работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не облагалась страховыми взносами, необходимо выполнение двух условий:

— в коллективном или трудовом договоре либо в ЛНА должно быть закреплено условие о том, что работа физического лица по занимаемой должности носит разъездной характер;

— в трудовом договоре или ЛНА установлен размер компенсации.

Приведем схему бухгалтерских проводок для рассматриваемой ситуации (при предоставлении работниками авансовых отчетов):

Дебет 71 Кредит 50

— выданы денежные средства под отчет на проезд сотруднику;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 71

— отражены затраты на оплату проезда работника на основании авансового отчета с прилагаемыми к нему документами;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС;

Дебет 68 Кредит 19

— «входной» НДС принят к вычету.

Переезд работника в другую местность

Как сказано в ст. 169 ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей определяются коллективным договором или ЛНА либо по соглашению сторон трудового договора, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Важно: на момент переезда по предварительной договоренности на работу в другую местность работник уже должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Налог на прибыль. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. В разъяснениях Минфина России компенсация транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, в частности, квалифицируется как подъемные (письма от 17.01.2006 № 03-03-04/1/30, от 14.03.2006 № 03-03-04/2/72).

Следует отметить, что п. 37 ст. 270 НК РФ установлено, что организация не может учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы в виде сумм выплаченных подъемных сверх норм, установленных законодательством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 (далее — постановление № 187) утвержден размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Данным постановлением установлен размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

В пункте 7 постановления № 187 сказано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.

Налоговым законодательством нормы выплачиваемых подъемных не определены.

Исходя из норм ст. 169 ТК РФ работодатели — коммерческие организации определяют величину подъемных в своих ЛНА. А значит, подъемные, в том числе возмещение транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, будут учитываться в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль в размере, определенном сторонами трудового договора. Данное мнение также было высказано специалистами финансового ведомства в письмах от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789, от 13.02.2012 № 03-04-06/6-35, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1.

НДФЛ. На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ оплата в соответствии со ст. 169 ТК РФ проезда работнику при переезде по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность.

Как сказано в письме Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/14, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с переездом на работу в другую местность, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.

Такая же позиция изложена в письмах Минфина России от 30.05.2007 № 03-04-06-01/165 и от 18.04.2007 № 03-04-06-01/123.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Таким образом, оплата транспортных расходов при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность страховыми взносами не облагается.

Приведем бухгалтерские проводки для данной ситуации при условии, что в коллективном (трудовом) договоре не сказано, что такая выплата является частью оплаты труда сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 73 Кредит 51 (50)

— стоимость проезда выплачена работнику.

Проезд работников-северян к месту отдыха и обратно

Речь идет о возмещении лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно в соответствии с коллективным договором и положением об оплате труда оплата. Данная выплата не является частью оплаты труда.

Налог на прибыль. Фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем, в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ относятся к расходам на оплату труда.

Как сказано в письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Таким образом, компенсацию лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно учесть для целей исчисления налога на прибыль при условии, что размер, условия и порядок такой компенсации определяются коллективными договорами, ЛНА, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

НДФЛ. По вопросу обложения НДФЛ оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239 даны следующие разъяснения.

Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ст. 217 НК РФ не содержит.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса, по мнению Минфина России, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ рассматриваемых выплат.

С учетом нормы ст. 325 ТК РФ оплата работодателем работникам и неработающим членам их семей стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимая чаще одного раза в два года в соответствии с коллективным договором, ЛНА организации, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся и в письмах Минфина России от 21.10.2011 № 03-04-06/6-281, от 05.04.2011 № 03-04-05/6-224, от 08.11.2010 № 03-03-06/1/697, от 05.08.2010 № 03-04-06/6-164, ФНС России от 27.07.2009 № 3-5-01/1106@).

Таким образом, оплата работодателем работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска один раза в два года или чаще, при условии, что она предусмотрена коллективным договором, ЛНА, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ.

Страховые взносы. Оплата в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами стоимости проезда к расположенному в РФ месту проведения отпуска и обратно и стоимости провоза багажа весом до 30 кг лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера (в приравненных к ним местностях), страховыми взносами не облагаются (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ. подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Также следует отметить, что на данный момент отсутствуют какие-либо разъяснения контролирующих органов в части возможности необходимости обложения страховыми взносами компенсации платы лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно чаще чем один раз в два года.

В то же время по аналогии с разъяснениями, данными в этой ситуации в отношении порядка исчисления НДФЛ (например, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239), считаем, что с оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, чаше чем один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно не исчислять страховые взносы при условии, что размер, условия и порядок указанной компенсации определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Однако по причине отсутствия разъяснений в рассматриваемой ситуации не исключен риска споров с контролирующими органами по вопросу корректности исчисления страховых взносов.

