Электронная переписка: можно ли использовать ее как доказательство в суде?

В условиях динамично развивающегося бизнеса электронная переписка является одним из основных способов взаимодействия в любой организации. Безусловным достоинством электронной переписки является оперативный и экономичный обмен информацией, определяющий характер общения сотрудников внутри компаний и позволяющий быстрее достигнуть договоренности между контрагентами. Посредством электронной переписки участники делового общения часто согласовывают договоры, ведут переговоры и претензионную переписку, оформляют заказы на выполнение работ и услуг, распределяют поручения и т.д. Несмотря на то что электронная переписка как способ связи уже давно не новшество для общества, она не всегда принимается судами в качестве доказательства, и участники общения, активно используя электронную переписку и опираясь на достигнутые с ее помощью договоренности, продолжают сталкиваться с проблемами доказывания своей позиции, основанной преимущественно или исключительно на электронной переписке. О сложностях использования электронной переписки в качестве доказательства, судебной практике, а также рекомендациях по оформлению отношений в электронном формате читайте в материале.

В общем понимании электронная переписка является способом передачи и получения участниками общения информации через интернет. В рамках арбитражного и гражданского процессуального законодательства электронная переписка напрямую не поименована в списке доказательств. Но по своему содержанию и способу создания электронная переписка схожа с письменными доказательствами, предусмотренными ст. 75 АПК РФ. Согласно правовой позиции ВАС РФ (Определение ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 по делу № А40-25561/09-62-228) по своей сути электронная переписка, представленная на бумажном носителе (как совокупность электронных сообщений соответствующих лиц), с учетом положений п. 1 ст. 75 АПК РФ рассматривается судом в качестве письменного доказательства — иного документа, выполненного в форме цифровой, графической записи или другим способом, позволяющим установить его достоверность.

На сегодняшний день основной проблемой электронной переписки для целей доказывания является установление ее достоверности, которая включает в себя три элемента:

• обязательную идентификацию сторон переписки (отправитель — адресат);

• наличие у сторон переписки полномочий на ее ведение;

• подтверждение аутентичности информации, представленной в электронной переписке.

Стороне, ходатайствующей о приобщении электронной переписки в качестве доказательства, стоит обращать внимание на указанные элементы, поскольку суд, вероятнее всего, поставит вопрос об их наличии.

Идентификация сторон и их полномочий для целей доказывания

Поскольку при создании электронного почтового ящика администратору домена не предъявляются документы, удостоверяющие личность создателя адреса электронной почты, определить действительную принадлежность адреса электронной почты конкретному лицу или компании не представляется возможным. Указание только фамилии и имени либо наименования компании также не позволяет идентифицировать участника общения в связи с тем, что такие данные зачастую носят общедоступный характер. В связи с этим обстоятельством в судебной практике часто встречаются примеры, когда стороне не удается доказать принадлежность электронного адреса ее оппоненту.

Например, Арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 14.12.2015 № Ф10-4789/2015 по делу № А64-730/2015 указал следующее: «Ответчиком не доказано, что указанный электронный адрес — адрес электронной почты истца, в связи с чем представленная переписка не может являться надлежащим доказательством согласования договорных отношений. Доверившись электронным сообщениям, ответчик действовал исключительно на свой риск, и истец не может быть признан каким-либо образом связанным сообщениями, полученными им по электронной почте от организации-контрагента».

Другим элементом достоверности электронной переписки, который может проверить суд, является наличие полномочий лиц на отправление (получение) сведений, составляющих предмет переписки. Так, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 25.04.2016 № 10АП-17900/2014 по делу № А41-50304/14 стороне было отказано в удовлетворении исковых требований о взыскании долга и процентов по дистрибьюторскому договору, поскольку истец не представил доказательств наличия у сотрудников ответчика, с которыми велась электронная переписка, полномочий на направление оферт-заказов и акцептов на поставку товаров, а также не представил доказательств того, что указание в электронной переписке фамилии отправителя электронного сообщения является предусмотренным законом аналогом собственноручной подписи.

Во избежание подобных ситуаций сторонам можно порекомендовать заранее фиксировать электронные адреса и определять уполномоченных на ведение переписки лиц в договорах (см. постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.02.2016 № 18АП-674/2016, 18АП-677/2016 по делу № А76-19626/2015, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.08.2015 № 13АП-14636/2015 по делу № А56-50275/2014).Так, например, Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 01.03.2016 № Ф09-1339/16 по делу № А60-11841/2015 отметил, что нижестоящие суды обоснованно отклонили довод истца (заказчика) о том, что спорным договором не был предусмотрен вариант передачи результата оказания услуг посредством электронного документооборота, правильно исходя из того, что электронный адрес заказчика отражен в тексте договора в разделе «юридические адреса и подписи сторон», а из материалов дела следует, что обе стороны использовали электронную почту в качестве средства направления корреспонденции друг другу.

Отметим, что для наделения электронной переписки статусом надлежащего доказательства необходимо включить адреса электронной почты в текст договора. Так, в одном деле (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 22.09.2009 по делу № А74-2590/2009) суд не посчитал надлежащим уведомление компании об административном расследовании посредством электронной почты из-за отсутствия договоренности между сторонами об использовании такого способа уведомления: «Из представленных доказательств следует, что определение, содержащее извещение о времени и месте рассмотрения дела об административном правонарушении, доставлено на электронный адрес компании, содержащийся в сети Интернет. Вместе с тем доказательств получения [компанией] данного электронного документа в материалы дела не представлено. Соглашение о придании юридической силы электронному документообороту между обществом и административным органом с условиями получения электронных документов между сторонами отсутствует».

Таким образом, если при заключении договора стороны планируют использовать электронную переписку, им рекомендуется наделить такую переписку обязательной юридической силой, зафиксировав это в следующей формулировке: «В целях оперативного обмена документами Стороны договорились, что документы, переданные посредством электронной почты или факсимильной связи (контакты указаны в адресах и реквизитах сторон), являются официальными и имеющими юридическую силу и являются основанием для выполнения Сторонами обязательств, с последующей незамедлительной передачей оригиналов этих документов».

В противном случае суд может прийти к выводу, что возможность заключения договора посредством электронной переписки сторонами не согласована. Кроме того, он не сможет достоверно установить, от кого исходит, например, редакция договора или другие документы (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 15.04.2016 № 10АП-3302/2016 по делу № А41-105158/15).

К аналогичному выводу пришел и Третий арбитражный апелляционный суд в постановлении от 06.05.2015 по делу № А33-12513/2014: «Между сторонами отсутствует соглашение о заключении договоров посредством переписки по электронной почте. Представленная истцом в материалы дела переписка свидетельствует об отправке электронной корреспонденции со стороны ответчика с разных адресов, разными лицами, при отсутствии доказательств, подтверждающих их полномочия по представлению ответчика при заключении договора».

Стоит отметить, что ранее у сторон не было такой строгой необходимости включать адреса электронной почты в договор для наделения переписки статусом надлежащего доказательства, и в практике были примеры, когда суд признавал электронную переписку обычаем делового оборота. В свежей практике суды тоже, бывает, признают электронную переписку обычаем делового оборота, особенно если ни одна из сторон не возражает. Однако стороны нечасто признают свое участие в электронной переписке. В таком случае заявителю остается только заручиться дополнительными доказательствами для подтверждения своей позиции.

В практике автора настоящей статьи (дела № А53-22068/2014 и № А53-21855/2015) был спор, возникший между участниками международного и российского морского рынка, которые заключали договоры фрахтования судов посредством одобрения указанных договоров либо их подписания путем электронной пересылки согласованных условий фрахтования от одной стороне к другой опосредованно через третью компанию. Оригиналы договоров в распоряжении сторон отсутствовали. Фрахтователь не признавал требования заявителя, ссылаясь на отсутствие в материалах дела оригинальных договоров и указывая на тот факт, что в договорах фрахтования нет подписей и печатей сторон, адреса электронной почты не установлены, а значит, отсутствует подтверждение каких-либо правоотношений с судовладельцем. Чтобы подтвердить свою позицию, судовладельцу пришлось на протяжении долгого времени в дополнение к электронной переписке собирать и предоставлять суду множество иных доказательств (коносаментов, актов, уведомлений и др.), которые смогли подтвердить наличие отношений между сторонами. Электронная же переписка в качестве существенного доказательства не смогла выйти на первый план.

Иными словами, участники переговоров должны помнить, что в судебной практике электронная переписка обычно не принимается в качестве единственного и самостоятельного доказательства. Например, Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.02.2016 № 09АП-771/2016 по делу № А40-92258/15 указал, что получение груза от грузоотправителя осуществляется на основании доверенности на право получения товара, документа, удостоверяющего личность, путевого листа, экспедиторской расписки, подтверждающей факт получения экспедитором для перевозки груза от грузоотправителя. При отсутствии же указанных документов факт получения груза не может быть подтвержден только свидетельскими показаниями, а также электронной перепиской.

Таким образом, мы рекомендуем участникам делового общения изначально включать в договоры формулировки о том, что электронная переписка имеет силу для сторон, а также указывать в реквизитах сторон действующие контакты для связи. В противном случае при возникновении конфликта с контрагентом добросовестному участнику переговоров в лучшем случае придется собирать доказательства буквально по крупицам, а в худшем случае ему просто не с чем будет идти в российский суд.

При изменении одной из сторон адресов электронной почты такая сторона должна обязательно уведомить другую сторону об изменениях контактов, чтобы поддерживать корректную связь. Такую обязанность также необходимо дополнительно указать в проекте будущего договора.

Как подтвердить аутентичность информации, представленной в переписке

Лицо, которое решило использовать электронную переписку в качестве доказательства, должно заранее подумать о фиксации ее содержания, поскольку оппоненты нередко заявляют о фальсификации сведений, представленных в ней. В таком случае бремя доказывания достоверности содержания переписки ложится исключительно на то лицо, которое планирует использовать ее в качестве доказательства в суде. Фиксировать содержание переписки рекомендуется по горячим следам, до заявления стороной своих требования в суде.

Проверенным способом фиксации электронной переписки для последующего доказывания своей позиции в суде является составление нотариального протокола осмотра электронного почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом. Указанный способ регламентирован ст. 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1, далее —Основы законодательства о нотариате): по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения дела в суде или административном органе, если имеются основания полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. Протоколы осмотра переписки в качестве доказательства, как правило, положительно принимаются судами, если нотариальный осмотр проведен соответствующим образом (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.08.2015 № 13АП-14636/2015 по делу № А56-50275/2014).

В общем порядке при выполнении процессуальных действий по обеспечению доказательств нотариус руководствуется соответствующими нормами гражданского процессуального законодательства: извещает о времени и месте обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц, при этом их неявка не является препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств. Обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства, или когда нельзя определить, кто впоследствии будет участвовать в деле. В рамках ст. 103 Основ законодательств о нотариате в порядке обеспечения доказательств нотариус допрашивает свидетелей, производит осмотр письменных и вещественных доказательств, назначает экспертизу.

Когда стороны признали факт переписки, но спорят о содержании

Отдельного внимания заслуживают случаи, когда стороны признают электронную переписку в качестве способа взаимодействия, что автоматически снимает вопрос с доказыванием ее достоверности. Однако одна из сторон может значительно искажать содержание и объем информации, содержащейся в электронной переписке, из-за того, что между сторонами не заключен полноценный договор, а есть лишь электронная заявка. Такая ситуация сложилась в практике автора настоящей статьи (дело № А53-20547/2015).

