В письме от 05.07.2016 № 03-03-06/1/51687 специалисты Минфина России рассказали о налоговых последствиях, которые ожидают компанию в ситуации, когда она потратилась на обучение потенциального работника, договор с ним в течение трех месяцев так и не заключила, но гражданин компенсировал ей понесенные расходы. Подробности — в нашем комментарии.
Зачастую руководство компании при решении кадрового вопроса предпочитает не брать в штат готовых специалистов, а заключать договоры с лицами, которые не обладают необходимыми для работы навыками, но согласны обучаться. Выгода проста — организация экономит на заработной плате, так как «спецам» приходится изначально платить высокие гонорары.
К сожалению, такой вариант подбора кадров имеет свои подводные камни. Один из них — никто не дает гарантии, что работник, пройдя обучение, заключит с компанией трудовой договор. Чтобы минимизировать риски связанных с этим потерь, организации включают в договор на обучение условие о том, что если работник не трудоустраивается в фирму, он должен возместить ей расходы на его учебу.
Условия для учета расходов
Положения главы 25 НК РФ позволяют организациям учесть расходы на обучение работников (причем как потенциальных, так и фактических). Это можно сделать на основании подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно данной норме Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников. Порядок учета таких расходов установлен в п. 3 ст. 264 НК РФ. В нем сказано, что компания имеет право включить затраты на обучение в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при соблюдении следующих условий.
Во-первых, обучение работников должно осуществляться на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус.
Во-вторых, обучение проходят работники, заключившие с организацией трудовой договор. Если же расходы на обучение осуществлены в отношении потенциальных работников (трудовые отношения еще не оформлены), то с такими лицами должен быть заключен договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания обучения заключить с компанией трудовой договор и отработать в ней не менее одного года.
Как видите, если вышеназванные условия соблюдены, то у компании никаких негативных последствий не возникает.
Досрочное расставание
Если с потенциальным работником, который прошел обучение, трудовой договор в течение трех месяцев после окончания учебы так и не был заключен или же стороны оформили трудовые отношения, но работник уволился до окончания года с даты начала его действия, то расходы на обучение компания должна включить в состав внереализационных доходов. В первом случае сделать это надо в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек трехмесячный срок. Во втором случае — в периоде расторжения трудового договора. Такой порядок прямо прописан в п. 3 ст. 264 НК РФ.
А как быть в том случае, когда трудовые отношения с работником не сложились, но он компенсирует работодателю затраченные на его обучение расходы? Или возмещение затрат осуществляет другая организация, с которой он заключил трудовой договор?
На эти вопросы дали ответы специалисты финансового ведомства в комментируемом письме. По их мнению, в такой ситуации нужно действовать строго в соответствии с порядком, предусмотренным п. 3 ст. 264 и ст. 250 НК РФ. Приведем алгоритм действий.
1. В периоде, когда компания понесла затраты на обучение физических лиц, с которыми планировала заключить трудовой договор, стоимость учебы включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
2. Если по истечении трех месяцев после окончания обучения физическое лицо не заключило трудовой договор с организацией, оплатившей обучение, расходы, связанные с оплатой его учебы, относятся на внереализационные доходы.
3. В ситуации, когда физическое лицо, которое прошло обучение за счет организации и не заключило с ней трудовой договор, компенсирует несостоявшемуся работодателю его затраты на оплату обучения, данные суммы необходимо отразить в составе внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ. Аналогичное правило действует и в том случае, если компенсацию вносит организация, с которой физическое лицо заключило трудовой договор.
Итак, финансисты предлагают полученную компанией компенсацию расходов на обучение учитывать по ст. 250 НК РФ. Напомним, что по этой норме в составе внереализационных доходов отражаются признанные должником штрафы, пени и (или) иные санкции за нарушение договорных обязательств, а также суммы возмещения убытков или ущерба. Таким образом, Минфин России расценивает компенсацию расходов на обучение, которое оплатила организация, как возмещение ущерба.
В комментируемом письме специалисты Минфина России предостерегли организации от одной ошибки. Они указали, что при получении компенсации расходов на обучение компания не может еще раз отразить в составе расходов ранее восстановленные затраты. Дело в том, что согласно п. 5 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщика, не подлежат повторному включению в состав его расходов.
Отметим, что аналогичной позиции по вопросу учета компенсации расходов на обучение физического лица, с которым так и не был заключен трудовой договор, чиновники придерживались и ранее (см., письма Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-06/1/386, от 25.03.2011 № 03-03-06/1/177, ФНС России от 11.04.2011 № КЕ-4-3/5722@).
Дмитрий Метляев. Беседа о результатах интеллектуальной деятельности, созданных за счет бюджетных средств: возможности и ограничения при владении и использовании 
