Специалисты Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 изложили свою точку зрения по оптимизации документооборота компаний для подтверждения представительских расходов в свете исполнения дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования. Что из этого получилось — в нашем материале.
По общему правилу при расчете налога на прибыль компания может учесть в составе расходов любые обоснованные затраты (за исключением тех, которые перечислены в ст. 270 НК РФ). При этом расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).
В начале этого года Правительство РФ распоряжением от 10.02.2014 № 162-р утвердило план мероприятий (дорожную карту) «Совершенствование налогового администрирования». Напомним, дорожная карта направлена на совершенствование и оптимизацию системы налогового администрирования с созданием комфортных условий взаимодействия бизнеса (предпринимателей) и органов государственной власти в части процедур подачи и формирования налоговой отчетности, а также усовершенствования принципов документооборота. В план мероприятий по совершенствованию документооборота включено сокращение количества документов, подтверждающих при расчете налога на прибыль представительские расходы. Срок реализации этого мероприятия — апрель 2014 г.
В комментируемом письме специалисты Минфина России рассказали, в чем конкретно они видят сокращение документооборота по представительским расходам. Финансисты отметили, что в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения при расчете налога на прибыль. Например, по мнению Минфина России, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем.
Заметим, что ранее специалисты финансового ведомства выдвигали иные требования к пакету документов, который подтвердит осуществленные представительские расходы. Так, в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 финансисты указали следующие документы:
- приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Как видите, налицо сокращение документов. Однако финансисты сделали оговорку, что «при этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами». То есть получается, что одним отчетом не обойтись ни при каких обстоятельствах.