Имея продолжительный опыт взаимодействия, два контрагента решили упростить порядок организации своих отношений по заказу и выполнению услуг путем подачи краткой электронной заявки от заказчика к исполнителю. Компания-заказчик направила исполнителю (сюрвейерской компании) заявку на проведение инспекции зерна при погрузке на судно, в том числе анализов каждого лота товара по ряду критериев. Заявка также включала работы по выпуску сертификата на содержание амброзии, при этом проведение анализов на наличие амброзии в каждом лоте товара сторонами согласовано не было. Через пару месяцев заказчик предъявил претензию исполнителю, считая, что инспекция товара была проведена некачественно, так как исполнитель не провел анализ наличия амброзии по лотам. В свою очередь исполнителю необходимо было доказать, что проведение анализов на содержание амброзии в каждом лоте не входило в содержание данной заявки. В итоге исполнителю удалось доказать свою позицию, но только благодаря анализу долгосрочной практики между ним и заказчиком по проведению аналогичных видов инспекций.

Похожая ситуация сложилась и в другом деле (см. постановление Арбитражного суда Московского округа от 26.08.2015 № Ф05-8250/2015 по делу № А40-153303/14): «В качестве доказательств факта оказания услуг истцом в материалы дела представлена электронная переписка между сотрудниками ответчика и истца, из которой следует, что между сторонами была отлажена процедура бронирования отелей и экскурсий по электронной почте. Более того, судами первой и апелляционной инстанций установлено, что все заявки на бронирование направлялись сотрудниками ООО „Лабиринт“ с корпоративной почты в зоне @labirint.travel, что позволяло идентифицировать заявки как исходящие от ответчика. Так, исходя из норм делового оборота, принятых в сфере оказания туристских услуг, в целях повышения скорости сотрудничества и взаимодействия между сторонами, находящимися в зонах географической удаленности, туроператоры направляют заявки на бронирование и размещение принимающей стороне посредством электронной почты, принимающая же сторона уже самостоятельно регулирует подтверждение отелем наличия мест по заявке туроператора и по прибытии туристов производит трансфер, размещение, организацию экскурсий».

В реальности участникам общения сложно одновременно использовать электронную переписку и следить за объемом информации, которой они обмениваются. Сложность заключается в индивидуальности каждой электронной переписки и невозможности предвидеть все последствия взаимодействия, кроме того, не всегда стороны могут похвастаться долгосрочной практикой совместной работы для доказывания их позиции. Поэтому, когда стороны не отказываются от признания электронной переписки, но пытаются на основании нее доказать, что контрагент имеет больший объем обязательств, чем есть в действительности, остается только возвращаться к классическим письменным формам договоров, проформам заявок или номинаций и разрабатывать соглашения о сотрудничестве для уточнения объема работ.

Выводы из практики

В зависимости от вида взаимоотношений между сторонами меняется статус и значимость электронной переписки в доказывании. Поэтому и в судебной практике сложились подходы к применению электронной переписки в качестве доказательства. Выделим самые распространенные из них.

Если стороны согласовали в договоре принцип придания обязательной юридической силы электронной переписке и указали соответствующие адреса почты для связи друг с другом, переписка приобретает весомое значение в доказывании.

Стороны не согласовали в договоре названный принцип, не указали контакты, но фактически используют переписку как способ связи и не отрицают данный факт, — переписка в качестве доказательства принимается, но появляется риск искажения информации в ней, а также возникает необходимость сбора дополнительных доказательств.

Стороны не согласовали в договоре названный принцип, фактически используют переписку как способ связи, но одна из сторон в судебном споре не признает данный факт, — вероятность использования переписки в качестве полноценного доказательства крайне низкая, также в доказывании могут помочь только дополнительные доказательства.

Несмотря на всю полноту свободы общения между участниками электронной переписки, каждому пользователю необходимо помнить о вышеупомянутых ситуациях и руководствоваться описанными советами по ее ведению.