Выплата компенсации отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 73 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику,

Оплата поездок работников на корпоративное мероприятие и иных поездок по личным нуждам

Налог на прибыль. Расходы на проезд сотрудников на корпоративные мероприятия организации и поездки по личным нуждам сотрудников не являются экономически обоснованными, так как не связаны со служебными обязанностями работников и деятельностью организации. Поэтому во избежание рисков споров с контролирующими органами рекомендуем не учитывать такие расходы для целей исчисления налога на прибыль (ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

НДФЛ. Оплата проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать его НДФЛ не нужно.

Страховые взносы. В базу для начисления страховых взносов включаются также выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг). Такие выплаты учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из договорной цены (п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Также в п. 4 письма Минтруда России от 24.05.2013 № 14-1-1061 сказано следующее. Учитывая, что расходы организации на проведение корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников, сумма оплаты организацией данных мероприятий не признается объектом обложения страховыми взносами. Напомним, что Минфин России допустил использование разъяснений Минтруда России в отношении исчисления и уплаты страховых взносов после 1 января 2017 г. (см. письмо от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Таким образом, если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать страховыми взносами оплату проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам не нужно.

Операции, связанные с оплатой проезда работников на корпоративное мероприятие, в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

Дебет 91 Кредит 60

— отражены расходы на перевозку сотрудников на корпоративные мероприятия;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС;

Дебет 91 Кредит 19

— «входной» НДС не может быть принят к вычету, так как корпоративные мероприятия осуществляются не в рамках деятельности, облагаемой НДС, поэтому «входной» НДС отражается в составе прочих расходов;

Дебет 60 Кредит 51

— погашена задолженность перед транспортной компанией.

При этом если указанные сотрудники, которым был оплачен проезд, могут быть идентифицированы, необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы:

Дебет 70 Кредит 68

— начислен НДФЛ с стоимости проезда в отношении каждого из поехавших на корпоративное мероприятие работников;

Дебет 91 Кредит 69

— отражено начисление страховых взносов с оплаты проезда в отношении каждого сотрудника.

Оплата труда в натуральной форме: практические ситуации

Компенсация стоимости проезда к месту работы и обратно

В ситуации, когда работодатель компенсирует работнику стоимость проезда к месту работы и обратно, такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является оплатой труда в натуральной форме.

Налог на прибыль. Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, НК РФ предусмотрена возможность учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль оплату проезда работников к месту работы и обратно при следующих условиях;

— указанные расходы обусловлены технологическими особенностями производства,

— указанные расходы предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами как система оплаты труда.

Налоговый кодекс РФ не содержит требования в отношении того, чтобы названные условия выполнялись единовременно. Однако Минфин России неоднократно указывал на то, что выполняться должны оба условия (см. письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181).

В письме Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 сказано следующее. Поскольку доставка работников в рассматриваемом случае обусловлена удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, организация проезда работников на служебных автобусах от места жительства до места работы и обратно не приводит к возникновению у работников организации экономической выгоды (дохода), соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ.

В данном письме финансовое ведомство при рассмотрении вопроса оплаты проезда работникам ссылается на п. 25 ст. 255 НК РФ.

В письме Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, в котором указывается, что для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты на оплату транспортных расходов сотрудникам помимо наличия в трудовом (коллективном) договоре условия об указанной оплате должно выполняться также условие, что доставка должна быть связана с технологическими особенностями производства — если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

В письме УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 21-11/082829@ указывается, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

В то же время в судебной практике встречается позиция, согласно которой расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства. Эта позиция, в частности, приведена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012, Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу № А33-18167/2008.

Таким образом, несмотря на то, что НК РФ не содержит условий обязательного выполнения обоих пунктов для признания рассматриваемых расходов, с учетом разъяснений налоговиков и судебной практики более безопасно учитывать их при выполнении одновременно двух условий:

— оплата транспортных расходов обусловлена технологическими особенностями производства (отсутствует возможность добраться до места работы общественным транспортом);

— указанные расходы предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договорами.

Важно: оплата проезда работникам (доставка) к месту работы и обратно будет относиться именно к расходами на оплату труда.

НДФЛ. В разъяснениях контролирующих органов в части обложения НДФЛ оплаты работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно сказано, что если работники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680).

Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128.

Суды в этом вопросе поддерживают мнение налоговиков (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 № А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, Уральского округа от 29.01.2008 № Ф09-9195/07-С2).

Страховые взносы. Как уже говорилось, официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по нормам НК РФ в настоящее время нет. Поэтому, руководствуясь письмом Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, обратимся к письму Минтруда России от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367. В нем сказано, что компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» не поименована и поэтому подлежит обложению страховыми взносами.

По аналогии можно сделать вывод, что поскольку в ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ оплата (компенсация) проезда работникам не поименована, с указанной оплаты (компенсации) следует исчислять страховые взносы «на травматизм».

Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Бухгалтерские записи будут следующими:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69

— начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 68

— удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику.