Отчитываемся о среднесписочной численности за 2014 год

Помимо деклараций и расчетов по налогам и сборам, бухгалтерской отчетности и некоторой другой информации, налоговая инспекция требует от налогоплательщиков еще и сведения о среднесписочной численности работников. Предлагаем разобраться, кто и когда обязан отчитываться о среднесписочной численности и как определить этот показатель.

Скоро закончится календарный год, и настанет время подводить итоги. Бухгалтеру придется подготовить и сдать множество различных отчетов, расчетов и деклараций. А одними из первых в этой череде отчетных форм будут сведения о среднесписочной численности работников. Заметим, что данные сведения необходимы налоговой инспекции прежде всего для того, чтобы определить порядок представления налоговой отчетности. Ведь если среднесписочная численность работников превышает 100 чел., налогоплательщик обязан представлять налоговую отчетность в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Кто и когда обязан подавать сведения о среднесписочной численности

Подать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год необходимо не позднее 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Таким образом, последним днем сдачи отчета о численности работников за 2014 г. будет 20 января 2015 г. Предоставить сведения должны все организации. Обязанность распространяется также на индивидуальных предпринимателей, если они привлекали в 2014 г. наемных работников. Подчеркнем, что организации обязаны предоставить сведения в любом случае, даже если они в прошедшем году не вели финансово-хозяйственную деятельность и не нанимали работников. Это подтверждают Минфин России и столичные налоговики (письма Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390 и от 17.07.2012 № 03-02-07/1-178 и УФНС России по г. Москве от 05.05.2011 № 16-15/044301@).

Кроме того, сведения о среднесписочной численности работников обязаны подавать организации после создания или реорганизации. В этом случае отчет представляется не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, когда организация была зарегистрирована или реорганизована. У индивидуальных предпринимателей подобных обязанностей нет.

Форма «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье 80 НК РФ не говорится о том, как рассчитывать среднесписочную численность работников.

Рекомендации по заполнению формы даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. В частности, в письме сказано, что среднесписочная численность работников определяется в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», утвержденным постановлением Федеральной службы государственной статистики от 09.10.2006 № 56. Правда, данный документ в настоящее время не действует, он утратил силу с отчета за 2007 г.

В настоящее время действует статистическая форма № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденная приказом Росстата от 29.08.2013 № 349. Этим же приказом утверждены указания по заполнению данной формы. Более подробно порядок расчета среднесписочной численности работников изложен в п. 78—81.11 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденных приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее — Указания по заполнению статистических форм). Соответственно, данные Указания и следует применять для расчета среднесписочной численности работников в соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ.

К сведению

Организации, имеющие обособленные подразделения, подают сведения о среднесписочной численности работников в целом по организации в налоговую инспекцию по месту регистрации организации (головного офиса). В налоговую инспекцию по месту учета обособленного подразделения сведения о численности предоставлять не нужно (письмо Минфина России от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38).

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Среднесписочную численность работников за период можно определить по следующей формуле (п. 81.6 и 81.7 Указаний по заполнению статистических форм):

СС = (CC1 + CC2 +… + ССn) : n,

где СС — среднесписочная численность работников за период;

СС1, СС2, … ССn — среднесписочная численность работников за первый, второй, … n-й месяцы периода; n — число месяцев в периоде.

На этом основании показатель среднесписочной численности работников за календарный год, будет рассчитываться по такой формуле:

СС = (СС1 + СС2 +… + СС12) : 12.

Обратите внимание, что применять данную формулу следует даже в том случае, когда организация была зарегистрирована не с начала, а только в середине года (п. 81.10 Указаний по заполнению статистичес­ких форм). При этом в месяцах до регистрации организации среднесписочная численность работников будет равна нулю.

Для расчета среднесписочной численности работников за каждый месяц можно воспользоваться следующей формулой:

ССм = ССП + ССН,

где ССм — среднесписочная численность работников за месяц;

ССП — среднесписочная численность работников, занятых полный рабочий день;

ССН — среднесписочная численность работников, занятых неполный рабочий день.

Рассмотрим отдельно порядок расчета двух последних показателей.

Определяем среднесписочную численность работников, занятых полный рабочий день

Среднесписочная численность работников, занятых полный рабочий день, определяется по такой формуле:

ССП = (СП1 + СП2 + … + СПi) : i,

где СП1, СП2, … СПi — численность работников списочного состава за первый, второй, … i-й день месяца;

i — количество календарных дней в месяце.

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Полный перечень лиц, включаемых в расчет среднесписочной численности, дан в п. 79 Указаний по заполнению статистических форм. Лица, не учитываемые при определении данного показателя, упомянуты в п. 80 и 81.1 Указаний по заполнению статистических форм.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (абз. 3 п. 79 Указаний по заполнению статистических форм). В расчет также включаются и лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) (п. 81.2 Указаний по заполнению статистических форм). Списочная численность работников за выходной день или праздник принимается равной показателю за предшествующий рабочий день (абз. 2 п. 78 Указаний по заполнению статистических форм).

