1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 212

Как правильно подготовить первичку для налоговиков

Вопрос о том, как правильно представить в налоговые органы истребуемые в ходе проверки первичные документы, чтобы в дальнейшем не возникло проблем, не перестает волновать бухгалтеров. В письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 специалисты Минфина России рассказали о порядке оформления сшива документов на бумажных носителях. Подробности — в нашем комментарии.

Все прекрасно представляют, какое количество первичных и сводных документов скапливается в процессе работы в бухгалтерии даже среднего предприятия, не говоря уже о крупных компаниях. В ходе налоговой проверки инспекторы могут затребовать копии всех этих документов к себе в инспекцию. Понятно, что представлять груду несшитых документов опасно. Ведь риск пропажи первички в таком случае велик. Для сохранности документов бухгалтерия сшивает их в пачки. Как сформировать пачки документов, рассказали финансисты.

Шейте правильно!

При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, Минфин России порекомендовал придерживаться следующего порядка.

Во-первых, сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы.

Во-вторых, все листы в сшиве прошиваются на 2—4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

В-третьих, на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем (представителем организации) с указанием его ФИО, должности, даты подписания.

В-четвертых, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Еще раз о заверении копий

Тот факт, что сшив документов подлежит заверению, может вызвать у бухгалтеров соблазн не заверять копию каждого документа, включенного в сшив. Но, пойдя по этому пути, вы столкнетесь с претензиями проверяющих.

В комментируемом письме финансисты напомнили, что следует считать копией первичного документа. Ею является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. При этом заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа считается его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (подп. 14, 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). То есть заверению подлежит каждый в отдельности взятый документ, а не подшивка документов.

В письме от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849 Минфин России прямо сказал, что НК РФ не предусматривает представление в налоговый орган подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика.

Так, в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 указано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в п. 2 ст. 93 НК РФ, следует понимать удостоверение уполномоченным должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу. При этом, исходя из буквального толкования названной нормы, заверена должна быть копия каждого документа, а не подшивка этих документов. А в постановлении от 04.05.2012 № А75-10184/2011 Восьмой арбитражный апелляционный суд пришел к выводу, что представление в налоговый орган заверенной подшивки документов свидетельствует о представлении компании копий документов, не заверенных должным образом.

Правила для многостраничных документов

В рамках рассматриваемой темы стоит напомнить о разъяснениях Минфина России, данных в письме от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142. В нем финансисты рассказали о правилах заверения многостраничного документа. Здесь есть два варианта. Первый — заверить каждый лист документа в отдельности. Второй — прошить документ и заверить его в целом.

При использовании второго варианта необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

  • исключить возможность механического разрушения подшивки;

  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;

  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке, кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись.

На оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • «Подпись»;

  • «Верно»;

  • должность лица, заверившего копию, личная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

  • дата заверения;

  • надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).