Обратите внимание, что работники, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени установлена в соответствии с законодательством (например, инвалиды) или по инициативе работодателя, учитываются при определении показателя списочной численности работников как целые единицы (п. 81.3 Указаний по заполнению статистических форм).

Определяем среднесписочную численность работников, занятых неполный рабочий день

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (п. 81.3 Указаний по заполнению статистических форм).

Расчет средней численности этой категории работников производится в таком порядке:

Вначале определяется общее количество человеко-дней, отработанных лицами, занятыми неполный рабочий день. Для этого можно использовать следующую формулу:

ЧД = ЧЧ : НП,

где ЧД — общее количество человеко-дней в месяце, отработанных лицами, занятыми неполный рабочий день;

ЧЧ — общее число отработанных человеко-часов в месяце лицами, занятыми неполный рабочий день;

НП — показатель нормативной продолжительности рабочего дня.

При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню. Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от продолжительности рабочей недели (см. таблицу).

Таблица. Нормативная продолжительность рабочего дня (час.)

Количество часов в рабочей неделе	Нормативная продолжительность рабочего дня
	Пятидневная рабочая неделя	Шестидневная рабочая неделя
40	8	6,67
36	7,2	6
24	4,8	4

После этого вычисляется среднесписочная численность работников, занятых неполный рабочий день, по формуле:

ССН = ЧД : К;

где К — количество рабочих дней в месяце.

К сведению

Бухгалтерам следует иметь в виду, что средняя численность и среднесписочная численность работников — разные понятия. Средняя численность работников организации рассчитывается как сумма показателей (п. 77 Указаний по заполнению статистических форм):

• среднесписочной численности работников;
• средней численности внешних совместителей;
• средней численности работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Пример 1

В ООО «Бетта» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя. С 1 января по 30 ноября 2014 г. включительно списочная численность работников общества составляла 144 чел. 10 декабря 2014 г. на полный день были приняты семь человек, которые трудились до 31 декабря 2014 г. включительно. Кроме того, 15 декабря был принят работник на неполный рабочий день, он трудился по четыре часа пять дней в неделю до 31 декабря 2014 г. включительно, причем график неполной рабочей недели установлен по просьбе работника. Рассчитаем среднесписочную численность работников за 2014 г.

По условию, с января по ноябрь включительно списочная численность работников не менялась, поэтому среднесписочная численность за эти месяцы составила 144 чел. Далее необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь 2014 г.

Списочный состав работников, занятых полный рабочий день, с 1 по 9 декабря включительно (девять календарных дней) составил 144 чел., с 10 по 31 декабря (22 календарных дня) — 151 чел. (144 чел. + 7 чел.). Среднесписочная численность работников, занятых полный день, за декабрь равна 148,97 чел. [(144 чел. х 9 дн. + 151 чел. х 22 дн.) : 31 дн.].

Теперь вычислим среднесписочную численность работников, которые заняты неполный рабочий день. В декабре 2014 г. 23 рабочих дня по графику пятидневной рабочей недели. По условию работник трудился с 15 по 31 декабря, то есть 13 рабочих дней. Нормативная продолжительность рабочего дня — восемь часов. Поэтому среднесписочная численность работников, занятых неполный день, за декабрь будет равна 0,28 чел. (1 чел. х 4 ч. х 13 дн. : 8 ч. : 23 дн.).

Среднесписочная численность работников организации за декабрь 2014 г. составит 149 чел. (148,97 чел. + 0,28 чел.). Отметим, что показатель среднесписочной численности необходимо округлять до целых единиц (п. 81.4 Указаний по заполнению статистических форм).

Среднесписочная численность работников ООО «Бетта» за 2014 г. будет равна 144 чел. [(144 чел. х 11 мес. + 149 чел.) : 12 мес.].

Заполняем отчетную форму

Заполнить форму «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» несложно. Форма состоит из одного листа. Отметим некоторые моменты.

Как указано в письме № ЧД-6-25/353, в строке «Среднесписочная численность по состоянию на» необходимо указать 1 января года, в котором подаются сведения. Среднесписочную численность работников необходимо отражать в целых единицах.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Заполним форму «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год».

Так как сведения о среднесписочной численности подаются за 2014 г., в строке «Среднесписочная численность по состоянию на» следует указать дату 01.01.2015. В соответствующей графе запишем среднесписочную численность — 144 чел.

(Заполненная форма – см. Приложение )

Ответственность за непредоставление сведений

За непредоставление сведений о численности работников налогоплательщику грозит штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей могут привлечь за это нарушение еще и к административной ответственности. Штраф для должностных лиц организации за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля, составит от 300 до 500 руб. . Это подтверждает и Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179. Напомним, что согласно ст. 2.4 КоАП РФ индивидуальные предприниматели несут такую же административную ответственность, как должностные лица организаций, если законом не предусмот­рено иное.